高齢者予防接種個別通知書等作成業務委託

高齢者予防接種個別通知書等作成業務委託 ここから本文です。 高齢者予防接種個別通知書等作成業務委託標記の案件情報について、掲載しています。 案件概要案件名高齢者予防接種個別通知書等作成業務委託履行場所保健福祉局医療衛生部医療政策課履行期間契約締結日～令和6年9月30日使用する名簿委託業種・種目印刷・その他委託入札参加申請期間（募集期間） 令和6年7月1日～令和6年7月5日入札契約方式希望型指名競争入札案件概要高齢者予防接接種に係る個別通知書の作成・印刷及び発送に関する業務入札担当課・係等保健福祉局医療衛生部医療政策課 予防接種企画調整班電話：043-245-5207案件詳細案件の詳細情報を掲載しています。 ・資格要件等の詳細は委託発注表をご覧ください→委託発注表（PDF：140KB） （別ウインドウで開く） ・業務内容の詳細は仕様書、仕様内訳書及び添付資料1をご覧ください→仕様書（PDF：236KB） （別ウインドウで開く） 、仕様内訳書（PDF：209KB） （別ウインドウで開く） 、添付資料1（PDF：90KB） （別ウインドウで開く） ・申請書等の関係書類については、こちらのページをご確認ください→保健福祉局希望型指名競争入札（別ウインドウで開く） のページへ 様式第１号委託発注表(希望型指名競争入札)所管課名 ： 保健福祉局 医療衛生部 医療政策課業 種委 託 名委 託 場 所印刷その他委託令和６年度高齢者予防接種個別通知書等作成業務委託千葉市中央区千葉港１－１保健福祉局医療衛生部医療政策課委 託 概 要委 託 期 間・案内文、予診票等の作成・文書の封入及び封緘・配達郵便局及び医療政策課への文書の配送・医療機関への文書の仕分け及び発送契約締結日～令和６年９月３０日資 格 要 件１ 令和６・７年度千葉市委託入札参加資格者名簿または令和６・７年度千葉市物品入札参加資格者名簿(印刷・製本)へ登録をしている市内業者であること。 ２ 保健福祉局業務委託希望型指名競争入札実施要綱第３条第１項各号のいずれにも該当しないこと。 ３ 情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格(ISO/IEC27001)等と同等以上の水準※を有していること。 ※JIS規格(JISQ15001)に定められた法令に沿った個人情報保護取扱事業所の認定書(プライバシーマーク)等の取得等４ 令和元年度から令和５年度の間に同種・同規模業務の履行実績 (契約期間を満了しているものに限る。 )があること。 ５ 印刷から封入封緘における一連の作業を機械作業で行うための印刷機、裁断機、封入封緘機等を自社で有し、かつ契約期間内において常時千葉市内に主たる作業場を確保していること。 １ 受付期間 令和６年７月１日(月)～令和６年７月５日(金)午前９時～午後５時(土曜・日曜・祝休日・年末年始を除く)２ 受付場所 千葉市中央区千葉港１－１ 千葉市役所新庁舎高層棟８階問合せ先 保健福祉局 医療衛生部 医療政策課 電話 ０４３－２４５－５２０７３ 申請書類 (１)希望型指名競争入札参加申請書(要綱様式第２号)(２)ISO/IEC 27001認証等の登録が確認できる書類の写し(３)令和元年度から令和５年度の間に行った同種業務の契約書及び仕様書の写し(４)下記①かつ②を満たしていることを証明する書類(パンフレット、資産台帳、作業場位置図等)①印刷から封入封緘における一連の作業を機械作業で行うための印刷機、裁断機、封入封緘機等を自社で有すること。 ②契約期間内において常時千葉市内に主たる作業場を確保していること。 ４ その他 「希望型指名競争入札制度の手引き」を事前に確認すること。 