(機構本部)年末調整・住民税年度切替業務 一式
期限情報:
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発注機関
地域
東京都
公開日
2021年07月19日
提出期限
未指定
案件概要
(機構本部)
年末調整・住民税年度切替業務 一式
一 般 競 争 入 札 公 告独立行政法人国立高等専門学校機構本部において,下記のとおり一般競争入札に付します。
1.競争入札に付する事項(1)件 名 年末調整・住民税年度切替業務 一式(2)請負期間 契約締結日から令和6年6月17日2.競争に参加する者に必要な資格国の競争参加資格(全省庁統一資格)において,令和3年度に全国いずれかの地域の「役務の提供等」のA,B,C又はD等級に格付けされている者であること。
3.契約条項を示す場所及び入札説明書を交付する場所東京都八王子市東浅川町701-2担当係 独立行政法人国立高等専門学校機構本部財務課契約係電 話 042-662-3137e-mail chotatsu@kosen-k.go.jp4.入札説明会の日時及び場所令和3年7月21日 14時30分 オンラインにより実施する。
5.入札書の提出方法等(1)入札方法本件の入札は「紙」による。
(2)入札書の提出期限及び場所①期限:令和3年8月5日 12時②場所:3の契約条項を示す場所6.開札の日時及び場所①期限:令和3年8月18日 14時30分②場所:独立行政法人国立高等専門学校機構本部3階会議室7.入札保証金免除する。
8.入札の無効本公告に示した競争参加資格のない者の提出した入札書,入札者に求められる義務を履行しなかった者の提出した入札書,入札に関する条件に違反した入札書は無効とする。
9. その他(1)この一般競争に参加を希望する者は、契約担当役が別に指定する誓約書を提出すること。
(2)前項の誓約書を提出せず、又は虚偽の誓約をし、若しくは誓約書に反することとなったときは、当該者の入札を無効とする。
(3)本件の入札に関する必要事項については,入札説明書によるものとする。
以上公告する。
令和3年7月19日独立行政法人国立高等専門学校機構本部契約担当役事務局長 大内 あづさ
年末調整・住民税年度切替業務 一式仕様書令和3年7月独立行政法人 国立高等専門学校機構1.目的本業務は,独立行政法人国立高等専門学校機構(以下,「機構」という。
)における年末調整にかかる業務及び住民税に係る年度切替業務の合理化を図り,機構担当職員の負担軽減及び事務の簡素化・効率化を図ることを主な目的とする。
2.請負者の要件2-1. 業務実施主体に関わる要件① 一般財団法人日本情報経済社会推進協会からプライバシーマーク制度によるプライバシーマーク(JISQ15001)使用許諾,又は一般財団法人日本情報経済社会推進協会,公益財団法人日本適合性認定協会,若しくは海外の認定機関により認定された審査登録機関によるISO/IEC27001,若しくはJISQ27001の認証を受けていること。
② 過去3年のうち,延べ3万人以上の給与所得者の年末調整代行業務を受託・履行した実績を有すること。
2-2.業務実施体制に関わる要件① 機構との連絡調整,作業従事者への指示命令を行い,業務を総括する管理者を配置すること。
② 業務を実施するために必要な人員確保がなされていること。
3.業務請負期間契約締結日~令和6年6月17日までただし、上記期間のうち、各業務の実施時期は以下のとおりとする。
・年末調整に係る業務実施期間:9月中旬~翌年1月31日・住民税に係る年度切替業務実施期間:4月下旬~6月17日4. 業務実施における全般的事項4-1.必要なOA機器及びソフトウェア等業務を実施するために必要なOA機器及びソフトウェア等について,全て請負者が準備すること。
4-2.オンラインストレージの構築受け渡しを行うデータついて,大容量になることが想定されるため,データの授受を適正に行うためのオンラインストレージ等の仕組みを構築すること。
なお,構築に要する費用は,すべて請負者が負担すること。
4-3.郵送物について(1)請負者からの発送- 2 -配送状況を確認できる方法によること。
ただし,機構教職員の個人宛へ発送するものは除く。
(2)請負者から機構教職員への発送機構教職員の個人宛へ発送するものは,信書として取り扱うこと。
