人事労務オンラインシステム 一式 （令和3年8月4日～8月25日公告）

人事労務オンラインシステム 一式 （令和3年8月4日～8月25日公告） 1人事労務オンラインシステム 一式仕 様 書令和３年８月国立大学法人 奈良先端科学技術大学院大学2目 次Ⅰ 仕様書概要説明.. 3１．調達の背景及び目的.. 3２．調達件名.. 3３．利用予定人数.. 3４．技術的要件の概要.. 3５．その他.. 3Ⅱ 調達物品に備えるべき技術的要件.. 5(性能・機能に関する要件).. 5１．基本要件.. 5２．人事データベース機能.. 6３．申請・承認機能.. 7４．年末調整機能.. 7５．電子申請機能.. 8６．給与明細機能.. 8７．マイナンバー管理機能.. 9８．雇用契約機能.. 9９．管理者機能.. 10(性能・機能以外の要件).. 12１０．納入条件等.. 12１１．保守体制.. 12１２．セキュリティ体制.. 13１３．教育支援体制.. 13１４．その他.. 133Ⅰ 仕様書概要説明１．調達の背景及び目的国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学(以下「本学」という。 )にて雇用する全ての構成員(TA・RA含む)に対して、学内外のネットワーク環境からいつでも人事労務関係の申請手続及びその管理が利用可能であり、その承認処理を学内外の環境からオンライン上においてワンストップで完結可能なオンラインシステム(以下「本システム」という。 )を導入することにより、各構成員の利便性を向上させ、在宅勤務等の働く場所を限定しない新しい働き方に対応するとともに、同システムに雇用契約、年末調整、社会保険等の電子申請機能を備えることにより、人事労務手続に係る業務の省力化による人的コストの削減並びにペーパーレス化及びハンコレス化による管理コストの削減を図るものである。 ２．調達件名人事労務オンラインシステム 一式３．利用予定人数950人４．技術的要件の概要4.1 本調達に係る性能、機能及び技術等(以下「性能等」という。 )の要求要件(以下「技術的要件」という。 )は「Ⅱ 調達に備えるべき技術的要件」に示すとおりである。 4.2 技術的要件は、すべて必須の要求要件である。 4.3 必須の要求要件は本学が必要とする最低限の要求要件を示しており、入札システムの性能等がこれらを満たしていないとの判定がなされた場合には不合格となり、落札決定の対象から除外する。 4.4 入札システムの性能等が技術的要件を満たしているか否かの判定は、本学技術審査職員において、入札システムに係る技術仕様書その他の入札説明書で求める提出資料の内容を審査して行う。 ５．その他5.1 技術仕様等に関する留意事項5.1.1 入札システムは、原則として入札時点で商品化されているクラウドサービスであること。 5.1.2 性能・機能に関する要件の各要件を実現できる機能を複数のクラウドサービス実現できる場合、その内訳を本学に提案し、協議の上で本仕様書の記載と異なる構成で実現してもよい。 5.1.3 本システムを利用するユーザ数の増加やデータ処理量の増加に対して、柔軟に対応でき4るシステム構成であること。 5.2 提案に関する留意事項5.2.1 提案に際しては、提案システムが本仕様書の要求要件をどのように満たすのか、あるいはどのように実現するかを要求要件の各項目に対応させ、具体的かつ分かりやすく記載した対照表を添付すること。 従って、本仕様書の技術的要件に対して、単に「はい、できます。 」、「はい、有します。 」といった回答の提案書であるため、評価が困難であると調達側が判断した場合は、技術的要件を満たしていない資料とみなし不合格とするので十分に留意して作成すること。 5.2.2 本システムが、本仕様書の技術的要件を満たしていることを提出資料のどの部分で証明できるか、参照すべき箇所を対照表に明示すること。 参照すべき箇所が、カタログ・性能仕様書・説明書等である場合、アンダーラインを付したり、色付けしたりするなどして該当部分を明示すること。 本学が評価を下すことが困難であると判断した場合は、技術的要件を満たしていない資料とみなして不合格とするので十分留意して作成すること。 