令和６年度放送大学学生募集要項資料等の請求受付及び発送業務

令和６年度放送大学学生募集要項資料等の請求受付及び発送業務 入 札 公 告次のとおり一般競争入札に付します。 令和６年１月２４日 分任契約担当者 放送大学学園 財務部長 丸山 和伯記 １．入札に付する事項(1) 件 名 令和６年度放送大学学生募集要項資料等の請求受付及び発送業務(2) 仕様等 詳細については，仕様書のとおりである。 (９において入手可能)(3) 数 量 仕様書のとおり ２．履行期限及び履行場所(1) 履行期限 仕様書のとおり(2) 履行場所 仕様書のとおり ３．入札に参加する者に必要な資格に関する事項(1)「放送大学学園契約事務取扱規程」第４条及び第５条の規定に該当しない者であること。 (2) 有効年度が令和５年度の「全省庁統一資格」において，関東・甲信越地域の業種区分が 「役務の提供等」であって，Ａ，Ｂ，Ｃ又はＤの等級に格付けされている者であること。 (3) 放送大学学園から取引停止の措置を受けている期間中の者でないこと。 (4)「放送大学学園契約事務取扱規程」第７条の規定に基づき，分任契約担当者が定める資格を有する者であること。 ４．契約条項を示す場所〒２６１－８５８６ 千葉県千葉市美浜区若葉二丁目１１番地 放送大学学園財務部経理課用度第一係 ℡：０４３－２９８－４２２７ ５．入札説明会の開催場所及び日時 実施しないこととする。 ６．入札書の提出場所及び期限 １．場所 放送大学学園 財務部 経理課 ２．日時 令和６年２月１３日(火)１７時００分 ７．競争執行の場所及び日時 １．場所 放送大学学園 西研究棟１階入札室 ２．日時 令和６年２月２２日(木)１０時００分 ８．入札保証保険に関する事項免除とする。 ９．入札説明書の交付場所〒２６１－８５８６ 千葉県千葉市美浜区若葉二丁目１１番地 放送大学学園財務部経理課用度第一係 ℡：０４３－２９８－４２２７ 10．入札方法 総価による入札とする。 入札者は，消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず，見積 もった契約金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。 落札決定にあたっては，入札書に記載された金額に当該金額の10％に相当する額を加算した金額 (当該金額に１円未満の端数があるときは，その端数金額を切り捨てるものとする。 )をもって落 札価格とする。 11．落札者の決定の方法予定価格の制限の範囲で最低価格をもって有効な入札を行った入札者を落札者とする。 12．入札の無効前記「３．入札に参加する者に必要な資格に関する事項」に掲げる資格を有しない者による入札 及び入札に関する条件に違反した者の入札は無効とする。 13．契約書作成の要否契約書の作成を要する。 14．契約の手続きにおいて使用する通貨及び言語日本語及び日本国通貨 15．その他その他詳細は、入札説明書のとおりとする。 仕 様 書１．件 名：「令和6年度放送大学学生募集要項資料等の請求受付及び発送業務」委託２．委託期間：令和 6年4月1日～令和7年3月31日３．業務委託概要放送大学学園(以下、「本学園」という。 )において令和6年度内における募集要項資料等の請求受付及び発送業務について、下記のとおり受託者に委託する。 契約期間を1年間とする。 (１)募集要項請求に対する受付業務①フリーダイヤルからの資料請求に対して受付・案内をする。 ②ホームページからの資料請求に対して受付する。 ③ハガキでの資料請求に対して受付する。 ④本学園に直接、電話・FAX及びハガキ等で資料請求があったものに対して受付する。 ⑤資料請求データをセキュアな専用ストレージを用意した上で、ネットを介し受付する。 (２)募集要項資料等発送業務①受付した資料請求情報に基づき、必要な同梱・封入等を行い、速やかに発送作業を行う。 ②資料請求者からの資料発送状況等の問い合わせについては、カスタマーセンター(問い合わせ窓口)を設置し、全て真摯に対応する。 ③募集要項等資料について、発送業務に支障が無いよう在庫管理を行う。 (３)請求者情報等管理及び報告業務①請求者情報については、受託者において一括データ管理を行い、本学園が必要なときに最新の情報を閲覧及び抽出できるものとする。 ②請求者情報および、資料請求や問い合わせ、発送等の件数情報を基に本学園が必要とする集計レポートを作成して報告する。 (４)その他①本学園が指定した資料配布期間外については、指揮命令者と受付方法等を協議の上、参考用の関係資料の発送を行うことができるものとする。 ②本件に付随する内容において、必要と思われる事項が発生した場合には指揮命令者と協議の上、対処するものとする。 ＊上記(４)―①に関して資料配布の移行期間(年2回の出願締切後、3月頃と9月頃)における資料請求については、資料配布期間再開時に一斉発送の対応を行うものとする。 ４．業務作業内容等(１)募集要項請求に対する受付業務(予測値)＊令和5年度実績(見込み)： 75,000件[内③業務： 1,100件]①フリーダイヤルからの資料請求受付イ)本学園のフリーダイヤル番号を転送受付できる番号を有し、受託者スペースにて有人による資料請求受付を行うものとする。 ロ)電話受付稼働日は、平日(月～金曜日)および繁忙期(2024年6月初旬～9月中旬、11月中旬～翌3月中旬)の土曜日、日曜日ならびに国民の祝日に関する法律に定められた休日(12月30日～1月1日を除く)、受付稼働時間は各日9:30～17:30で必ず有人対応とし、業務に支障のないよう充分な人員を配置すること。 受付時間外については自動音声にて案内するものとする。 ただし、事前に本学園から承諾を得た場合及び自然災害時当によるやむを得ない事由の場合はこの限りではない。 ハ)本学園の出願業務については、募集要項等を熟読の上、精通すること。 放送大学に関する一般的な問い合わせについては、大学案内、大学院案内等の記述を基に対応すること。 なお、詳細な内容の問い合わせについては、本学園本部(代表番号)を案内するものとする。 ニ)フリーダイヤルにて受付した請求者情報については、アンケート情報を含みデータ化するものとする。 ホ)フリーダイヤルの電話代を除き、受託者スペースにおいて必要な設置経費は、受託者負担とする。 ②WEBページからの資料請求受付イ)本学園が指定する募集要項資料等についての一般用資料請求WEBページを受託者が作成し、資料請求受付するものとする。 ロ)一般用資料請求WEBページは、学部向け、大学院向け等、必要に応じ複数種を適宜設けられるものとする。 ハ)一般用資料請求WEBページは、iOSまたはandroidを搭載するスマートフォンいずれでも閲覧できるものとする。 ニ)一般用資料請求WEBページは、「https://」対応のほか、SSL暗号化通信やIPS(不正侵入防御システム)等セキュリティ対策を講じているものであること。 ホ)一般用資料請求WEBページは、本学園が指示するお知らせ等についても掲載できるものとする。 ヘ)一般用資料請求WEBページは、資料請求者情報のほか、本学園で指定するアンケート情報も入力可能なものとする。 ト)一般用資料請求WEBページの作成及び管理に係る経費は、受託者負担とする。 チ)本学園が掲載しているインターネット広告に関して、広告の効果測定のためのタグの設置などの依頼があった場合は協力するものとする。 リ)表示する媒体の順番、掲載する情報については、状況の変化に応じて本学園の要望を反映できる体制を構築するものとする。 ③ハガキ等の印刷物での資料請求受付イ)本学園にて作成した印刷物(ハガキ)等の物理媒体による資料請求については、受託者スペースで直接受付が出来るものとする。 ロ)ハガキにて受付した資料請求者情報については、アンケート情報を含みデータ化するものとする。 ハ)本学園に届いた印刷物については、個人情報を保護できる移送サービスによって移送し、受付するものとする。 その際の発送料金は、本学園負担とする。 ④データでの資料請求受付イ)受託者は、本学園からインターネットを通じて、CSVやExcel等の表形式データおよび印刷物をスキャンしたjpg等の画像データ、pdf等のファイル形式で複数の請求者データを一括受付するものとする。 ロ)受託者は、IPアドレス制限等によるセキュアなデータストレージ環境を用意し、運用する。 データの受渡し等については運用マニュアル等を準備するものとする。 ハ)データの仕様については、できるだけ本学の都合に合わせることとし、DB登録のための変換処理作業は受託者にて行うこととする。 二)ストレージ環境の整備に係る経費は、受託者負担とする。 ⑤業務用WEBページの作成及び本学園に直接、電話・FAX及びハガキ等で資料請求があったものに対する受付イ)受託者は、本学園の業務担当者が資料請求者情報を直接入力できる業務用WEBページを作成し、入力のあったものに対して受付するものとする。 ロ)業務用WEBページは、資料請求者情報のほか、本学園で指定するアンケート情報も入力可能なものとする。 ハ)業務用WEBページは、「https://」対応のほか、SSL暗号化通信やIPS(不正侵入防御システム)等セキュリティ対策を講じているものであること。 ニ)業務用WEBページの作成及び管理に係る経費は、受託者負担とする。 ホ)発送だけでなく、本学園から発送した請求者情報をDBにて受付・管理できるようにする。 (発送はなし)ヘ)業務用WEBページは、本部向け、学習センター向け、本部共済向けの3種類を用意するものとする。 また要望に応じ適宜増減できるものとする。 ト)業務用WEBページは、入力者情報もDBに登録するものとする。 