4-4.テストデータの作成納品するCSVデータ等について,事前に機構が提供するテスト用資料を用いてCSVデータ等を作成し,機構に提出し承認を得ること。
4-5.業務の品質管理等作業実施者が作成した帳票・データ類について,確認及び検査を行うとともに,必要に応じて作業実施者に対する研修を行い,その実施状況を機構に報告すること。
また,機構から作業の進捗及びその他作業内容についての問い合わせを受けたときは,速やかにその状況を報告すること。
4-6.業務の改善機構から作業内容,作業の進捗状況及びその他の状況についての改善の指示を受けたときは,改善策を講じ,その方策について機構に報告書を提出すること。
4-7.法令改正等に伴う対応関係法令及び関係通達等(以下,「法令等」という。
)が改正された場合,適宜,迅速な対応を行うこと。
4-8.機密保持(1)個人情報,機密情報の取扱基準① 個人情報に関する管理者及び本作業者を置くとともに名簿を整え,責任区分を明確にすること。
② 機構から提供するデータに関して,特定のOA機器に保管し,管理責任者を定めて管理すること。
③ 機構の個人情報を,端末ログイン管理,鍵付き書庫等への保管・入退室管理等により,適切に管理すること。
④ 本業務の作業場所と他の企業・法人等から受注している業務の作業場所を明確に分離する等の方法により,書類の混在・送付誤りが発生しないよう細心の注意を図ること。
(2)個人情報,機密情報漏洩対策基準請負者は,機構と請負者間でやり取りされる各種電子データについて,暗号化・パスワード設定等のセキュリティ対策を施す仕組みを構築すること。
(3)その他その他,機構における個人情報取扱業務契約遵守事項を遵守すること。
- 3 -4-9.情報の漏洩,改ざん,滅失等業務において取り扱う情報の漏洩,改ざん,滅失等の発生を防止する観点から,情報の適正な保護・管理対策を実施すること。
なお,万一,情報の漏洩,改ざん,滅失等が発生した場合は,機構に対して速やかに報告するとともに,その後の対応について機構の指示に従うこと。
漏洩,改ざん,滅失等により機構及び機構教職員に金銭的な損失が生じた場合は,請負者が負担すること。
5.業務内容5-1.年末調整業務法令等に則り年末調整に関わる業務を行う。
5-1-1.年末調整業務5-1-1-1.対象業務対象とする業務は,各国立高等専門学校及び本部事務局(以下,「高専等」という。
)教職員の年末調整・再年末調整に関する業務,源泉徴収票・給与支払報告書・給与支払報告書(総括表)のデータ作成,源泉徴収票の発送及び前記の業務実施に関わるその他の付随業務。
5-1-1-2.業務の概要(1)事前準備作業(年末調整システム対応者(以下,「WEB対応者」という。
)・申告書対応者(以下,「紙対応者」という。
)共通)① 業務体制図及び業務手順書の作成② 年末調整業務実施スケジュールの作成年末調整の実施のためのスケジュールを作成し,事前に本部事務局人事課(以下,「人事課」という。
)と調整を行い決定する。
③ チェックリストの作成扶養控除等申告書・保険料控除申告書・配偶者控除等申告書・住宅借入金等特別控除申告書・前職源泉徴収票(以下,「各種申告書等」という。
)のチェックリスト(法令等の要件確認)を作成する。
④ 年末調整対象者データの更新人事課から当該年の年末調整対象者リストを受領し,WEB対応者及び紙対応者のデータの更新を行う。
⑤ 次年分扶養控除等申告書の発送(WEB対応者・紙対象者共通)⑥ 各種申告書等記入要領及び質疑応答集の作成 (WEB対応者・紙対象者共通)各種申告書等の記入要領を作成する。
また,各種申告書等の記入に際し質問頻度の高いものについて,質疑応答集(50問以上)を作成する。
⑦ 各種申告書等の提出要領の作成 (WEB対応者・紙対象者共通)各種申告書等の各高専等から請負者への提出要領を作成する。
なお,各種申告書等の提出期限は⑤の発送から暦日20日間以上を確保すること。
⑧ 電子データの提供④の更新データ,⑥の記入要領・質疑応答集及び⑦の提出要領を電子媒体- 4 -で人事課に提供する。
⑨ 年末調整システムの使用準備WEB対応者にかかる年末調整については、請負者が機構で使用している年末調整システムを使用して、内容確認及び各種情報の出力を行い対応する。
そのため当該システムの使用が請負者で行えるように,事前に人事課と調整を行い,使用可能な状態とすること。
