（RE-05556）第５回QST国際シンポジウム（対面式とオンライン配信のハイブリッド開催）に係る運営業務【掲載期間：2021-6-17～2021-7-7】

（RE-05556） 第５回QST国際シンポジウム（対面式とオンライン配信のハイブリッド開催） に係る運営業務【掲載期間：2021-6-17～2021-7-7】 公告期間： ～()に付します。 1．競争入札に付する事項仕様書のとおり２．入札書等の提出場所等入札説明書等の交付場所及び入札書等の提出場所並びに問い合わせ先(ダイヤルイン)nyuusatsu_qst@qst.go.jp入札説明書等の交付方法上記２．(1)に記載の交付場所または電子メールにより交付する。 ただし、交付は土曜,日曜,祝日及び年末年始(12月29日～1月3日)を除く平日に行う。 電子メールでの交付希望の場合は、「 公告日,入札件名,当機構担当者名,貴社名,住所,担当者所属,氏名,電話,FAX,E-Mail 」を記載し、上記２．(1)のｱﾄﾞﾚｽに送信。 交付の受付期限は の17:00までとする。 入札説明会の日時及び場所入札関係書類及び 技術審査資料 の提出期限開札の日時及び場所財務部 契約課 伊南 恵介令和3年7月20日(火) 11時00分本部(千葉地区) 入札事務室(4)令和3年7月8日(木)17時00分(5)(3)実施しないE-mail：(2)令和3年7月7日(水)〒263-8555 千葉県千葉市稲毛区穴川４丁目９番１号ＴＥＬ 043-206-3014 ＦＡＸ 043-251-7979(4)履行場所 仕様書のとおり(1)(2)内容(3)履行期限 令和3年10月29日令和3年6月17日国立研究開発法人 量子科学技術研究開発機構財務部長 和泉 圭紀記(1)件名第５回QST国際シンポジウム(対面式とオンライン配信のハイブリッド開催)に係る運営業務R3.6.17 R3.7.7 請負入札公告下記のとおり 一般競争入札３．競争に参加する者に必要な資格当機構から指名停止措置を受けている期間中の者でないこと。 全省庁統一競争入札参加資格を有する者であること。 当機構が別に指定する誓約書に暴力団等に該当しない旨の誓約をできること。 ４．入札保証金及び契約保証金 免除５．入札の無効入札参加に必要な資格のない者のした入札入札の条件に違反した者の入札６．契約書等作成の要否 要７．落札者の決定方法８．その他中に当機構ホームページにおいて掲載する。 以上 公告する。 上記問い合わせ先宛てに質問書を提出すること。 なお、質問に対する回答は令和3年7月2日(金)その他、詳細については、入札説明書によるため、必ず上記２．(2)により、入札説明書の交付を受けること。 (1)この入札に参加を希望する者は、入札書の提出時に、当機構が別に指定する暴力団等に該当しない旨の誓約書を提出しなければならない。 (2)前項の誓約書を提出せず、又は虚偽の誓約をし、若しくは誓約書に反することとなったときは、当該者の入札を無効とするものとする。 (3)(4)本入札に関して質問がある場合には 令和3年6月28日(月)17:00までに(2)(1)技術審査に合格し、予定価格の制限の範囲内で、最低価格をもって有効な入札を行った入札者を落札者とする。 (最低価格落札方式)(2)落札決定に当っては、入札書に記載した金額に当該金額の10パーセントに相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数を切り捨てた金額とする)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載すること。 (2)国立研究開発法人量子科学技術研究開発機構 契約事務取扱細則第11条第１項の規定に該当しない者であること。 (3)(4)(5)(1)(1)国立研究開発法人量子科学技術研究開発機構 契約事務取扱細則第10条の規定に該当しない者であること。 ただし、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者についてはこの限りでない。 仕様書１． 件名第５回QST国際シンポジウム(対面式とオンライン配信のハイブリッド開催)に係る運営業務２．目的国立研究開発法人量子科学技術研究開発機構(以下、「量研」という。 )において、国内外の緊急被ばく医療等専門家を招へいし、第５回QST国際シンポジウムを令和３年９月２１日及び２２日の両日に開催する。 当該国際シンポジウムの円滑な進行のため、国際シンポジウムに関する準備から運営に至る一連の業務を行う。 (別紙１参照)３．開催日時 シンポジウム：令和３年９月２１日(火)10:00～17:00( 開場時間： 9:30～ )令和３年９月２２日(水)10:30～17:00( 開場時間：10:00～ )４．