5.2.3 提出資料等に関する照会先を明記すること。 (住所、電話、E-mail)5.2.4 提出された内容等について、問い合わせ、ヒアリング及びデモンストレーションの依頼等を行う場合があるので誠実に対応すること。 5.2.5 提出資料は日本語で作成し、以下の項目を明確に記載すること。 なお、提案物品が、本仕様書の技術的要件をどのように実現しているかを明確に示すこと。 5.2.6 提出された資料については返却しない。 ただし、提出資料については本入札の参考資料としてのみ使用することとし、学内関係者以外の使用及び閲覧はしない。 5.2.7 本契約後、法令等の変更により仕様書に記載する事項に変更が生じたときの取り扱いは、本学と落札者が協議して定める。 5.3 導入に関する留意事項5.3.1 本システムの契約期間は令和３年１０月１日(金)から令和４年９月３０日(金)とする。 5.3.2 導入スケジュール等については、本学担当者と協議し、その指示に従うこと。 5.3.3 本調達に際し、知り得た業務上の秘密は、厳に第三者に漏らしてはならない。 なお、本事項は調達終了後も有効とする。 5.3.4 本調達の履行に当たり、落札者は、その計画・進捗状況・内容につき、本学担当者と密接に連絡・協議するとともに、本仕様書に基づいて行う本学担当者の指示・監督に従うこと。 5Ⅱ 調達物品に備えるべき技術的要件(性能・機能に関する要件)１．基本要件1.1 システム全体の要件1.1.1 本システムは、SaaS(Software as a Service)として既に商品化及び提供されているクラウドサービスであり、メンテナンス期間及び受注者の責めに帰さない事由によるシステム停止を除き24時間365日利用可能であること。 1.1.2 本システムは、利用者数として950名以上(うち、管理者として15名以上)が同時に利用可能であること。 なお、退職済の教職員ユーザについては、本システムの利用者数としてカウントしないこととする。 1.1.3 本システムは、WEBインタフェースによる操作が可能である以下の①～⑧の機能で構成されること。 なお、以下機能のうち、②、③、⑤及び⑥については、所得税法等関連法の改正に迅速に対応すること。 ① 人事データベース機能② 申請・承認機能③ 年末調整機能④ 電子申請機能⑤ 給与明細機能⑥ マイナンバー管理機能⑦ 雇用契約機能⑧ 管理者機能1.1.4 本システムは、システム構成等については情報セキュリティに十分に配慮すること。 具体的には、「1.2 セキュリティ要件」に示すような対策がなされていること。 1.1.5 本システムのWEBインタフェースは、以下のWEBブラウザ上で稼働すること。 また、各WEBブラウザのセキュリティパッチ及びバージョンアップについては速やかに対応すること。 ・Microsoft Edge 90以降・Google Chrome 91以降・Safari 14 以降1.1.6 本システムのWEBインタフェースは、日本語及び英語表記に対応していること。 1.1.7 本システムのWEB インタフェースは、スマートフォン、タブレットのモバイル機器に対応したレスポンシブウェブデザインで構築されていること。 1.1.8 本システムの利用者認証は、以下のいずれかの方法で利用可能であること。 ①２段階認証又は２要素認証の機能を有すること。 ②本学が導入している認証システムとＳＡＭＬ認証を利用したシングルサインオンが可能な機6能を有すること。 なお、認証連携に必要な情報については、本学担当者から落札者決定後に提供する。 1.1.9 1.1.3 に掲げる全ての機能におけるＣＳＶ形式によるデータの入出力をシフトＪＩＳ形式に対応させる機能を有すること。 1.2 セキュリティ要件1.2.1 ユーザと本システム間で利用するWEBベースのHTTPプロトコルは、ＴＬＳ1.2以上によるセキュリティ通信で実現すること。 1.2.2 1.1.3に記載する機能における操作ログ及びデータ更新ログを参照する機能を有すること。 1.2.3 ユーザが認証情報としてパスワードを利用する場合は以下の要件を満たすこと。 ・パスワードの文字数が8文字以上から設定する機能を有すること。 ・パスワードには半角英数字及び記号を用いて設定する機能を有すること。 ・初期パスワードを設定したユーザＩＤについては、初回ログイン時に強制的にパスワード変更を要求する機能を有すること。 1.2.4 ログインセッションの有効期限を設定する機能を有すること。 ２．人事データベース機能2.1 教職員ごとに本学が定める職員番号(８桁の数字で構成されるユニークなＩＤ)をキーとした人事情報を登録する機能を有すること。 2.2 各教職員のユーザＩＤに対し、表１に記載する項目を登録する機能を有すること。 また、当該機能における登録方法は WEB フォームによる入力及びＣＳＶ形式による一括インポート登録する機能を有すること。 【表１】登録項目基本情報 職員番号 氏名(旧姓使用含む) メールアドレス 生年月日電話連絡先 住所 緊急連絡先情報 マイナンバー在籍情報 採用日 退職日家族情報 扶養家族情報 配偶者情報就業情報 雇用形態 所属 役職給与情報 給与形態 通勤経路 雇用保険 社会保険所得税2.3 本システムへのログインするＩＤは、職員番号又はメールアドレスを設定する機能を有すること。 2.4 以下の登録情報については9に記載する管理者機能によりマスタを編集する機能を有すること。 ・雇用形態・所属・役職・給与形態7３．申請・承認機能3.1 教職員が自身の2.2【表１】に掲げる登録項目及び 9.1.4 の機能により追加した登録項目に関する情報の登録、変更及び削除について、WEB フォームに入力し申請する機能を有すること。 また、当該入力項目の必須・任意の別を設定する機能を有すること。 3.2 申請ごとに部署又はユーザ単位で承認者を設定する機能を有すること。 3.3 管理者及び承認者が申請情報を一覧で確認する機能を有すること。 3.4 標準的な申請フォームとして以下に掲げる申請をする機能を有すること。 ・氏名変更申請・住所変更申請・扶養家族申請3.5 3.1 に掲げる機能による申請ごとに電子メールで管理者及び承認権限を有するユーザのメールアドレス宛に通知メールを送信する機能を有すること。 ４．年末調整機能①年末調整情報作成機能4.1 教職員自身がＷＥＢフォームによるアンケート形式の簡易な方法により以下の年末調整関係書類に関する情報を入力する機能を有すること。 また、入力後、教職員自身により当該入力情報の再チェックを行う機能を有すること。 なお、当該情報は登録後即時更新されるものとする。 (ア) 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書(当年及び翌年の両方)(イ) 給与所得者の保険料控除申告書(ウ) 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書4.2 申告時に提出が必要な各種証明書(前職の源泉徴収票、障害者手帳、保険料控除証明書)について、ＪＰＥＧ形式又はＰＮＧ形式により画像データをアップロードする機能を有すること。 4.3 各年末調整関係書類の控除金額を自動計算する機能を有すること。 4.4 各年末調整関係書類にコメントを入力する機能を有すること。 4.5 教職員が自身で入力および操作する際、入力方法や手順を確認できるＱ＆Ａ及びヘルプページが用意されていること。 4.6 作成した情報を次回の年末調整実施時に引き継いで利用する機能を有すること。 ②年末調整情報管理機能4.7 4.1 で教職員が入力した情報について、複数の管理者で確認を行うためのダブルチェック機能を有すること。 また、当該情報を管理者が代理で入力及び修正する機能を有すること。 4.8 4.1で教職員が入力した情報について、確定及び確定の取り消しを行う機能を有すること。 4.9 管理者は申請があった年末調整関係書類ごとに差し戻しする機能を有すること。 84.10 管理者が教職員ごとの年末調整関係書類の提出状況及び完了状況を確認する機能を有すること。 4.11 年末調整関係書類が未提出の教職員に対し、督促メールを自動で通知する機能を有すること。 4.12 管理者が各教職員の年末調整関係書類をＣＳＶ形式及びＰＤＦ形式で出力する機能を有すること。 4.13 管理者が年末調整関係書類作成開始時に初期表示する個人情報、生命保険料控除(団体扱い含む)に係る保険料データをＣＳＶ形式でインポートする機能を有すること。 