チ)表示する媒体の順番、掲載する情報については、状況の変化に応じて本学園の要望を反映できる体制を構築するものとする。 (２)募集要項資料等発送業務(予測値)＊令和5年度実績(見込み)： 75,000件①資料発送業務イ)上記４．(１)の方法にて受付したものについて、指揮命令者が指定する同梱・封入作業及び出荷ラベル印字・貼付等を行い、速やかに資料を請求者へ発送するものとする。 ロ)資料の発送作業は、宅配便等の配送会社により行い、配送会社が集配業務を行う日は発送業務を実施するものとし、1日に最低1回は発送作業を行うこととする。 ハ)利用する発送サービスは、追跡機能を有するものとする。 ニ)利用する発送サービスは、局・営業所などに留め置きができるものとする。 ホ)利用する配送会社については、請求者が事前に認識できるよう、資料請求ＷＥＢページのわかりやすい位置に配送会社の名称を明記するものとする。 へ)複数の配送会社を利用する場合は、請求者が利用される配送会社を事前に容易に判別できるように、資料請求ＷＥＢページに条件等を明記するものとする。 ト)請求者への資料到着目安は、原則として2～3日程度とする。 ②資料発送状況等への問い合わせ対応イ)上記４．(１)の方法にて受付し資料発送したものについて、受託者スペースにカスタマーセンターを設置し、発送状況を正確に把握した上で、資料未着者からの問い合わせに全て対応するものとする。 ロ)宛先不明で返送されたものについては、カスタマーセンターで受付情報を再確認し、再発送するものとする。 ハ)その他、発送に関して何かあれば指揮命令者と相談の上、処理対応する。 ③資料の在庫管理イ)本学園より発送委託された資料については、受託者スペースにて適正に在庫管理を行う。 また、資料を保管するための経費については、受託者の負担とする。 ロ)不足が見込まれる資料については、業務に支障のないよう、不足となる日を予測し、その日の2週間前までには、指揮命令者に追加請求するものとする。 (３)請求者情報等管理及び報告業務イ)資料請求者情報については、個人情報の取り扱いに十分注意を払い、受託者において一括してデータ管理を行うものとする。 ロ)データ管理を行うためのサーバー等機器については、受託者スペースに設置するものとする。 ハ)本学園が必要なときにWEBを利用する方法で、最新の請求者情報を容易に閲覧及び抽出できるシステムを有するものとする。 ニ)情報閲覧等用のWEBページについては、SSL暗号化通信やIPS(不正侵入防御システム)等セキュリティ対策を講じているものであること。 ホ)資料請求者情報(アンケート情報を含む)に基づき、本学園が必要とするクロス集計レポート等を作成し報告するものとする。 (４)その他イ)出願受付期間終了間際の対応やその他本件に付随する内容において、必要と思われる事項が発生した場合には、指揮命令者と協議の上、対処するものとする。 ロ)本学園が指定した資料配布期間外については、指揮命令者と受付方法等を協議の上、関係資料の参考発送等を行うことができるものとする。 ハ)本件に付随する内容において、必要と思われる事項が発生した場合には指揮命令者と協議の上、対処するものとする。 ５．本学園の指定する資料配布期間(学生募集スケジュール)予定委託期間内の本学園の指定する過去の資料配布期間は、以下のとおりである。 なお、発送スケジュールは本学園から事前に指示するものとする。 ●集中科目履修生募集(学校図書館司書教諭資格取得に資する科目)・令和3年度配布期間：令和3年4月1日～令和3年5月31日・令和４年度配布期間：令和4年4月1日～令和4年5月25日・令和5年度配布期間：令和5年4月1日～令和5年5月25日●修士全科生、博士全科生学生募集・令和3年度配布期間：令和3年6月10日～令和3年8月19日・令和4年度配布期間：令和4年6月10日～令和4年8月19日・令和5年度配布期間：令和5年6月10日～令和5年8月19日●教養学部、修士選科生、修士科目生学生募集・令和3年度第2学期配布期間：令和3年6月10日～令和3年9月14日・令和4年度第1学期配布期間：令和3年11月26日～令和4年3月15日・令和4年度第2学期配布期間：令和4年6月10日～令和4年9月13日・令和5年度第1学期配布期間：令和4年11月26日～令和5年3月14日・令和5年度第2学期配布期間：令和5年6月10日～令和4年9月12日・令和6年度第1学期配布期間：令和5年11月26日～令和6年3月12日●その他、各種資格等に関する資料・通年６．資料発送件数(見込み)・・・・・・・・・・・・・・・75,000件令和5年度資料発送処理件数の見込み件数をもって本件の見込件数とする。 ※発送件数の推移等は別紙資料を参照７．指揮命令者について本学園の指定する指揮命令者は、総務部広報課専門職とする。 ８．実施体制(１)受託者は、本学園指揮命令者との連絡調整、及び業務を円滑に遂行させるために業務総括リーダー及びサブリーダーを選任し届け出ること。 (２)受託者は、作業従事者及び受託体制を報告すること。 また，体制に変更があった場合は、速やかに報告すること。 ９．業務委託経費について(１)処理手数料本件の実施内容を全て満たすことが可能である１件あたりの処理単価に、実施月の処理件数を乗じた金額を算出し、実施の翌月10日までに本学園に請求するものとする。 (２)発送に伴う料金について発送に伴う経費については、受託者が代行で支払処理を行い、実施月終了後に当月分を取りまとめ翌月10日までに証拠書類(件数報告等)とともに本学園に請求するものとする。 (３)システム月間利用料について資料請求者データの受付、管理を行うプログラムおよびサーバーのシステム利用料については、実施月終了後に当月分の利用料をその他の請求と合わせて、本学園に請求するものとする。 (４)追加作業に伴う料金について前頁４．(４)の イ)に該当する事例、例えば、正誤表等仕様書に定めのない資材などの追加封入を本学園が指示する場合など、追加の作業に伴う契約単価との差額については、指揮命令者と協議の上、本学園に請求できるものとする。 (５)発送に伴う料金の変更について契約期間中において社会情勢等による発送仕入れ費用の変更が発生する場合については、協議の上で契約を変更できるものとする。 10．受託条件(１)プライバシーマークまたは情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)適合性認証を取得していること、もしくはそれに準ずる措置を講じていると認められること。 (２)過去10年間に年間5万件以上の発送件数を有する、本件に類似した資料請求受付発送業務の実績を3件以上有すること。 なお、同一案件の年度が異なる契約は、1件とみなす。 (大学や専門学校等の教育機関や、国・地方自治体の案件を有する場合は、優先的に記載すること)11．その他上記作業を委託するにあたり受託者は以下のことを満たし、実施できること。 または、それらを証明するための必要書類が提出できること。 (１)個人情報保護の重要性を十分に理解し、両者で別途「個人情報保護」の契約を締結するものとする。 また、その取扱いについては細心の注意を払うこと。 (２)受託者は、受託期間中に取得したデータについては、その機密保持に努めることができること。 (３)①受託者は、本業務の全てについて一括して第三者に請け負わせたり再委託してはならない。 ②本業務の一部を第三者に対して請け負わせたり再委託する場合、受託者はあらかじめ所定の事項について本学園に申請した上で、承諾を得なければならない。 (４)この契約の事項について、本学園の承諾を得ないで第三者に継承してはならない。 (５)本学園は必要に応じ、受託者が契約の内容について誠実に遂行しているかを実地確認することができる。 (６)受託者はこの契約の実行上知り得た内容について他に漏らし、又は他の目的に使用しないこと。 なお、この機密保持義務は本契約終了後も継続できること。 以上情報伝達手段インターネットによる請求 デジタルデータ送信インターネット以外による請求(電話・メール・葉書など) 紙データ送達一部手発送一部手発送資料請求受付・発送業務システム フロー資料請求者 媒 体放 送 大 学 資料請求受付・発送代行会社資料請求者データ入力業務・変換業務・手発送業務資料請求者データ受付・管理システム資料発送代行業務 資 料 請 求 情 報 受 付 資 料 請 求 者 情 報 管 理 資 料 発 送 オーダー(手 発 送 分 を 除 く) 資 料 保 管 在 庫 管 理 資 料 請 求 者 情 報 管 理 ピック アップ 梱 包 発 送 還 付 対 応資料請求葉書(転送)＊現状は本部処理放送大学 公式ウェブサイト学習センターサテライトスペースデータ入力(業務用ＷＥＢ)外部ネット媒体間接データ送信マイナビ等本 部データ入力(業務用ＷＥＢ)共 済国家公務員国家公務員共済(資料請求フォーム)データ変換公立教職員公立学校共済(資料請求フォーム)一 般資料請求専用フリーダイヤル(転送)外部ネット媒体直接データ送信スタディサプリ等私立教職員私学共済取りまとめデータ確認のみ連携団体連携団体取りまとめ手発送データ入力(業務用ＷＥＢ)集団入学集団入学取りまとめ5,8944,89820,2047,723 7,5684,3723,51812,3417,0539,9829,6496,2635,5203,83918,1177,5637,4273,2152,7639,7375,7058,6117,0164,1814,1433,14714,8975,8365,6082,613 