令和６年度九州支社業務用自動車の借入 （令和6年8月6日）

令和６年度九州支社業務用自動車の借入 （令和6年8月6日） 1令和６年度 九州支社業務用自動車の借入掲 示 文 兼 入 札 説 明 書独立行政法人都市再生機構九州支社の調達契約に係る入札(令和６年８月６日掲示)に基づく入札については、関係法令及びこの入札説明書によるものとする。 なお、本件は、競争参加資格確認申請書及び競争参加資格確認資料を受け付け、価格と価格以外の要素を総合的に評価して落札者を決定する総合評価方式の業務である。 １ 入札等実施要領２ 競争参加資格及び競争参加者に求められる義務３ 入札及び見積心得書４ 入札書及び封筒(様式)５ 年間委任状(様式)６ 使用印鑑届(様式)７ 提出書類一覧表(様式)８ 競争参加資格申請書(様式)９ 性能等証明書(様式)10 アフターサービス・メンテナンス体制について(様式)11 仕様書12 特約条項(案)13 個人情報等の保護に関する特約条項別添 独立行政法人が行う契約に係る情報の公表について独立行政法人都市再生機構九州支社2１ 入札等実施要領１ 契約担当役等の氏名及び名称独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一２ 調達内容(1) 件名令和６年度 九州支社業務用自動車の借入(2) 調達案件の仕様等11 仕様書による。 (3) 履行期間令和６年 12 月１日から令和 11 年 11 月 30 日(リース開始日から 60 か月間)(4) 履行場所11 仕様書による。 (5) 入札方法イ 入札書には、仕様書に示した業務の履行期間中の総額を記載すること。 ロ 落札決定にあたっては、入札書に記載された金額に当該金額の 100 分の 10に相当する額を加算した金額(当該金額に 1 円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額とする。 )をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約希望金額の 110 分の 100 に相当する金額を入札書に記載すること。 ３ 担当部署〒810-8610福岡県福岡市中央区長浜二丁目 2 番 4 号独立行政法人都市再生機構九州支社 総務部経理課電話 092-722-1017４ 競争参加資格確認申請書及び資料の提出(1) 提出書類７ 提出書類一覧表(様式)に記す書類一式(2) 提出期限令和 6 年８月 28 日(金)17 時受付は提出期限までの平日の 10 時から 17 時(ただし、土日祝日及び正午から13 時の間は除く。 )までとする。 (3) 提出場所〒810-8610福岡県福岡市中央区長浜二丁目２番４号3独立行政法人都市再生機構九州支社 総務部 経理課電話 092-722-1017(4) 提出方法持参もしくは郵送とする。 ただし、郵送による場合は書留郵便とし、提出期限に定める日時までに到着しなかったものは受け付けない。 また封筒に「申請書在中」と朱書きすること。 (5) その他① 資料の作成及び提出に係る費用は、提出者の負担とする。 ② 提出された申請書及び資料は、返却しない。 ③ 契約担当役は、提出された申請書及び資料を、入札参加者の選定以外に提出者に無断で使用しない。 ④ 提出期限以降における申請書及び資料の差替え及び再提出は、認めない。 ５ 競争参加資格の確認通知(1) 通知日申請書を提出した者について、本件に参加する資格を有するか確認し、令和６年９月 11 日(水)までに参加資格の有無を通知する。 ６ 苦情申立て(1) 競争参加資格がないと認められた者は、当機構に対して競争参加資格がないと認めた理由について、次に従い、書面(様式は自由)により説明を求めることができる。 ① 提出期限：令和６年９月 19 日(木) 17 時② 提出場所：〒810-8610福岡県福岡市中央区長浜二丁目２番４号独立行政法人都市再生機構九州支社 総務部 経理課③ 提出方法：提出場所へ持参するものとする。 (2) 当機構は、説明を求められたときは、令和６年９月 30 日(月)までに説明を求めた者に対し書面により回答する。 ただし、一時期に苦情件数が集中する等合理的な理由があるときは、回答期間を延長することがある。 (3) 当機構は、申立期間の徒過その他客観的かつ明らかに申立の適格を欠くと認められるときは、その申立を却下する。 (4) 当機構は、(2)の回答を行ったときには、苦情申立の提出した書面及び回答を行った書面を閲覧による方法により遅滞なく公表する。 ７ 質問書の提出及び回答(1) 入札、仕様等に対する質問は、「質問書(任意様式)」の提出による。 