4.14 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書について記載サンプルを作成する機能を有すること。 4.15 年末調整実施前後の個人情報に関する差分データをＣＳＶ形式で出力する機能を有すること。 ５．電子申請機能5.1 表２に掲げる帳票について、オンライン上で書類作成及び監督官庁への提出を可能とする機能を有すること。 【表２】電子申請帳票一覧雇用保険関係 被保険者資格取得届被保険者資格喪失届社会保険関係 被保険者転勤届被保険者資格取得届被保険者資格喪失届被扶養者異動届国民年金第3号被保険者届算定基礎届月額変更届被保険者賞与支払届5.2 人事データベースに登録された情報が 5.1【表２】に掲げる各種帳票に自動的に反映及び作成する機能を有すること。 5.3 ６で作成した給与明細データから離職票を作成する機能を有すること。 5.4 5.1【表２】に係る各種手続きに必要な書類をアップロードし添付する機能を有すること。 5.5 5.1【表２】に係る各種手続きの申請状況がＷＥＢ上で確認する機能を有すること。 5.6 申請した手続きを取り消し処理する機能を有すること。 ６．給与明細機能6.1 教職員ごとに給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供制度(電子交付)への同意9を確認する機能を有すること。 6.2 給与明細に表示する項目を登録、編集及び削除する機能を有すること。 6.3 支給形式として「給与」及び「賞与」が選択可能な機能を有すること。 6.4 給与明細データをＣＳＶ形式で一括インポートする機能を有すること。 なお、一括インポート時に人事データベースとリレーションさせるキー値は職員番号とする。 6.5 6.3で一括インポートした給与明細データは個別及び一括で削除する機能を有すること。 6.6 登録された給与明細データを管理者ユーザが確定する機能を有すること。 6.7 確定した給与明細データを教職員に公開する日時について指定する機能を有すること。 また、公開時に各ユーザのメールアドレスに通知メールを自動送信する機能を有すること。 6.8 各教職員が自身の給与明細及び源泉徴収票をWEB上で確認及びＰＤＦ形式でダウンロード可能な機能を有すること。 なお、退職後のユーザも無期限で確認及びダウンロード可能とする。 ７．マイナンバー管理機能7.1 管理者からユーザに対しマイナンバー確認用書類とマイナンバーの利用目的を記載した提供依頼を送信する機能を有すること。 7.2 本システムにマイナンバーの登録を行う際にチェックデジットによりエラー出力を行う機能を有すること。 7.3 3.2 により扶養家族の申請を行う際、扶養対象家族のマイナンバー及びマイナンバー確認書類の入力及び登録を必須とする設定を可能とする機能を有すること。 7.4 全ユーザによるマイナンバーに係る全ての操作について1.2.2の機能によりログを記録する機能を有すること。 7.5 登録されたマイナンバーは暗号化された状態で保存されること。 7.6 登録されたマイナンバーを被保険者(教職員)とその被扶養者の別でＣＳＶ形式で出力する機能を有すること。 ８．雇用契約機能8.1 教職員ごとに労働条件を含む書類の電磁的方法による通知への同意を確認する機能を有すること。 8.2 合意の必要性の有無の別で文書テンプレートを作成する機能を有すること。 8.3 文書テンプレートごとに削除又は非表示にする機能を有すること。 8.4 任意の条件により文書テンプレートをグループ化して登録する機能を有すること。 8.5 文書テンプレート作成時に Microsoft Word 形式のファイルからの貼り付け及びＨＴＭＬ形式での編集が可能な機能を有すること。 なお、Microsoft Word形式のファイルはMicrosoft Word2016以降とする。 8.6 文書に記載する情報を２に掲げる人事データベースと連動して表示する差し込み項目の挿入が可能な機能を有すること。 また、当該項目における必須項目、任意項目の別を設定する機10能を有すること。 