人事労務オンラインシステムサービス 一式 （令和8年1月23日～令和8年2月13日公告）

人事労務オンラインシステムサービス 一式 （令和8年1月23日～令和8年2月13日公告） 入 札 公 告国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学において、次のとおり一般競争入札に付します。 １. 調達内容(１) 請負件名及び数量人事労務オンラインシステムサービス 一式(２) 請負業務の特質等仕様書及び入札説明書による。 (３) 履行期間令和８年１０月１日から令和９年９月３０日まで(４) 入札方法入札金額は総価(各サービス料の単価に予定数量を乗じて算出した合計金額)とする。 なお、落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１０パーセントに相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額とする。 )をもって落札金額とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。 ２. 競争参加資格(１) 国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学契約事務取扱規程第７条及び第８条の規定に該当しない者であること。 (２) 文部科学省競争参加資格(全省庁統一資格)において、令和８年度に近畿地区の「役務の提供等」のＡ、Ｂ、Ｃ又はＤの等級に格付けされている者であること。 (３) 本件調達を別冊仕様書に従い履行することができることを証明した者であること。 (４) 公正性かつ無差別性が確保されている場合を除き、本件調達の仕様の策定に直接関与していない者であること。 (５) 学長から取引停止の措置を受けている期間中の者でないこと。 ３. 入札書等の提出場所等(１) 入札書の提出場所、契約条項を示す場所及び問合せ先〒６３０－０１９２ 奈良県生駒市高山町８９１６番地の１９国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学 管理部会計課契約第一係電話 ０７４３－７２－５０４１(２) 入札説明書の交付方法本公告の日から上記３．(１)の場所にて交付する。 メール添付による交付も可。 (３) 入札書、競争参加資格等を証明する書類の提出期限及び提出場所令和８年２月１３日 １７時１５分国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学 管理部会計課契約第一係(４) 開札の日時及び場所令和８年３月１９日 １０時００分国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学 事務局別館１階 会議室４. その他(１) 入札保証金及び契約保証金 免除。 (２) 入札の無効本公告に示した競争参加資格のない者の提出した入札書、入札者に求められる義務を履行しなかった者の提出した入札書、その他国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学契約事務取扱規程第２４条に掲げる入札書は無効とする。 (３) 契約書作成の要否 要(４) 落札者の決定方法本公告に示した請負業務を履行できると学長が判断した入札者であって、国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学契約事務取扱規程第１５条の規定に基づいて作成された予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって有効な入札を行った入札者を落札者とする。 (５) 支払方法 請負代金は、毎月利用分をとりまとめて支払うものとする。 (６) その他 詳細は、入札説明書による。 令和８年１月２３日国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学学 長 塩﨑 一裕1人事労務オンラインシステムサービス 一式仕 様 書令和８年１月国立大学法人 奈良先端科学技術大学院大学2目 次Ⅰ 仕様書概要説明.. 3１．調達の背景及び目的.. 3２．調達件名.. 3３．利用予定人数.. 3４．技術的要件の概要.. 3５．その他.. 3Ⅱ 調達物品に備えるべき技術的要件.. 5(性能・機能に関する要件).. 5１．基本要件.. 5２．人事データベース機能.. 6３．申請・承認機能.. 7４．年末調整機能.. 7５．電子申請機能.. 8６．給与明細機能.. 9７．マイナンバー管理機能.. 9８．雇用契約機能.. 10９．管理者機能.. 11(性能・機能以外の要件).. 12１０．導入条件等.. 12１１．保守体制.. 12１２．セキュリティ体制.. 13１３．教育支援体制.. 13１４．その他.. 143Ⅰ 仕様書概要説明１．調達の背景及び目的国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学(以下「本学」という。 )にて雇用する全ての構成員(役員、常勤職員、有期契約職員、教育研究系有期契約職員、無期契約職員、特任研究員、再雇用職員、客員教員、招へい教員及び委託者。 以下「教職員」という。 )に対して、学内外のネットワーク環境からいつでも人事労務関係の申請手続及びその管理が利用可能であり、その承認処理を学内外の環境からオンライン上においてワンストップで完結可能なオンラインシステムサービス(以下「本サービス」という。 )を令和３年度より導入しているが、一定の効果が出ていることを踏まえ、引き続き、各教職員の利便性を向上させ、テレワーク等の働く場所を限定しない新しい働き方に対応するとともに、人事労務手続に係る業務の省力化による人的コストの削減並びにペーパーレス化及びハンコレス化による管理コストの削減を図るために調達を行うものである。 ２．調達件名人事労務オンラインシステムサービス 一式３．利用予定人数900人４．技術的要件の概要4.1 本調達に係る性能、機能及び技術等(以下「性能等」という。 )の要求要件(以下「技術的要件」という。 )は「Ⅱ 調達に備えるべき技術的要件」に示すとおりである。 4.2 技術的要件は、すべて必須の要求要件である。 4.3 必須の要求要件は本学が必要とする最低限の要求要件を示しており、本サービスの性能等がこれらを満たしていないとの判定がなされた場合には不合格となり、落札決定の対象から除外する。 4.4 本サービスの性能等が技術的要件を満たしているか否かの判定は、本学技術審査職員において、本サービスに係る技術仕様書その他の入札説明書で求める提出資料の内容を審査して行う。 ５．その他5.1 技術仕様等に関する留意事項5.1.1 本サービスは、原則として入札時点で商品化されているクラウドサービスであること。 5.1.2 性能等に関する要件の各要件を実現できる機能を複数のクラウドサービスで実現できる場合、その内訳を本学に提案し、協議の上で本仕様書の記載と異なる構成で実現し4てもよい。 5.1.3 本サービスを利用するユーザ数の増加やデータ処理量の増加に対して、柔軟に対応できるシステム構成であること。 5.2 提案に関する留意事項5.2.1 提案に際しては、本サービスが本仕様書の要求要件をどのように満たすのか、あるいはどのように実現するかを要求要件の各項目に対応させ、具体的かつ分かりやすく記載した対照表を添付すること。 従って、本仕様書の技術的要件に対して、単に「はい、できます。 」、「はい、有します。 」といった回答の提案書であるため、評価が困難であると調達側が判断した場合は、技術的要件を満たしていない資料とみなし不合格とするので十分に留意して作成すること。 5.2.2 本サービスが、本仕様書の技術的要件を満たしていることを提出資料のどの部分で証明できるか、参照すべき箇所を対照表に明示すること。 参照すべき箇所が、カタログ・性能仕様書・説明書等である場合、アンダーラインを付したり、色付けしたりするなどして該当部分を明示すること。 本学が評価を下すことが困難であると判断した場合は、技術的要件を満たしていない資料とみなして不合格とするので十分留意して作成すること。 5.2.3 提出資料等に関する照会先を明記すること。 (住所、電話、E-mail)5.2.4 提出された内容等について、問い合わせ、ヒアリング及びデモンストレーションの依頼等を行う場合があるので誠実に対応すること。 5.2.5 提出資料は日本語で作成すること。 なお、提案サービスが、本仕様書の技術的要件をどのように実現しているかを明確に示すこと。 5.2.6 提出された資料については返却しない。 ただし、提出資料については本入札の参考資料としてのみ使用することとし、学内関係者以外の使用及び閲覧はしない。 5.2.7 本契約後、法令等の変更により仕様書に記載する事項に変更が生じたときの取り扱いは、本学と落札者が協議して定める。 5.3 導入に関する留意事項5.3.1 本サービスの契約期間は令和８年１０月１日(木)から令和９年９月３０日(木)とする。 5.3.2 導入スケジュール等については、本学担当者と協議し、その指示に従うこと。 5.3.3 本調達に際し、知り得た業務上の秘密は、厳に第三者に漏らしてはならない。 なお、本事項は調達終了後も有効とする。 5.3.4 本調達の履行に当たり、落札者は、その計画・進捗状況・内容につき、本学担当者と密接に連絡・協議するとともに、本仕様書に基づいて行う本学担当者の指示・監督に従うこと。 5.3.5 現行サービス(株式会社SmartHR製クラウド人事労務システム「SmartHR」)からのデータ移行に要する全ての費用は本調達に含まれる。 5Ⅱ 調達物品に備えるべき技術的要件(性能・機能に関する要件)１．基本要件1.1 サービス全体の要件1.1.1 本サービスは、SaaS(Software as a Service)として既に商品化及び提供されているクラウドサービスであり、メンテナンス期間及び受注者の責めに帰さない事由によるサービス停止を除き24時間365日利用可能であること。 