仕 様 書１ 委託名 令和６年度 高齢者予防接種個別通知書等作成業務委託２ 委託内容高齢者インフルエンザ・高齢者新型コロナ予防接種に係る個別通知書の作成等(１)個別通知対象者下記「ア」～「オ」の詳細は「仕様内訳書№１」のとおりア 案内文の作成・印刷イ 医療機関一覧の作成・印刷ウ 予診票の作成・印刷エ 市が引渡した対象者データに基づく宛名の作成・印刷オ 発送用封筒の作成・印刷カ 上記「オ」で作成した発送用封筒へ「ア」～「エ」の印刷物の封入及び封緘キ 成果物の納品、配達郵便局への持ち込み(詳細は「４ 納品に関する概要について」、「仕様内訳書№７」のとおり)(２)医療機関向け下記「ア」～「ウ」の詳細は「仕様内訳書№１」のとおりア 案内文の作成・印刷イ 予診票の作成・印刷ウ 宛先の作成・印字エ 案内文、予診票等の梱包(詳細は「仕様内訳書№４」のとおり)オ 成果物の仕分け発送(詳細は「４ 納品に関する概要について」、「仕様内訳書№７」のとおり)(３)医療政策課納品分下記「ア」～「イ」の詳細は「仕様内訳書№１」のとおりア 案内文の作成・印刷イ 予診票の作成・印刷ウ 成果物の納品３ 封入封緘等(１)業務スケジュール等は別添「仕様内訳書№２」のとおり(２)予定作成部数は別添「仕様内訳書№３」のとおり※予定作成数は過去の実績を基に算出した推計で、あくまでも予定数であるため、考慮すること。 (３)成果物の封入及び封緘は別添「仕様内訳書№４」のとおり４ 納品に関する概要について種別 納品物 発送日/納品日(予定) 納品場所個別通知対象者 封入封緘成果物① ９月１０日㈫発送郵便局への持ち込み② ９月１２日㈭発送③ ９月１７日㈫発送④ ９月１９日㈭発送医療機関 成果物 ９月上旬発送医療政策課納品分・案内文・予診票９月上旬納品千葉市役所医療政策課※「発送日/納品日」は予定であり、市が別途指示する日とする。 ５ 対象者データ等引渡し(別添「仕様内訳書№５」のとおり)(１)個別通知対象者ア 対象者データ(印字データ)(ア)引き渡し回数：４回(別添「仕様内訳書№２」のとおり)(イ)引渡し場所：千葉市役所医療政策課(ウ)引渡し媒体：CD-R(パスワード設定)(エ)ファイル形式：CSVイ 外字データ((１)の媒体に含める)(ア) 引渡し媒体：CD-R(２)医療機関向けア 医療機関一覧(印字データ)(ア)ファイル形式：XLS(イ)引渡し媒体： CD-R６ 作業手順(１)各種帳票類を別紙「仕様内訳書№１」のとおり作成する。 ※校正は市が指示する回数行い、校正を行う。 (２)各種帳票類の印字及び封入封緘について、仮データを基に、事前テストを行い、市職員の事前確認を得るものとし、必要に応じて再テスト等の適切な対応を行う。 (別添「仕様内訳書№６」のとおり)※事前テスト用の各種帳票類は、委託内容(作成数)に含まないものとする。 (３)別紙「仕様内訳書№２」に定められたデータ引き渡し日に、発送先データを受け取る。 (４)宛名紙に市が指定する対象者データを印字する。 ※印字内容の詳細については、別紙「仕様内訳書№１」のとおり。 (５)上記(１)、(４)の作成物を発送用封筒に封入封緘又は梱包する。 ※封入封緘後、封筒の窓枠から宛名が視認できるか確認する。 (６)封入封緘、梱包又は作成した成果物は、市が指示する日に発送する。 (郵便局持ち込み又は指定場所への納品)(７)納入物の運搬等に関し、帳票類の梱包、配送等の手段は受託者が用意すること。 ７ 契約方法(１)「２ 委託内容」(１)ア、イ、ウ、オ、キ、(２)ア、イ及び(３)ア、イ、ウについては、総価契約とする。 (２)「２ 委託内容」(１)エ、カ及び(２)ウ、エ、オについては、単価契約とする。 ８ 注意事項(１) 帳票類等の規格は、市が示す原稿のとおりとすること。 (２) 本委託業務に係る詳細事項及び詳細工程については、市の指示に従うこと。 (３) 本委託業務に定めのない事項又は実施について不明な点は、市に確認し、又は指示を受けること。 (４) 本委託業務の作業場所は受託者の施設内とすること。 (５) 本委託業務に必要な機器等を自社内にて有すること。 本委託は個人情報を取り扱うため再委託は認めない。 (６) 本委託業務中、市が作業場内への立ち入りの際、作業工程について説明すること。 (７) 委託料の支払いは、完了払いとする。 仕様内訳書№１ 作成物の内容・印刷作成物の原稿は落札後速やかに電子データにて市から受注者に引き渡す。 【案内文】(１)高齢者インフルエンザ・日本工業規格Ａ列４番(縦)・両面墨版１色印刷・紙質：上質紙、厚さ：A判28.5kg(２)高齢者新型コロナ・日本工業規格Ａ列４番(縦)・両面墨版１色印刷・紙質：上質紙、厚さ：A判28.5kg【医療機関一覧】・日本工業規格Ａ列３番(横)・両面墨版１色印刷・紙質：上質紙、厚さ：A判28.5kg【予診票】(１)高齢者インフルエンザ・日本工業規格Ａ列４番(縦)・両面１色印刷・ミシン目(２本)を施し、左側にファイルに綴るための２穴をあける・水色の用紙・紙質：色上質、厚さ：特薄口(２)高齢者新型コロナ・日本工業規格Ａ列４番(縦)・両面１色印刷・ミシン目(２本)を施し、左側にファイルに綴るための２穴をあける・うぐいす色の用紙・紙質：色上質、厚さ：特薄口【宛名の作成】(１) 個別通知対象者・〒(１２ポイント)・住所(１１ポイント)・宛先(対象者氏名)(１２ポイント)・カスタマーバーコード(日本郵便所定)(対象者送付分のみ作成)以上を、ＭＳ明朝体で作成する。 ただし、フォント・ポイントについては必要がある場合協議できるものとする。 (２) 医療機関向け宛名の作成(封筒へ印字・ラベルシール等)、印字箇所、梱包方法(封入物に応じて、封筒・包装紙等で梱包する等)については、落札後協議するものとする。 【印字プログラムの作成】市が引渡した対象者データ(添付資料１「抽出ファイルレイアウト」参照)を基に、宛名紙に印字するためのプログラムを受託者が作成する。 なお、医療機関向けについては、市が指示するものとする。 【宛名紙の作成】Ａ４サイズの１／３(99mm×210mm)の用紙かつ、作成物【発送用封筒】の窓あき箇所から見える部分に印字する。 【発送用封筒】(１)個別通知対象者・窓あき封筒・縦120mm×横235mm(日本工業規格長形３号)(白色)・古紙含有(グリーン購入法適合製品)・表面１色印刷、千葉市ロゴマーク及び予防接種案内等を印字する・窓あき部分 約45mm×90mm(グラシン紙等のリサイクル可能な素材)№２ 業務スケジュール等(１)全体スケジュールテストデータ引き渡し日発送先等データ引き渡し日郵便局持ち込み日/納品日個別通知対象者8月上旬① 納品日の2週間前 9月10日㈫② 納品日の2週間前 9月12日㈭③ 納品日の2週間前 9月17日㈫④ 納品日の2週間前 9月19日㈭医療機関向け 8月下旬 9月上旬医療政策課納品 9月上旬※「郵便局持ち込み日/納品日」は予定であり、市が別途指示する日とする。 (２)印刷物の入稿・校了スケジュール印刷物 入稿日(予定) 校了日(予定)案内文 落札後速やかに 7月下旬医療機関一覧 8月中旬 8月中旬から下旬予診票 落札後速やかに 7月下旬発送用封筒 落札後速やかに 7月下旬№３ 予定作成部数区分 送付用封筒医療機関一覧インフルエンザ 新型コロナ案内文 予診票 案内文 予診票個別通知対象者269,200 269,200 11,100 11,100 269,200 269,200医療機関向け― ― 4,000 125,000 2,000 20,000医療政策課納品― ― 3,000 20,800 1,000 10,000合計 269,200 269,200 18,100 156,900 272,200 299,200№４ 作成物の封入・封緘等(１) 個別通知対象者対象ごとに封入する文書及び重量は以下のとおりとする。 なお、区分は添付資料１「ファイルレイアウト」を参照すること。 