8.7 ２に掲げる人事データベースで管理されていない項目をＣＳＶ形式で文書テンプレートに差し込み設定する機能を有すること。 8.8 管理者から教職員へ文書依頼を送信後、各依頼の開封状況のステータスを確認可能な機能を有すること。 8.9 合意が必要な書類に教職員がオンライン上で署名し、署名日時及び送信元ＩＰアドレスが記録される機能を有すること。 8.10 合意済文書であることが視覚的に判別できるよう、合意された書類に自動的に電子印が押印される機能を有すること。 8.11 管理者が合意済文書の破棄ができる機能を有すること。 また、破棄した事実を教職員本人及び管理者が確認可能な機能を有すること。 8.12 文書をＰＤＦ形式で保存及び印刷可能な機能を有すること。 また、合意前の文書を印刷する際には、「合意前」であること視覚的に判別できる状態で表示する機能を有すること。 8.13 文書依頼情報を教職員名、作成日、処理ステータス、雇用形態で検索する機能を有すること。 8.14 合意が必要な文書に一定期間合意がなされない場合は、対象の教職員に対し、督促メールを自動で通知する機能を有すること。 ９．管理者機能9.1 ユーザ管理機能9.1.1 ２の機能によりデータベースに登録したメールアドレス宛に本システムへのログインを要求する招待メールを送信する機能を有すること。 9.1.2 9.1.1の招待メールのテンプレートを編集する機能を有すること。 9.1.3 当該権限ごとに２から８に掲げる各機能における閲覧、編集、削除の可否についてのユーザ権限を設定し、当該権限をユーザ及び所属部署ごとに割り当て設定をする機能を有すること。 9.1.4 2.2 において求める入力項目に加えて、テキスト形式、数字形式、ファイル形式(JPEG 形式又は PNG 形式)、日付形式(yyyymmdd 形式または gggemmdd 形式)及びリスト形式での登録可能な任意の入力項目を追加する機能を有すること。 9.1.5 ユーザ情報をＣＳＶ形式で一括インポートする機能を有すること。 9.1.6 登録ユーザの情報を任意の条件で検索し、検索結果をＣＳＶ形式でエクスポートする機能を有すること。 9.2 マスタ管理機能9.2.1 雇用形態マスタにレコードを新規登録、編集及び削除する機能を有すること。 9.2.2 部署マスタにレコードを階層構造で登録、編集及び削除する機能を有すること。 また、当該機能における登録方法は WEB フォームによる入力及びＣＳＶ形式による一括インポート登録する機能を有すること。 119.2.3 役職マスタにレコードを新規登録、編集及び削除する機能を有すること。 9.2.4 給与形態マスタにレコードを新規登録、編集及び削除する機能を有すること。 9.3 教職員情報の変更履歴を閲覧及び削除する機能を有すること。 9.4 各種通知の有無を設定する機能を有すること。 9.5 アクセス制御機能9.5.1 9.1.3で設定したユーザ権限ごとにIPアドレスによるアクセス制御ルールを設定する機能を有すること。 12(性能・機能以外の要件)１０．納入条件等10.1 サービス開始日サービス開始日は、令和３年１０月１日(金)とする。 ただし、「８．雇用契約機能」については令和４年４月１日(木)から利用可能とすること。 10.2 納入場所国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学管理部人事課10.3 納入・導入の作業日程と体制を提示すること。 また、落札者と本学側の作業を明確に示すこと。 ・導入については、業務に支障のないよう配慮し、本学担当者と協議の上計画的に行うこと。 10.4 成果物人事労務オンラインシステム導入に関する資料一式(1部)以下の資料をそれぞれ電子媒体に収めて提出すること。 ただし、全て日本語とする。 ・初期設定時情報の一覧・運用・操作マニュアル。 なお、運用・操作マニュアルは WEB サイト上での提供でも可とする。 また、「８．雇用契約機能」についての上記資料は、令和４年４月１日(木)までに提出すること。 １１．保守体制11.1 本契約には、本システム契約期間中について「11 保守体制」に記載した保守を含むものとする。 