(2)各種申告書等の内容確認① 各種申告書等の受領(紙対応者※一部の書類はWEB対応者・紙対応者共通)各高専等から年末調整の実施に必要な各種申告書等を受領し,(1)④のうち紙対象者となった年末調整対象者データと突合を行い到着確認する。
なお、「次年分扶養控除等申告書」については紙対応者のみならずWEB対応者からも提出を受ける。
未到着者については,対象者名を一覧表にまとめ,各高専等の担当者へ照会する。
② 各申告書(紙対応者)及び、保険料控除等申告書及び住宅借入金特別控除申告書(WEB対応者)の内容確認紙対応者については、①で受領した各種申告書等の内容について,(1)③のチェックリストに基づき正しく記載等が行われているか確認する(法令等の要件等)。
またWEB対応者においては、機構で使用している年末調整システムへの登録データの内容について、紙対応者と同様に(1)③のチェックリストに基づき正しく記載等が行われているか確認する。
③ 内容確認結果に基づく各種申告書等の訂正(WEB対応者・紙対応者共通)②の確認結果,内容に不備がある場合には,各高専等を通じて対象者へ照会を行い,照会結果に基づいて各種申告書等の訂正を行う。
④ 年末調整取込CSVデータの作成(WEB対応者・紙対応者共通)内容を確認した各種申告書等に基づいて,年末調整取込 CSV データを作成する。
各種申告書等の入力にあたっては,一度入力が完了した後,必ず別の者により再度入力を行うこと。
一度目と二度目で入力内容が異なる場合は,一度目と二度目に入力した者とは別の者が申告書等を確認して正しい入力(以下,「ベリファイ入力」という。
)を行うこと。
なお,③で照会中の対象者のデータ作成は行わない。
また,データは人事課が指定するデータフォーマットに基づいて作成する。
(3)再年末調整の実施① 各種申告書等の受領(紙対応者)各高専等から年末調整の実施に必要な各種申告書等を受領し,(1)④のうち紙対象者となった年末調整対象者データと突合を行い到着確認する。
未到着者については,対象者名を一覧表にまとめ,各高専等の担当者へ照会する。
② 各申告書(紙対応者)及び、保険料控除等申告書及び住宅借入金特別控除申告書(WEB対応者)の内容確認- 5 -紙対応者については、①で受領した各種申告書等の内容について,(1)③のチェックリストに基づき正しく記載等が行われているか確認する(法令等の要件等)。
またWEB対応者においては、機構で使用している年末調整システムへの登録データの内容について、紙対応者と同様に(1)③のチェックリストに基づき正しく記載等が行われているか確認する。
③ 内容確認結果に基づく各種申告書等の訂正(WEB対応者・紙対応者共通)④ 各種申告書等未到着者及び書類不備者等の報告(WEB対応者・紙対応者共通)各種申告書等未到着者について各種申告書等内容確認結果リストを作成し,人事課に電子媒体にて送付する。
⑤再年末調整用年末調整取込CSVデータの作成(WEB対応者・紙対応者共通)内容を確認した各種申告書等に基づいて,再年末調整用年末調整取込CSVのデータを作成する。
各種申告書等の入力にあたっては,ベリファイ入力を行うこと。
なお,④で作成した年末調整取込CSVデータにおける重複者がいる場合には,新規データと区別してCSVデータを作成すること。
また,データは人事課が指定するデータフォーマットに基づいて作成すること。
(4)翌年分家族情報扶養CSVデータの作成(2)の①にて受領した「次年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の申告内容及び、年末調整ないし再年末調整の内容確認時に判明した内容をもとに次年 1 月給与から適用する税扶養 CSV データを作成する。
扶養控除等申告書の入力にあたっては,ベリファイ入力を行うこと。
また,データは人事課が指定するデータフォーマットに基づいて作成すること。
(5)源泉徴収票・給与支払報告書等作成① 住所取込CSVデータの作成(WEB対応者・紙対応者共通)翌年の扶養控除等申告書を基に住所取込 CSV データを作成する。
扶養控除等申告書の入力にあたっては,ベリファイ入力を行うこと。
また,データは人事課が指定するデータフォーマットに基づいて作成すること。