区分グループ１(コロナのみ)グループ２(インフル＋コロナ)概数 約258,100 約11,100宛名紙 ● ●医療機関一覧 ● ●案内文(インフルエンザ) ― ●予診票(インフルエンザ) ― ●案内文(新型コロナ) ● ●予診票(新型コロナ) ● ●重量 25ｇ以内 50ｇ以内(２)医療機関向け市から受領した医療機関一覧をもとに、医療機関毎に市が指定する枚数を封入(梱包)する。 また、案内文・予診票以外に、市が提供する印刷物(A4３０枚程度)も併せて封入(梱包)すること。 №５ 対象者データについて対象者一覧はＣＳＶファイルでCD-Rの媒体で提供する。 対象者一覧については、併せて、ファイルレイアウトを提供する。 また、外字データをCD-Rにて提供するので、外字ファイルからデータを取り込み出力すること。 対象者一覧の中に未登録外字者が含まれていた場合、当該文字部分を空欄とし、その未登録外字者の文書は封入まで行い、封緘はせず、発送日の３日前までの早期に医療政策課へ報告の上、納品すること。 未登録外字者であるかはファイルレイアウトを参照し、外字フラグの項目に「１」が記載されているかで判断すること。 これらの提供データは、成果物納品時に市に返却するものとする。 №６ 事前テストについて各種帳票類の印字及び封入封緘について、市が引き渡す仮の対象者データを基に作成し、事前テストを行う。 作成した成果物は、封緘しないこと。 なお、事前テストの実施時期は以下のとおりとする。 区分 実施時期 提出先印字テスト 8月上旬千葉市役所医療政策課封入までのテスト 8月下旬№７ 納入方法(１) 個別通知対象者送付分各指定日に、下記のとおり仕分けしたものを郵便局に持ち込む。 【仕分け方法】地域区分局又は配達局ごと、重量別郵便差出票は市が作成し、郵便料金についても市が負担する。 (２) 未登録外字者分対象者データの中に未登録外字者が含まれていた場合、その未登録外字者の文書は郵便局には持ち込まずに、発送日の３日前までに医療政策課へ納品する。 (３) 医療機関向け送付分指定日までに、医療機関(４００か所程度)に発送する。 １か所あたり５００枚程度(発送先毎に封入数は異なる)。 (№４(２)の市が提供する印刷物を含む。 )郵送に要する費用は受託者の負担とする。 (４) 医療政策課納品分指定日までに納品すること。 また、「№４(１)(２)」において余剰が生じた場合は、医療政策課納品分と併せて納品すること。 レイアウト名 コロナインフル抽出データ 媒体名 CD形式 可変長/ｶﾝﾏ区切り ファイル名 コロナインフルyyyymmdd.csv(※1)引用符 あり「"」 コード SHIFT JIS最大レコード長 582BYTE 作成日 2024.06.17(1/1)№ 項目名 BYTE 備考1 予防接種番号 92 カナ氏名 1003 漢字氏名 2004 生年月日 10 yyyy/mm/dd5 群 1 “1” or “2” (※2)6 性別 2 “男”or“女”7 外字フラグ 1 “1” or “”8 注意フラグ 1 “”固定9 区コード 110 郵便番号 8 xxx-xxxx11 区名漢字情報 1012 町名漢字情報 2013 番地漢字情報 8014 方書漢字情報 10015 郵便バーコード 2316 通知日 10 yyyy/mm/dd(抽出処理を行った日付)17 発行No 6 全てに対する通し番号(ソート後に付番)※1 yyyymmdd(発送年月日)※2 “1”： グループ１(コロナのみ)“2”： グループ２(インフル＋コロナ)※データの並び順：①外字フラグ(降順)、②群(1,2の順)、③区コード(中央・美浜・稲毛・花見川・若葉・緑の順)④郵便番号(昇順)、⑤発行Ｎｏ(①～③ソート後の連番)(昇順)※注意していただきたい点・桁数が多い項目(No.2 カナ氏名、No.3 漢字氏名、No.13 番地漢字情報、No.14 方書漢字情報)・外字フラグ：1=不明外字 の場合の対応(No.3 漢字氏名に ★、☆ 又は■が含まれている場合、★、☆ 又は■を全角空白に置き換えて設定している。 )