11.2 本システムの情報セキュリティ管理体制を明確にするため、保守体制図及び保守の実施内容を記載した書類を本学担当者に提出すること。 11.3 本学パブリッククラウドサービス利用ガイドラインhttps://www.naist.jp/files/cloudguideline.pdf に基づき、チェックリストをサービスの提供開始前に本学担当者に提出すること。 なお、提出方法については、別途本学担当者より指示する。 11.4 本システムで情報セキュリティインシデントが発生した場合に迅速な対応が行えるよう、本学担当者又は本学サイバーセキュリティインシデント担当チーム(ＮＡＩＳＴ ＣＳＩＲＴ)からの問い合わせに対し速やかに応答できる緊急連絡窓口を事前に11.2で提出を求める書類で明示すること。 なお、ＮＡＩＳＴ ＣＳＩＲＴからインシデントの追跡調査に必要となる情報提供を求められた際は提供可能な範囲で提出するものとし、また、調査に協力すること。 11.5 本システムで発生した障害について、本システム内や落札者の WEB サイト・SNS(SocialNetworking Service)等の本学担当者が常時アクセス可能なオンラインツール又は電子メールを通じて速やかに対応状況等に関する情報を提供すること。 11.6 本システムのバージョンアップ等のサービス内容変更又はメンテナンス実施について、本シ13ステム内や落札者のWEBサイト・SNS(Social Networking Service)で本学担当者が常時アクセス可能なオンラインツール又は電子メールを通じて事前に当該内容に関する情報を提供すること。 11.7 平日(国民の祝日に関する法律第 3 条に規定する休日、10 月 1 日の創立記念日、8 月15日から8月17日までの夏季一斉休業日及び12 月29 日から1 月3 日までの年末年始を除く月曜日から金曜日)において、本システムに関する本学からの問い合わせ(オンラインツール及び電子メール)に対し、平日の3日以内に回答すること。 11.8 本システムの運用について、本学の要求に応じて必要な情報を提供すること。 11.9 本システムが提供されているクラウドサービスが終了する際は、当該サービスが終了する６か月前までに本学担当者にその旨を連絡すること。 また、当該サービス終了後、本システムに登録された全てのデータを確実に削除するとともに、データの再利用は行わないこと。 １２．セキュリティ体制12.1 本システム内で本学が利用するデータの保存場所は、クラウドサービスの利用者間で物理的又は論理的に分離されていること。 12.2 本システム内で本学が利用するデータは、日本国内に設置された物理的及び人的セキュリティが確保された環境下において稼働するハードウェア内に保存すること。 また、定期的にバックアップデータを取得し、暗号化等のセキュリティ対策を施したうえで当該データを冗長化された環境で安全に保管すること。 12.3 本システム内で本学が利用するデータの保存場所へのアクセスに対し、ファイアウォール、侵入検知システム等のセキュリティ装置を利用したアクセス制御がなされていること。 12.4 第三者機関から情報セキュリティに係る認証を取得及び保持していること。 なお、本システムに関する業務を第三者に委託する場合においては、当該者についても前述の認証を取得及び保持していることを求めるものとする。 12.5 クラウドサービス内の死活監視、エラー監視及びパフォーマンス監視を常時行っていること。 １３．教育支援体制13.1 本システムの円滑な運用を図るため、本学担当者に対する操作説明を行うこと。 日程については、別途本学担当者と協議するものとし、操作説明に必要な場所は本学が準備する。 13.2 本システムの導入を円滑に行うため、本学が所有する人事関連データの本システムへのインポートについて本学担当者に対する支援を行うこと。 日程及び支援方法については、別途本学担当者と協議するものとする。 １４．その他14.1 落札者は、本契約の実施中に知り得た発注者及び発注者の業務に係る情報及び全ての個人情報について、入札説明書 別紙1契約書(案)第１１条に基づき取扱うものとする。 1414.2 その他の詳細は、本学担当者の指示によるものとする。