開催場所 幕張メッセ (千葉県千葉市美浜区中瀬2-1)国際会議場 (メイン会場)コンベンションホールＢ(控室等)会議室213～216５．開催方法 ハイブリッド開催(対面式とオンライン配信)６．履行期限 令和３年１０月２９日(金)７．担当部門 〒263-8555 千葉県千葉市稲毛区穴川4-9-1国立研究開発法人量子科学技術研究開発機構 量子生命・医学部門放射線医学研究所 運営企画室８．業務内容Ａ)シンポジウム用進行表及び運営マニュアルの作成・シンポジウムの進行全体に関する進行表と運営業務に関するマニュアルを作成すること。 ・進行表は、時系列に沿って記載すること。 対面式とオンライン配信の状況がそれぞれ容易に理解できるよう図等を用いて、ステージ上の様子、スクリーンの投影状況、照明・音響のタイミング等の進行状況を併せて記載すること。 ・運営業務マニュアルは、シンポジウム当日の運営業務等について業務ごとに分かりやすく記載すること。 なお、必須記載項目は別紙２に記載する項目とし、必要に応じて、必須記載項目以外の項目も記載すること。 ・進行表及び運営業務マニュアルは、量研担当者と協議の上、「７．担当部門」宛てに提出すること。 電子ファイルはMicrosoft社のPowerPoint又はWord等、書き換え可能な電子ファイル１部を提出すること。 また、紙媒体として冊子形態の資料を各5部提出すること。 (提出期限：令和３年８月２０日(金)１７:００まで)Ｂ)シンポジウムの会場設営、運営① 会場設営(メイン会場)・新型コロナウイルス感染症拡大防止対策を確実に実施するため、受付(立ち席)に遮蔽板又は透明シートを準備する。 その仕様は別途協議する。 量研は消毒用アルコール液及びテーブル席遮蔽用アクリル板を準備するが、利用については量研と事前に協議する・開催期間の２日間のうち、適宜、会場、受付、控室のふき取り消毒等新型コロナウイルス感染症拡大防止対策を実施する。 詳細は、事前に量研と協議すること。 ・レイアウトについては事前に量研と協議すること。 また、椅子、机、ステージ、演台、司会台の設置及びパネルディスカッション時・総評時の設備の設定(音響・照明含む)の作業については会場の幕張メッセ側が担当するため、幕張メッセ及び量研の指示に従い、必要に応じて実施すること。 ・シンポジウム当日、設営及び運営要員は開場時間前(7:30を予定)には会場入りすること。 ② 音響照明の運用・照明機材・音響機材に関する会場施設の確認(ポインター、マイク等も含む)、借用、運用、及び運用スタッフを配置する。 なお、量研が契約済みの会場担当も配置されるため、請負者は事前に会場側との打ち合わせをおこなうこと。 ③ シンポジウム会場内の作業－パソコンとプロジェクターによる講演内容(PowerPoint)投影－ 演台にノートパソコンを設置し、場内スクリーンと連動させること。 － 量研からの発表資料の受け取りとファイル管理をすること。 － 受け取ったファイルの紛失・流出等することのないよう適切に取り扱うこと。 － 請負者はシンポジウム終了後、直ちに発表資料を量研に返却すること。 － シンポジウム当日に事前リハーサル(PowerPointの動作確認、音響・照明の動作確認、マイク音量等の確認)を実施すること。 － Microsoft社のPowerPointを備えたパソコンを用いること。 なお、OS はMac(OS X)、Windows(10)に対応すること。 － 講演者による持込パソコン(Windows, Mac)にも対応すること。 － タイムキーパー用パソコンを準備し、適宜モニタに接続し操作すること。 － 予備のパソコン１台以上を用意すること。 － 上記オペレーション要員の手配をし、投影と会場内放送ができること。 － 講演とは別のスクリーンを設け、演題名や講演者名など、進行状況が分かるようにすること。 － スクリーンが見えにくい場所がある場合には、死角を補う対処を行うこと。 － シンポジウム中の発表内容、質疑応答及び議論内容の録音を行うこと。 － プログラムに沿って講演者が紹介される際に、スクリーンに演台及び講演者名を表示すること。 － 量研が準備するミネラルウォーターを一般来場者分は受付時に渡す。 来賓分は机上に置き、講演者、座長、司会用にも別途定める方法で配布する。 また、空容器の回収を行うこと。 ④ 来場者受付業務・シンポジウムメイン会場前に国内招へい者等(約100名)について、招へい者、量研関係者(高度被ばく医療支援センター関係者)、一般事前登録者の別に受付ブースを設け、受付業務を行うこと。 