1.1.2 本サービスは、利用者数として900名以上(うち、管理者として15名以上)が同時に利用可能であること。 なお、退職済の教職員ユーザについては、本サービスの利用者数としてカウントしないこととする。 1.1.3 本サービスは、WEBインタフェースにより操作する以下の①～⑧の機能で構成されること。 なお、以下機能のうち、②、③、⑤及び⑥については、所得税法等関連法の改正に迅速に対応すること。 ① 人事データベース機能② 申請・承認機能③ 年末調整機能④ 電子申請機能⑤ 給与明細機能⑥ マイナンバー管理機能⑦ 雇用契約機能⑧ 管理者機能1.1.4 本サービスは、システム構成等については情報セキュリティに十分に配慮すること。 具体的には、「1.2 セキュリティ要件」に示すような対策がなされていること。 1.1.5 本サービスの WEB インタフェースは、以下の WEB ブラウザ上で稼働すること。 なお、各WEBブラウザのバージョンは、2025年3月以降のバージョンで動作すること。 また、各 WEB ブラウザのセキュリティパッチ及びバージョンアップについては速やかに対応すること。 ・Microsoft Edge・Google Chrome・Apple Safari1.1.6 本サービスのWEBインタフェースは、日本語、英語及び中国語表記に対応していること。 1.1.7 本サービスのWEBインタフェースは、スマートフォン、タブレットのモバイル機器に6対応したレスポンシブウェブデザインで構築されていること。 1.1.8 本サービスの利用者認証は、２段階認証又は２要素認証の機能を有すること。 1.1.9 1.1.3 に掲げる全ての機能におけるCSV形式によるデータの入出力をシフトJIS 又はUTF-8形式に対応させる機能を有すること。 1.2 セキュリティ要件1.2.1 ユーザと本サービス間で利用するWEBベースのHTTPプロトコルは、TLS1.2以上によるセキュリティ通信で実現すること。 1.2.2 1.1.3に記載する機能のうち、①から⑦までの機能における操作ログ及びデータ更新ログを365日以上保存及び参照する機能を有すること。 1.2.3 ユーザが認証情報としてパスワードを利用する場合は以下の要件を満たすこと。 ・パスワードの文字数が１０文字以上から設定する機能を有すること。 ・パスワードには半角英数字及び記号を用いて設定する機能を有すること。 ・初期パスワードを設定したユーザIDについては、初回ログイン時に強制的にパスワード変更を要求する機能を有すること。 1.2.4 ログインセッションの有効期限を設定する機能を有すること。 ２．人事データベース機能2.1 教職員ごとに本学が定める職員番号(８桁の数字で構成されるユニークなID)をキーとした人事情報を登録する機能を有すること。 2.2 各教職員のユーザIDに対し、表１に記載する項目を登録する機能を有すること。 また、当該機能における登録方法はWEBフォームによる入力及びCSV形式による一括インポート登録する機能を有すること。 【表１】登録項目基本情報 職員番号 氏名(旧姓使用含む) メールアドレス 生年月日電話連絡先 住所 緊急連絡先情報 マイナンバー在籍情報 採用日 退職日家族情報 扶養家族情報 配偶者情報就業情報 雇用形態 所属 役職給与情報 給与形態 通勤経路 雇用保険 社会保険所得税課税区分2.3 本サービスへのログインに利用する ID として職員番号又はメールアドレスを設定可能な機能を有すること。 2.4 以下の登録情報については 9 に記載する管理者機能によりマスタを編集する機能を有すること。 ・雇用形態・所属7・役職・給与形態３．申請・承認機能3.1 教職員が自身の2.2【表１】に掲げる登録項目のうちマイナンバーを除くもの及び9.1.4の機能により追加した登録項目に関する情報の登録、変更及び削除について、WEBフォームに入力し申請する機能を有すること。 また、当該入力項目の必須・任意の別を設定する機能を有すること。 3.2 申請ごとに部署及び役職又はユーザ単位で承認者を設定する機能を有すること。 3.3 管理者及び承認者が申請情報を一覧で確認する機能を有すること。 3.4 標準的な申請フォームとして以下に掲げる申請をする機能を有すること。 ・氏名変更申請・住所変更申請・扶養家族申請3.5 3.1 に掲げる機能による申請ごとに電子メールで管理者及び承認権限を有するユーザのメールアドレス宛に通知メールを送信する機能を有すること。 ４．年末調整機能①年末調整情報作成機能4.1 教職員自身が WEB フォームによるアンケート形式の簡易な方法により以下の年末調整関係書類に関する情報を入力する機能を有すること。 また、入力後、教職員自身により当該入力情報の再チェックを行う機能を有すること。 なお、当該情報は登録後即時更新されるものとする。 (ア) 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書(当年及び翌年の両方)(イ) 給与所得者の保険料控除申告書(ウ) 給与所得者の基礎控除申告書 兼給与所得者の配偶者控除等申告書 兼給与所得者の特定親族特別控除申告書 兼所得金額調整控除申告書(エ) 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書4.2 申告時に提出が必要な各種証明書(前職の源泉徴収票、障害者手帳、保険料控除証明書等)について、JPEG形式又はPNG形式により画像データをアップロードする機能を有すること。 4.3 各年末調整関係書類の控除金額を自動計算する機能を有すること。 4.4 教職員が自身で入力および操作する際、入力方法や手順を確認できる Q＆A 及びヘルプページが用意されていること。 4.5 作成した情報を次回の年末調整実施時に引き継いで利用する機能を有すること。 8②年末調整情報管理機能4.6 4.1で教職員が入力した情報について、複数の管理者で確認を行うためのダブルチェック機能を有すること。 また、当該情報を管理者が代理で入力及び修正する機能を有すること。 4.7 管理者が各年末調整関係書類にコメントを入力できる機能を有すること。 4.8 4.1で教職員が入力した情報について、管理者が確定及び確定の取り消しを行う機能を有すること。 4.9 申請があった年末調整関係書類ごとに、管理者が差し戻しする機能を有すること。 4.10 管理者が教職員ごとの年末調整関係書類の提出状況及び完了状況を確認する機能を有すること。 4.11 年末調整関係書類が未提出の教職員に対し、督促メールを自動で通知する機能を有すること。 4.12 管理者が各教職員の年末調整関係書類をCSV形式及びPDF形式で出力する機能を有すること。 4.13 管理者が年末調整関係書類作成開始時に初期表示する個人情報、生命保険料控除(団体扱い含む)に係る保険料データをCSV形式でインポートする機能を有すること。 4.14 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書について記載サンプルを作成する機能を有すること。 4.15 年末調整実施前後の個人情報に関する差分データをCSV形式で出力する機能を有すること。 ５．電子申請機能5.1 表２に掲げる帳票について、オンライン上で書類作成及び監督官庁への提出を可能とする機能を有すること。 【表２】電子申請帳票一覧雇用保険関係被保険者資格取得届被保険者資格喪失届被保険者転勤届社会保険関係 被保険者資格取得届被保険者資格喪失届被扶養者異動届国民年金第3号被保険者届算定基礎届月額変更届被保険者賞与支払届95.2 人事データベースに登録された情報が5.1【表２】に掲げる各種帳票に自動的に反映及び作成する機能を有すること。 5.3 ６で作成した給与明細データから雇用保険被保険者離職証明書を作成する機能を有すること。 5.4 5.1【表２】に係る各種手続きに必要な書類をアップロードし添付する機能を有すること。 5.5 5.1【表２】に係る各種手続きの申請状況がWEB上で確認する機能を有すること。 5.6 申請した手続きを取り消し処理する機能を有すること。 ６．給与明細機能6.1 教職員ごとに給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供制度(電子交付)への同意を確認する機能を有すること。 6.2 給与明細に表示する項目を登録、編集及び削除する機能を有すること。 6.3 支給形式として「給与」及び「賞与」が選択可能な機能を有すること。 6.4 給与明細データをCSV形式で一括インポートする機能を有すること。 なお、一括インポート時に人事データベースとリレーションさせるキー値は職員番号とする。 6.5 6.4 で一括インポートした給与明細データは個別及び一括で削除する機能を有すること。 6.6 登録された給与明細データを管理者ユーザが確定する機能を有すること。 6.7 確定した給与明細データを教職員に公開する日時について指定する機能を有すること。 なお、本サービスに関する業務を第三者に委託する場合においては、当該者についても前述の規格を取得及び保持していることを求めるものとする。 12.5 クラウドサービス内の死活監視、エラー監視及びパフォーマンス監視を常時行っていること。 １３．教育支援体制13.1 本サービスの円滑な運用を図るため、本学担当者に対する操作説明を行うこと。 日程に14ついては、別途本学担当者と協議するものとし、操作説明に必要な場所は本学が準備する。 13.2 本サービスの導入を円滑に行うため、本学が所有する人事関連データの本サービスへのインポートについて本学担当者に対する支援を行うこと。 日程及び支援方法については、別途本学担当者と協議するものとする。 １４．その他14.1 落札者は、本契約の実施中に知り得た発注者及び発注者の業務に係る情報及び全ての個人情報について、入札説明書 別紙２契約書(案)第１２条に基づき取扱うものとする。 14.2 その他の詳細は、本学担当者の指示によるものとする。