3総委第6号 井手町新庁舎オフィス環境整備業務委託

3総委第6号 井手町新庁舎オフィス環境整備業務委託 井手町公告第２２号一般競争入札の実施について３総委第６号 井手町新庁舎オフィス環境整備業務委託に係る契約について、地方自治法(昭和２２年法律第６７号)第２３４条の規定により、次のとおり一般競争入札を実施する。 令和３年４月２７日井手町長 汐 見 明 男 井手町新庁舎オフィス環境整備業務委託 仕様書１ 業務名３総委第６号 井手町新庁舎オフィス環境整備業務委託２ 業務の目的本業務は、本庁舎を移転するにあたり、来庁者及び職員にとって快適で機能的な環境を創出するとともに、行政事務の効率化による住民サービスの向上を図るため、効率的、持続的な執務環境計画を構築し、必要となる什器及び備品(以下「什器類」という)の選定、配置、調達等に係る業務、既存什器類の転用・移転計画の策定、新庁舎への搬送計画の策定を行うことにより、新庁舎への移転を円滑に実施することを目的とする。 ３ 業務対象及び実施要件(1) 既存施設(現状調査の業務対象)①井手町役場(延床面積＝本館：1,436.23㎡、西別館：272.70㎡、議会棟：791.74㎡)②井手町立山吹ふれあいセンターのうち、社会教育課執務室(36.88㎡)③井手町立自然休養村管理センターのうち、教育長室(36.00㎡)及び学校教育課執務室(36.00㎡)(2) 対象となる施設面積井手町新庁舎(延床面積＝3,764.70㎡)(3) 対象職員数約100名(正職員・嘱託職員・臨時職員含む)(4) 事業スケジュール・新庁舎建築工事 令和４年１月～令和５年３月・新庁舎移転 令和５年度４ 業務委託の期間契約締結日から令和４年１２月２４日まで５ 業務内容(1) オフィス環境整備業務・各部門・設計事務所・ＩＴベンダー他との調整・全体スケジュール調整・執務環境ヒアリング調査・レイアウト設計・新規家具他購入計画検討・予算積算・新規購入備品仕様書作成支援・廃棄備品等の処分費用算定及び処分計画書の策定(2) 現有備品調査・レイアウト・備品調査・調査結果資料作成・既存備品程度判定調査・判定調査結果資料作成(3) 移転計画の策定・転用方針・部署別個別要件検討・スケジュール作成・作業区分確認・搬出入経路・養生範囲検討・役務予算積算・転用家具個別引当・役務仕様書作成支援・移転実施計画の作成※ 各業務内容の説明については別紙１を参照すること。 ６ 業務実施(1) 本業務は、仕様書に基づき実施すること。 (2) 受注者は、業務の実施にあたっては、関係法令及び条例を遵守すること。 (3) 受注者は、業務の実施にあたっては、発注者と協議を行い、その意図や目的を十分に理解したうえで適切な人員配置のもとで進めること。 (4) 受注者は、業務の進捗に関して、発注者に対して定期的に報告を行うこと。 (5) 受注者は、業務の全ての事項について機密を厳守し、許可なく他に転用したりしてはならない。 (6) 本業務の一部を再委託する場合、予め発注者の承諾を得ること。 この場合、契約書等の規定により再委託してはならない部分は委託できない。 (7) 業務の実施に関し、疑義が生じた場合には、速やかに発注者と協議を行い、指示を受けること。 ７ 業務計画書の提出(1) 受注者は、契約締結後14日以内に業務計画書を作成のうえ発注者に提出し、承認を受けること。 (2) 業務計画書に記載する事項①検討業務内容②業務実施方針③業務詳細工程④業務実施体制及び組織計画⑤業務責任者、担当者一覧表及び経歴書⑥その他発注者が必要とする事項(3) 上記(2)に定める事項の記載内容に追加及び変更が生じた場合には、速やかに発注者に文書で提出し、承認を受けること。 ８ 打合せ及び議事録業務を適正かつ円滑に実施するため、受注者と発注者は打合せを行い、業務方針を確認、条件等の疑義を正すものとし、その内容については、受注者がその都度記録する。 記録はWord形式(Ａ４縦)で速やかに作成し、相互に確認したうえで、議事録として発注者に提出すること。 ９ 資料等の貸与及び返却受注者は業務に必要な資料、図面等を監督職員に請求できる。 委託者は、受注者から請求があった場合、必要と認められる時は貸与することができる。 貸与された資料等は業務完了後、速やかに返却しなければならない。 10 成果品の提出及び検査(1) 受注者は、業務が完了したときは、業務完了届を提出するとともに、成果品を提出し、発注者の検査を受けるものとする。 (2) 受注者は、履行期間途中であっても、発注者がその時点における成果品の提出期限を指定した場合には、その指定する期限までにその時点における成果品を提出し、発注者の検査を受けるものとする。 11 成果品の提出及び検査本業務における成果品については「５ 業務内容」に即した調査結果報告書としてとりまとめ納品することとし、詳細については協議の上決定するものとする。 