なお、国際シンポジウムであるため、日本在住の海外出身者の参加が見込まれることから、受付業務を行う人員は、日常会話レベルでの英語での受け答えができることが望ましい。 但し、量研においても受付補佐要員2名を手配する。 ・受付時に非接触型体温計での体温測定及び発熱等に関する質問票を配布し、新型コロナウイルス感染症拡大防止対策を行うこと。 非接触型体温計は量研側で必要数を準備する。 ・指定した国内招へい者及び量研幹部には受付時に量研が用意する胸章リボンを付けること。 (約4名)(リストは量研から提供し、人数は増減することがある。 )・シンポジウム演者を含む招へい者用名札を渡すこと。 ・一般事前登録の来場者(50名程度を予定)については参加登録証を渡すこと。 参加証は名札を兼ねているため、ネームタグに入れて渡すこと。 ネームタグは量研で準備する。 またネームタグはシンポジウム終了後退出時に回収する。 ・来場しない参加者分の登録証は送付方法を別途協議する。 ・受付時に量研が作成した要旨集を渡すこと。 ・受付業務に必要な筆記用具等を準備すること。 ボールペンについては量研側から提供する。 ⑤ 場内の看板・表示・シンポジウムの円滑な運営に係る各種表示の作成、搬入、掲示を行うこと。 但し、表示内容は量研と協議の上決める。 ・シンポジウム終了後には上記の各種表示を撤去すること。 ⑥ クロークサービス・来場者の手荷物を預かりクローク室で保管する。 預かり番号札は会場側が用意したものを使用する。 人員は１名を基本とし受付等との兼務も可とする。 ⑦ シンポジウムメイン会場、各控え室の復帰作業・各室の机・テーブル及び椅子等または備品の位置を各日終了後に会場側が準備した原状に戻すこと。 清掃も含み２～４名。 ⑧ 場内案内要員手配・１階玄関前、ロビーまたは２階フロアにて来場者にメイン会場および控室への道案内等をする。 人員は１名を基本とし受付等との兼務も可とする。 Ｃ)シンポジウム動画配信① 収録配信機材の準備・収録配信機材を準備し、搬入・設置・搬出を行う。 ・オペレーション用PCを準備する。 ② 撮影及びスイッチング・海外招聘登壇者１０名前後の発表を事前録画して、発表当日に配信する。 事前録画の収録方法は、量研と協議の上決定する。 ・記録用に登壇者、質問者等会場の様子をビデオ撮影する。 ・撮影動画を収録し、量研機構貸与の配信ソフトウェア(Webex Events)により配信を行う(映像コンテンツの取扱いも含む)・配信に際し、会場の無線LANに加え、別途回線を契約すること。 ・カメラのスイッチングを行い、シンポジウム動画の配信に堪えるようにすること。 ・必要に応じて量研側が提示する紹介動画を投影すること。 ・配信中に機材の不具合、障害が生じた場合、すぐに対処できるよう機材のサポートを行い、以降の運用に支障がでないように対策を施すこと。 ・動画が単調にならないように、２台以上のカメラを用いるなどして、撮影を行うこと。 Ｄ)提出物① シンポジウム終了後、令和３年１０月２９日(金)までに以下の提出物を「７．担当部門」宛てに提出すること・開催報告書(講演内容、議論及び質疑応答を含む)データ(DVD-R)各5部・シンポジウム参加者名簿 各5部・シンポジウム講演内容テープ起こしデータ並びに各講演内容の概要(DVD-R)Ｅ)その他① 量研からは以下の要員を提供する(但し、必要に応じて増減させる)・受付補佐要員 ２名・警備及び会場への案内誘導要員 ４名・スチール写真要員 ２名・マイクランナー ４名② 注意事項・会場とよく協議し、搬入・搬出、準備を進め、講演に支障が無いよう遺漏なく行うこと。 ・その他の運営等については、量研担当者ときめ細かく連絡を取り合うこと。 ・本仕様書に疑義が生じた場合は、量研と協議の上決定すること。 ・請負者は、本業務上知り得た情報を量研の許可なしに第三者に開示してはならない。 ・個人情報保護の体制を備えていること。 ・参加者が150名程度のハイブリッド開催によるシンポジウム、および参加者が200名以上のオンライン開催のシンポジウムの運営業務を担当した経験(下請け業者を通じて開催したものを含む。 )を有すること。 ・当機構職員が所定の要件を満たしていることを確認したことをもって検査合格とする。 