② 住民税特別徴収・普通徴収区分リストの受領(WEB 対応者・紙対応者共通)人事課から源泉徴収票,給与支払報告書及び給与支払報告書(総括表)の作成に必要な住民税特別徴収・普通徴収区分リストを受領する。
③ 適用欄取込CSVデータの作成(WEB対応者・紙対応者共通)各種申告書等の内容に基づいて,②で受領した特別徴収区分及び摘要欄に記載が必要な内容について摘要欄取込 CSV データを作成する。
各種申告書等の入力にあたっては,ベリファイ入力を行うこと。
また,データは人事課が指定するデータフォーマットに基づいて作成すること。
④ 源泉徴収票・給与支払報告書作成用データの受領(WEB対応者・紙対応者共通)人事課から源泉徴収票・給与支払報告書作成のためのデータ及び作成対象件数を受領する。
⑤ 源泉徴収票の作成(WEB対応者・紙対応者共通)- 6 -④で受領したデータ内容を確認し,源泉徴収票を作成する。
源泉徴収票の作成は教職員分,各高専等控分の2部作成する。
なお,教職員分については請負者が準備する圧着ハガキ式の様式とし,表面に住所,所属,氏名,職員番号等を印字する。
⑥ 源泉徴収票作成対象者一覧表の作成(WEB対応者・紙対応者共通)各高専等(キャンパス毎)の源泉徴収票作成対象者一覧表(高専送付対象者と教職員自宅送付分は別々とする。
)を作成する。
⑦ 源泉徴収票の区分・並び替え(WEB対応者・紙対応者共通)作成した源泉徴収票の教職員分については,各高専等送付分(学外非常勤職員分を除く)と教職員(学外非常勤職員のみ)自宅送付分に区分し,各高専等送付分については所属,職員番号順に並び替えを行う。
⑧ 源泉徴収票及び各個人の翌年分扶養控除等申告書の各高専等への送付(WEB対応者・紙対応者共通)⑦で並び替えした源泉徴収票,⑥で作成した源泉徴収票作成対象者一覧表及び各個人の翌年分扶養控除等申告書を梱包し,年末調整実施スケジュールに基づいて各高専等に送付する。
⑨ 源泉徴収票の自宅への送付(WEB対応者・紙対応者共通)自宅送付分について,年末調整実施スケジュールに基づいて送付する。
⑩ e-tax及びeltaxへの取込用のデータ作成(WEB対応者・紙対応者共通)④で受領したデータ内容を確認し,e-tax及びeltaxへの取込用のデータを国税庁で定めるデータ形式(CSV形式)で作成する。
⑪ 法定調書提出用基礎データ作成(WEB対応者・紙対応者共通)法定調書提出の分類毎の年末調整取りまとめエクセルデータを作成する。
また,データは人事課が指定するデータフォーマットに基づいて作成する。
⑫ 光ディスク等による法定調書提出用データ作成及び送付(WEB対応者・紙対応者共通)国税庁で定めるデータ形式(CSV形式)で光ディスク(CD又はDVD)を2枚作成し,人事課に送付する。
(6)その他付随業務(WEB対応者・紙対応者共通)① 各高専等との照会対応各種申告書の内容確認結果及び各種申告書の記載方法等について,各高専等,教職員からの照会対応を行う。
② 各市区町村との照会対応給与支払報告書の提出先,送付確認等について各市区町村からの照会対応を行う。
③ 法令等改正対応法令等の改正に伴う各種申告書等,源泉徴収票,給与支払報告書及び給与支払報告書(総括表)の様式変更に対応する。
④ 内容確認済各種申告書のファイリング年末調整を行った内容確認済の各種申告書等について,各高専等(1高専- 7 -1ファイル)に,職員番号順及び申告書順(人事課指定)に並び替えを行い,一覧表(職員番号,氏名,個人毎の各種申告書等有無)を付して請負者の準備するガバットファイル(背表紙ラベル付き)へのファイリングを行う。
⑤ 翌年分の扶養控除等申告書の並べ替え・送付翌年分の扶養控除等申告書は職員番号順に並び替えをし,各高専等に送付する。
5-2.住民税特別徴収改定業務5月から6月にかけて市区町村から送付された税額通知書を基に給与から控除する住民税の改定に関する業務を行う。
5-2-1.住民税特別徴収改定業務5-2-1-1.対象業務対象とする業務は,各高専等教職員に対する住民税の特別徴収改定データの作成,税額通知書(特別徴収義務者用及び本人用)等の指定場所への発送及び前記の業務実施に係るその他の付随業務。
5-2-1-2.業務の概要(1)事前準備作業住民税特別徴収改定業務の実施のための業務体制図・業務手順書を作成し,事前に人事課とスケジュール調整を行う。