提出方法は、Ａ４版ファイル(必要に応じてＡ３版)に綴じ込んだ出力したデータ各２部と、電子媒体(ＣＤ－Ｒ等)にて納品すること。 電子媒体のファイル形式は別途協議することとする。 また、本業務の成果品における著作権は発注者に帰属することとする。 ①現況調査報告書②現況調査分析結果報告書③レイウト計画書④什器類整備計画書⑤什器類購入仕様書等⑥移転・什器類搬入計画書⑦移転役務発注仕様書⑧全体工程スケジュール⑨各種打合せ記録⑩その他本業務に関連し、発注者が必要とするもの 内 容(１)オフィス環境整備業務各部門・設計事務所・ＩＴベンダー他との調整協議を進める過程で、設計者、建設会社、ＰＣや複合機等を設置するＩＴ業者、他必要に応じて各業者とオフィス設計のために調整を行うことや、町側の要望を伝達。 全体スケジュール調整町側の行事やイベント、設計や建築の進捗状況、または設計や建築に反映が必要な内容を実現するための実施スケジュールを工程に反映。 オフィス環境整備の工程に必要事項を織り込み、無理のない工程を立案。 執務環境ヒアリング調査 各課の特有の事情、課題を整理し、必要に応じてレイアウトに織り込む。 レイアウト設計家具やＩＴ機器など、建築工事で取りつけられる設備以外の全ての備品等を躯体図に記入する作業。 設計者や建築会社と調整を行い、必要に応じて修正する。 新規家具他購入計画検討新たに購入が必要となる家具の仕様を検討。 別に行う既存品の転用計画と調整しながら経済的であると同時に、働き方を充分に考慮したアイテムを選定。 予算積算 新規購入家具及び必要に応じてその他の予算計上のための積算を行う。 新規購入備品仕様書作成支援新規家具の入札執行のため、必要に応じて数社の同等品リストの作成や、必要機能を明記した仕様書の作成支援。 (寸法や数量など)廃棄備品等の処分費用算定及び処分計画書の策定 既存品のうち、廃棄する備品の処分費用の算定、また、計画の策定。 (２)現有備品調査レイアウト・備品調査現状の執務空間や書庫・倉庫等の物品調査を行い、図面及びリスト化。 (図面化が必要になるＩＴ機器なども含まれる)調査結果資料作成現状調査をした結果を調製し、資料化。 (現状レイアウト図、什器リストなど)既存備品程度判定調査現有備品の転用可否を調査し、転用度合の目安となるようランク付けを行い、リスト化。 ランクについてはあらかじめ町と協議すること。 判定調査結果資料作成 既存備品程度判定調査をした結果を調製し、資料化を図る。 (３)移転計画の策定転用方針・部署別個別要件検討調査した結果と執務環境のスタンダード化に伴う方向性を加味して現有品の転用方針を検討。 新規設置の備品と転用品の方向性が確立されれば移転に向けた方針の検討を行う。 スケジュール作成 諸条件を踏まえて計画を策定。 作業区分確認町側・受注者側・役務実施業者(引越業者)・その他関連業者で行うことを明確にし、役割分担を明確化。 搬出入経路・養生範囲検討移転実施スケジュールを確立するために設計者や建築会社と調整しながら搬出入経路と養生範囲を検討。 その際、実際の移転物量を想定し、現庁舎と新庁舎で発生する負荷を予測し適切に経路などを検討。 役務予算積算転用計画と現庁舎及び周辺施設から新庁舎へ運搬される物品と文書、他にＩＴ機器等の物量とスケジュールに基づき、想定される移転費を積算。 新庁舎以外の施設間で二次的な移転が発生する場合も必要に応じて積算。 転用家具個別引当移転実施に向けて具体的に既存物品の転用計画を個別に行う。 一品単位で引当を行う。 役務仕様書作成支援調査してきた現有物品や文書量、新庁舎などのレイアウトやスケジュールを踏まえて役務発注(引越業者発注)のための仕様書作成支援を行う。 移転実施計画の作成具体的な移転実施計画を時間単位で作成。 供用開始日や各窓口の開設日などを予め計画し、住民に不便をかけない計画を立案。 ※役務業者が確定後、移転実施計画の確定を行う。 その他打合せ 必要に応じて定期的に開催。 議事録作成すること。 仕様書別紙１：各業務内容の説明業務名 令和３年度 当初履行場所井手町役場等委託番号設計額円請負額請負対象額精算額３総委第６号設計概要 工種 数 量 一式履行期限今回支払額円委 託 設 計 書委 託 名井 手 町摘要令和４年１２月２４日限り井手町新庁舎オフィス環境整備業務委託オフィス環境整備業務(円)オフィス環境整備業務 判定調査結果資料作成 調査結果資料作成 既存備品程度判定調査 廃棄備品等の処分費用算定及び 処分計画書の策定 レイアウト・備品調査 予算積算 新規購入備品仕様書作成支援 レイアウト設計 新規家具他購入計画検討 全体スケジュール調整 執務環境ヒアリング調査委託費総括表費目 金額 摘 要 各部門・設計事務所・ ＩＴベンター他との調整井 手 町千円止め消費税 ×0.10総 計 諸経費合 計 移転実施計画の作成 打合せ 転用家具個別引当 役務仕様書作成支援 搬出入経路・養生範囲検討 役務予算積算 スケジュール作成 作業区分確認 転用方針・部署別個別要件検討