所属部課：放射線医学研究所要求者名：神田 玲子連 絡 先：放射線医学研究所 運営企画室倉上 信之電 話：043-206-3103電子メール：kurakami.nobuyuki@qst.go.jp別紙１The 5th QST International Symposiumon Radiation Emergency Monitoring and Medicine in Nuclear DisasterCurrent Status of Each Country and Future ProspectsPROGRAMME AGENDADay 1 – Tuesday, 21 September 20219:30-10:00 Registration10:00-10:20 Opening session4’ Welcome address QST4’ Greetings 1 NRA (TBD)4’ Greetings 2 MEXT (TBD)8’ Greetings 3, etc. Internationalorganization (TBD)10:20-12:30 Session 1. Current status and update of radiation emergencypreparedness for radiological/nuclear disasters30’ Keynote lecture: IAEA’s activities IAEA20’ Current status and update: Japan NRA (TBD)20’ Current status of nuclearemergency preparednessCabinet Office20’ Current status and update:FranceIRSN (TBD)20’ Current status and update: UnitedStatesREAC/TS20’ QA, discussion and summary12:30-14:00 Group photo, Lunch14:00-16:50 Session 2. Emergency monitoring for radiological/nucleardisasters20’ Environmental monitoring inFukushimaJAEA20’ Emergency monitoring in Republicof KoreaKIRAMS20’ Emergency monitoring in BfSGermany20’ Break30’ Keynote lecture: Outline of ICRUReport 92Ukrainian Rad ProtectInst. 30’ Keynote lecture: Thyroidmonitoring for the populationafter a major nuclear accidentIARC20’ Fukushima Health ManagementSurveyFMU20’ Crisis communications after theFukushima nuclear disasterFMU12:10-13:30 Lunch (the video on QST activities in the Fukushima nucleardisaster)13:30-14:50 Session 3. Radiation emergency medicine – heathmanagement and effective risk/crisis communication(continued)20’ Response to Fukushima andlessons learned (1)Hirosaki Univ. 20’ Response to Fukushima andlessons learned (2)Hiroshima Univ. 20’ Response to Fukushima andlessons learned (3)Nagasaki Univ. 20’ QA, discussion and summary20’ Break15:10-16:50 Session 4. International networking/collaboration30’ Keynote lecture: SHAMISENprojectFMU30’ Keynote lecture: WHO REMPAN WHO REMPAN20’ ARADOS: Asian RadiationDosimetry GroupQST20’ QA, discussion and summary16:55- Concluding remark QST別紙２運営業務マニュアル必須記載項目仕様書８. Ａ)記載の運営業務マニュアル必須記載項目は下記のとおりとする。 記１．開催概要２．プログラム３．運営業務実施体制図４．危機管理体制図(誰が責任者で、非常時は誰がどの順番でどこに連絡するかという具体的な体制が図式的にわかるような資料)５．使用機材・備品一覧６．非常時マニュアル(非常時及び災害時の避難導線)以上