なお,人事課から提供するデータ等は以下のとおり。
① 税額通知書(特別徴収義務者用及び本人用)※eltax通知分を含む② 特別徴収依頼データ(職員番号・氏名・高専番号・高専名・1月1日住所・現住所・退職日 等)③ 職員番号変更者リスト④ 請負者への市区町村税額通知書回送状況一覧(2)給与システム取込データの作成人事課から送付する税額通知書(特別徴収義務者用)に基づき,給与システム取込データ(CSVデータ)を作成する。
税額通知書の入力にあたっては,ベリファイ入力を行うこと。
(3)市区町村納付一覧表の作成税額通知書(特別徴収義務者用)に基づき,市区町村納付一覧表を作成する。
ただし,(2)で作成したデータからの加工は不可とする。
(4)税額通知書未着者管理人事課から送付する特別徴収依頼データと税額通知書(特別徴収義務者用)を確認し未着者一覧表を作成する。
その際,eltax通知分のみ受領となっている場合も明記すること。
(5)税額通知書(本人用)の送付① 請負者において税額通知書(本人用)を封入する封筒を用意し,封筒に「高- 8 -専番号」,「高専名」,「職員番号」及び「氏名」を印字した上で税額通知書(本人用)を個人ごとに封入する。
また,封入後,封筒表面の「職員番号」及び「氏名」と税額通知書(本人用)の「受給者番号」及び「氏名」が一致しているかを別の者が確認し,封緘する。
② ①において封緘した税額通知書(本人用)を各高専等に区分けをし,職員番号順に並び替えるとともに送付者リストを作成し,各高専等へ送付する(一送付先あたり100~200件)。
ただし,送付する特別徴収依頼データに記載のない者については,封入せず,市区町村毎に整理し人事課に送付する。
(6)税額通知書(特別徴収義務者用)の整理① 税額通知書(特別徴収義務者用)に記載されている個人番号(マイナンバー)を個人情報保護スタンプ等でマスキングを行う。
② 税額通知書(特別徴収義務者用)を各都道府県に区分け(市区町村コード順及び通知日順(新しい日付が上にくるようにする。
)),請負者が用意するフォルダ(B4サイズ[例]コクヨ B4-INF)に収納し,収納している都道府県が分かるように都道府県コード及び都道府県名を記載したラベルを貼付,又は直接記載する。
請負者が用意するボックスファイル(B4 ヨコ[例]コクヨB4-LFBN)へ②で作成したフォルダを収納し,人事課へ送付する(ボックスファイルの横に収納している都道府県コード及び都道府県名を記載したラベルを貼付,又は直接記載する)。
6.予定数量6-1.年末調整業務(見込み)年末調整対象者数:約8千人(WEB対応者:紙支給者=約7.2千人:約0.8千人)再年末調整対象者数:約0.3千人源泉徴収票作成件数:約16千人6-2.住民税特別徴収改定業務(見込み)税額通知書受領数:約8千人分税額通知書(本人用)封入者数:約7.1千人税額通知書未着者:約0.2千人対象市区町村数:6百箇所7.納品物及び納期等7-1.年末調整業務(1)事前準備作業① 様 式:任意ただし,年末調整対象者データは指定のデータフォーマット② 納 期:10月末- 9 -③ 納品方法:オンラインストレージを利用して人事課へ納品。
ただし,翌年分扶養控除等申告書は郵送により各高専等へ納品(2)年末調整取込CSVデータ(再調整分を含む)① 様 式:指定のデータフォーマット② 納 期:12月上旬(再調整分は,1月上旬)(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:オンラインストレージを利用して人事課へ納品①(3)次年分税扶養CSVデータ① 様 式:指定のデータフォーマット② 納 期:1月上旬(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:オンラインストレージを利用して人事課へ納品(4)摘要欄取込CSVデータ④ 様 式:指定のデータフォーマット⑤ 納 期:1月上旬(打ち合わせの上,調整)⑥ 納品方法:オンラインストレージを利用して人事課へ納品(5)各種申告書内容確認結果リスト① 様 式:指定のデータフォーマット② 納 期:1月中旬(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:オンラインストレージを利用して人事課へ納品(6)源泉徴収票① 