2,5128,5055,0645,89410,79230,99638,71946,28750,65954,17766,51873,57183,55393,20299,4655,5209,35927,47635,03942,46645,68148,44458,18163,88672,49779,51383,6944,1437,29022,18728,02333,63136,24438,75647,26152,325010,00020,00030,00040,00050,00060,00070,00080,00090,000100,00005,00010,00015,00020,00025,00030,00035,00040,0004月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 1月 2月 3月累計 資料請求者数(人)月次 資料請求者数(人)資料請求者数(2021･2022･2023年度 月別／累計)※2023年度は12月迄のデータ2021年度月次 2022年度月次 2023年度月次2021年度累計 2022年度累計 2023年度累計第２学期(１０月入学)出願受付期間 第１学期(４月入学)出願受付期間5,8824,89220,1377,640 7,5434,3253,51112,3356,9909,9679,6136,2075,4783,81318,0837,5147,3893,1622,7619,7145,6698,5987,0014,091 4,1073,12514,8775,822 5,5702,588 2,5098,4885,0545,88210,77430,91138,55146,09450,41953,93066,26573,25583,22292,83599,0425,4789,29127,37434,88842,27745,43948,20057,91463,58372,18179,18283,2734,1077,23222,10927,93133,50136,08938,59847,08652,1400 10,00020,00030,00040,00050,00060,00070,00080,00090,000100,000110,00005,00010,00015,00020,00025,00030,0004月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 1月 2月 3月累計 資料発送件数(件)月次 資料発送件数(件)資料発送件数(2021･2022･2023年度 月別／累計)※2023年度は12月迄のデータ2021年度月次 2022年度月次 2023年度月次2021年度累計 2022年度累計 2023年度累計第２学期(１０月入学)出願受付期間 第１学期(４月入学)出願受付期間申込月 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 年間合計 月平均 月最少 月最多年度 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数 請求数2016 50 69 157 140 159 56 31 27 113 148 197 84 1,231 189 27 1972017 34 40 134 104 104 60 36 32 130 158 138 64 1,034 86 32 1582018 77 54 96 86 64 42 17 31 102 99 72 55 795 66 17 1022019 30 55 135 63 74 34 16 43 52 78 62 39 681 57 16 1352020 26 34 49 39 61 31 11 32 23 71 111 57 545 45 11 1112021 25 27 49 27 51 13 7 25 19 33 61 30 367 31 7 612022 8 13 22 31 51 22 8 10 29 18 21 3 236 20 3 512023 15 7 27 13 10 4 5 14 - - - - 95 12 4 27フリーダイヤル【参考】フリーダイヤル過去８年分資料請求件数推移媒体名1,2311,0347956815453672369502004006008001,0001,2001,4002016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023(件数)(年度)フリーダイヤル請求件数 年度別(8年間)(注) 2023年度は、2023年11月までの8か月分1572713104514813223151228102918213252749275113725193361300102030405060704 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3(件数)(月)フリーダイヤル請求件数 月別(3年間)2021 2022 2023(注) 2023年度は、2023年11月まで