様 式:法令で定める様式② 納 期:1月下旬(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:教職員分は,郵送等により各高専等又は自宅へ納品各高専等控分は,郵送により各高専等へ納品(6)源泉徴収票作成対象者一覧表① 様 式:任意(ただし,機構の事前承認が必要)② 納 期:1月下旬(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:郵送等により各高専等へ納品(7)光ディスク等による法定調書提出用データ① 様 式:国税庁で定める形式② 納 期:1月下旬(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:郵送等により人事課へ納品(8)法定調書作成用基礎データ① 様 式:指定のデータフォーマット② 納 期:1月下旬(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:オンラインストレージを利用して人事課へ納品(9)etax及びeltax用提出データデータ「① 様 式:法令で定める様式② 納 期:1月下旬(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:ストレージにアップロード- 10 -(10)内容確認済各種申告書(ファイリング済)① 様 式:紙媒体② 納 期:1月下旬(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:郵送等により人事課へ納品(11)扶養控除等申告書等印刷データ(各高専等からの依頼により修正を行ったもの)① 様 式:指定のデータフォーマット② 納 期:1月下旬(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:オンラインストレージを利用して人事課へ納品本仕様書に定めのない事項,又は疑義のある事項については,機構と請負者が協議の上,決定するものとする。
7-3.住民税特別徴収改定業務(1)業務体制図・業務手順書及びスケジュール調整① 様 式:任意② 納 期:4月末日(2)給与システム取込データ① 様 式:指定のデータフォーマット② 納 期:5月末日③ 納品方法:オンラインストレージを利用して人事課へ納品(3)市区町村納付一覧表① 様 式:指定のデータフォーマット② 納 期:5月末日③ 納品方法:オンラインストレージを利用して人事課へ納品(4)未着者一覧表① 様 式:指定のデータフォーマット② 納 期:5月下旬(打ち合わせの上,調整)③ 納品方法:オンラインストレージを利用して人事課へ納品(5)本人用税額通知書① 様 式:封書② 納 期:6月17日(土日の場合は,前業務日)着③ 納品方法:郵送等により各高専等へ納品(6)税額通知書(特別徴収義務者用)① 様 式:紙媒体② 納 期:6月17日(土日の場合は,前業務日)着③ 納品方法:郵送等により人事課へ納品8.費用の負担区分一切の費用は請負者が負担する。
9.業務の完了機構は年末調整業務及び住民税特別徴収改定業務の各業務の証憑及び「業務完了報- 11 -告書」(任意様式)に基づき,当該年分の各業務に対する検査を行い,当該検査に合格した場合に,当該年分の各業務が完了したものとする。
10.再委託等の禁止請負者は,業務を自ら履行するものとし,業務の全部を第三者に委託し,又は請け負わせてはならない。
また,業務の一部について委託をする場合は機構の承認を得たうえで行うこと。
なお,承認された場合であっても,請負者は契約による責を免れることはできない。
11.監督及び検査機構は業務内容について指導監督を行う。
また,業務場所へ臨場し,監督又は検査することができることとする。
12.損害賠償責任請負者の故意又は過失により,機構に損害を与えたときは,その損害を賠償しなければならない。
13.事故又は災害等事故又は災害等により,受託業務に支障を来たしたときは,直ちに機構に報告し,その指示に従うこと。
14.その他本仕様書に定めのない事項,又は疑義のある事項については,機構と請負者が協議の上,決定するものとする。
以 上
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