イ 提出期限令和６年９月 11 日(火)17 時受付は提出期限までの平日の午前 10 時から 17 時(ただし、土日祝日及び正4午から 13 時の間は除く。 )までとする。 ロ 提出方法・提出先上記４(3)(4)と同じ。 (2) 質問に対する回答は「質疑応答書(回答)」の閲覧をもって行う。 イ 閲覧期間令和６年９月 17 日(火)から令和６年９月 30 日(月)まで閲覧は平日の 10時から 17時(ただし、土日及び正午から 13時の間は除く。 )までとする。 ロ 閲覧場所〒810-8610 福岡県福岡市中央区長浜二丁目２番４号独立行政法人都市再生機構九州支社 １階閲覧コーナー８ 入札(1) 入札書の提出期限令和６年９月 30 日(月) 17 時持参もしくは郵送とする。 持参の場合は、提出期限までの平日の 10 時から 17 時(ただし、土日祝日及び正午から 13 時の間は除く。 )までとする。 郵送の場合は書留郵便とし、同日同時刻までに到着しなかったものは受け付けない。 (2) 提出場所〒810-8610 福岡市中央区長浜二丁目２番４号独立行政法人都市再生機構九州支社 総務部経理課電話 092-722-1017９ 開札(1) 日時令和６年 10 月１日(火)11 時(2) 場所福岡県福岡市中央区長浜二丁目２番４号独立行政法人都市再生機構九州支社 総務部経理課(3) 入札参加者の立会は求めない。 再度入札を行うこととなった場合には、当機構からの連絡に対して再度入札に参加する意思の有無を直ちに明らかにすること。 (4) 入札執行回数は、原則として２回を限度とする。 10 契約手続に使用する言語及び通貨日本語及び日本国通貨11 入札保証金及び契約保証金免除512 入札の無効本説明書において示した競争参加資格のない者の提出した入札、申請書及び資料に虚偽の記載をした者のした入札並びに見積心得書において示した条件等入札に関する条件に違反した入札は無効とし、無効の入札を行った者を落札者としていた場合には落札決定を取り消す。 なお、競争参加資格の審査において競争参加資格のある旨確認された者であっても、開札の時においてないものは、競争参加資格のない者に該当する。 13 落札者の決定方法総合評価落札方式とする。 本入札説明書に従い書類、資料を提出した入札者であって、本入札説明書の競争参加資格及び仕様書に記載する要求要件を全て満たし、当該入札者の入札価格が独立行政法人都市再生機構会計規程第 52 条の規定に基づいて作成された予定価格の制限の範囲内であり、かつ、入札者の得た環境性能(燃費値)に対する点を入札価格で除して得た評価値の最も高い者をもって落札者とする。 14 手続きにおける交渉の有無無15 契約書作成の要否本入札に係る契約は、落札者所定の自動車リース契約書等をもって行うこととする。 ただし、当該契約書に優先する事項として、12 特約条項(案)を締結するものとする。 また、契約締結日と同日付で、13 個人情報等の保護に関する特約条項を締結するものとする。 16 支払条件当月分リース料については、翌月末までの支払いとする。 17 その他(1) 入札参加者は、３ 入札及び見積心得書を熟読し、入札心得を遵守すること。 (2) 入札に必要な提出書類の作成等に要する費用は、入札参加者の負担とする。 (3) 当機構に一旦提出された書類は返却しない。 (4) 当機構に一旦提出された書類の差換え及び再提出は認めない。 (5) 提出書類等に虚偽又は不正な記載をしたと判断される者の入札は無効とする。 (6) 独立行政法人が行う契約の公表については、別添による。 18 問い合わせ先〒810-8610福岡県福岡市中央区長浜二丁目 2 番 4 号独立行政法人都市再生機構九州支社 総務部経理課電話 092-722-1017619 総合評価に関する事項(1) 入札の評価に関する基準本入札は、「国及び独立行政法人等における温室効果ガス等の排出の削減に配慮した契約の推進に関する基本方針(平成 28 年 2 月)」に基づき、総合評価落札方式において落札者を決定するものとする。 (2) 評価方法提出された性能等証明書に記載された物品にたいして、次のとおり評価を行う。 ① 要求要件を全て満たした場合において、標準点(１００点)を与える。 ② 環境性能(燃費値)について、グリーン購入法基本方針の「自動車」の基準における燃費基準値を上回る部分について環境性能の評価に応じ得点(加算点)を与える。 加算点は３６点を満点とし、入札者が提案する自動車の環境性能が使用を満たす市販車の最高水準にあるもの(燃費目標値)と燃費基準値の間のどの位置にあたるかをもって評価する。 具体的には、以下のとおりとする。 (提案車の燃費※１－対象者クラスの燃費基準※２)加算点：３６点×(対象クラス燃費目標値※３－対象者クラス燃費基準※２)これを踏まえた本入札に係る加算点の算定方法は以下のとおりとする。 ( 提案車の燃費 － 13.5 )加算点：３６点×( 19.9 － 13.5 )(3) 入札価格に対する得点は、入札価格を１万円で除して得た数値とする。 参考 標準点(100 点) + 加算点＝ 評価値入札価格／10000※１ 提案車の燃費は WLTC モードで算定※２ ガソリン乗用車はディーゼル乗用車に係る WLTC モード燃費基準13.5km/Ｌ(想定車輌重量 1,871ｋｇ以上 1,991ｋｇ未満)※３ 同クラス最高水準 19.9km/Ｌ(想定車輌：ホンダ オデッセイ e:HEV ABSOLUTE)7２ 競争参加資格及び競争参加者に求められる義務１ 競争参加資格次の要件をすべて満たしている者であること。 (1) 独立行政法人都市再生機構会計実施細則第 331条及び第 332条の規定に該当する者でないこと。 (2) 令和５・６年度独立行政法人都市再生機構九州支社の物品購入等の契約に係る一般競争(指名競争)参加資格審査において、開札時までに業種区分「役務提供」の資格を有すると認定された者であること。 なお、当該一般競争(指名競争)参加資格を有しない参加希望者は、申請書及び資料の提出期限の４営業日前までに資格審査申請を行い、かつ開札日までに競争参加資格の認定を受けていること。 一般競争(指名競争)参加資格審査等に関する問い合わせ及び提出先は、次のとおり。 〒810－8610福岡県福岡市中央区長浜二丁目 2 番 4 号独立行政法人都市再生機構九州支社 総務部経理課電話 092-722-1017※「全省庁統一資格」は当機構の競争参加資格とは関係ないため注意すること。 (3) 申請書及び資料の提出期限の日から開札の時までの期間に、当機構から本件業務の履行場所を含む区域を措置対象区域とする指名停止を受けている者でないこと。 (4) 暴力団又は暴力団員が実質的に経営を支配する業者若しくはこれに準ずる者でないこと。 (詳細は、機構 HP→入札・契約情報→入札心得、契約関係規程→入札関連様式及び標準契約書等→標準契約書等について→別紙暴力団又は暴力団員が実質的に経営を支配する者又はこれに準ずる者、を参照)(5) 会社更生法に基づき更生手続開始の申立てがなされている者又は民事再生法に基づき再生手続開始の申立てがなされている者でないこと。 (6) 当該リース物品に関し、迅速なアフターサービス・メンテナンス体制が整備されている営業所又は工場が、福岡県福岡市内に所在していることを証明した者であること。 ２ 競争参加者に求められる義務(1) 競争参加者は、７ 提出書類一覧表(様式)に掲げる書類を定められた提出期限までに提出しなければならない。 (2) 入札の前日までの間において、当機構から当該書類に関し説明を求められた場合には、これに応じなければならない。 ３ 公正な入札の確保入札参加者は公正な入札の確保に努めなければならない。 (1) 入札参加者は、私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律(昭和 22 年法8律第 54 号)等に抵触する行為を行ってはならない。 (2) 入札参加者は、入札に当たっては、競争を制限する目的で他の入札参加者と入札価格又は入札意思についていかなる相談も行わず、独自に価格を定めなければならない。 (3) 入札参加者は、落札者の決定前に、他の入札参加者に対して入札価格を意図的に開示してはならない。 9３ 入札及び見積心得書入札及び見積心得書(物品購入等)(目的)第１条 独立行政法人都市再生機構(以下「機構」という。 )が締結する物品、設備等の購入、修理、売却、運送、広告、保守、印刷、借入等の契約に関する競争入札及び見積りその他の取扱いについては、この心得の定めるところにより行う。 (入札又は見積り)第２条 競争入札・見積(合せ)について、機構から通知を受けた者(以下「入札参加者等」という。 )は、契約書案、仕様書(契約内容説明書を含む。 以下同じ。 )及び現場等を熟覧の上、所定の書式による入札書又は見積書により入札又は見積りをしなければならない。 この場合において、仕様書及び契約書等につき疑義があるときは関係職員の説明を求めることができる。 ２ 入札書又は見積書は封かんの上、入札参加者等の氏名を明記し、前項の通知書に示した時刻までに入札箱に投入し、又は提出しなければならない。 また、入札書又は見積書の押印を省略する場合は、その旨を明示し、かつ、入札書又は見積書の余白に「本件責任者及び担当者」の氏名・連絡先を記載することとする。 ３ 入札書又は見積書は、発注者においてやむを得ないと認めたときは、書留郵便をもって提出することができる。 この場合には、二重封筒とし、表封筒に入札書又は見積書在中の旨を朱書し、中封筒に件名及び入札又は見積り日時を記載し、発注者あての親書で提出しなければならない。 また、入札書又は見積書の押印を省略する場合は、表封筒に押印省略の旨を朱書し、かつ、入札書又は見積書の余白に「本件責任者及び担当者」の氏名・連絡先を記載することとする。 ４ 前項の入札書又は見積書は、入札又は見積り執行日の前日までに到着しないものは無効とする。 ５ 入札参加者等が代理人をして入札又は見積りをさせるときは、その委任状を提出しなければならない。 ６ 入札参加者等又は入札参加者等の代理人は、同一事項の入札又は見積りに対する他の入札参加者等の代理をすることはできない。 ７ 入札参加者等は、暴力団又は暴力団員が実質的に経営を支配する者又はこれに準ずる者ではないこと、また、将来においても該当しないことを誓約しなければならず、入札(見積)書の提出をもって誓約したものとする。 (入札の辞退)第２条の２ 入札参加者等は、入札又は見積り執行の完了に至るまでは、いつでも入札又は見積りを辞退することができる。 ２ 入札参加者等は、入札又は見積りを辞退するときは、その旨を、次の各号に掲げるところにより申し出るものとする。 一 入札又は見積り執行前にあっては、所定の書式による入札(見積)辞退書を発注者に直接持参し、又は郵送(入札又は見積り執行日の前日までに到着するものに限る。 )10して行う。 二 入札又は見積り執行中にあっては、入札(見積)辞退書又はその旨を明記した入札書若しくは見積書を、入札又は見積りを執行する者に直接提出して行う。 ３ 入札又は見積りを辞退した者は、これを理由として以後の指名等について不利益な取扱いを受けるものではない。 (公正な入札の確保)第２条の３ 入札参加者等は、私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律(昭22年法律第54号)等に抵触する行為を行ってはならない。 ２ 入札参加者等は、入札に当たっては、競争を制限する目的で他の入札参加者等と入札価格又は入札意思についていかなる相談も行わず、独自に価格を定めなければならない。 ３ 入札参加者等は、落札者の決定前に、他の入札参加者等に対して入札価格を意図的に開示してはならない。 (内訳明細書)第３条 入札又は見積りに当たっては、あらかじめ入札又は見積金額の見積内訳明細書を用意しておかなければならない。 (入札又は見積りの取りやめ等)第４条 入札参加者等が連合し、又は不穏の行動をなす等の場合において、入札又は見積りを公正に執行することができないと認められるときは、当該入札参加者等を入札若しくは見積りに参加させず、又は入札若しくは見積りの執行を延期し、若しくは取りやめることがある。 (入札書又は見積書の引換の禁止)第５条 入札参加者等は、入札書をいったん入札箱に投入し、又は見積書を提出した後は、開札又は開封の前後を問わず、引換え、変更又は取消しをすることはできない。 (入札又は見積りの無効)第６条 次の各号のいずれかに該当する入札又は見積りは無効とし、以後継続する当該入札又は見積りに参加することはできない。 一 委任状を提出しない代理人が入札又は見積りをなしたとき。 二 誤字、脱字等により意思表示が不明瞭であるとき。 三 入札又は見積金額の記載を訂正したとき。 四 入札者又は見積者(代理人を含む。 )の記名のないとき又は記名(法人の場合はその名称及び代表者の記名)の判然としないとき。 (押印を省略する場合は「本件責任者及び担当者」の氏名・連絡先の記載がないとき。 )五 再度の入札又は見積りにおいて、前回の最低入札金額と同額又はこれを超える金額をもって入札又は見積りを行ったとき。 六 １人で同時に２通以上の入札書又は見積書をもって入札又は見積りを行ったとき。 七 明らかに連合によると認められるとき。 八 第２条第第７項に定める暴力団排除に係る誓約について、虚偽と認められるとき。 九 前各号に掲げる場合のほか、機構の指示に違反し、若しくは入札又は見積りに関する必要な条件を具備していないとき。 11(開札等)第７条 開札は、機構が通知した場所及び日時に、入札書の投入が終った後直ちに入札者の面前で、最低入札者名及びその入札金額を公表して行う。 ２ 見積りは、見積書提出後、前項の規定を準用して行う。 (落札者の決定)第８条 競争入札による場合は、開札の結果、予定価格の制限の範囲内で最低の価格により入札した者を落札者とする。 ２ 見積りは、予定価格の制限の範囲内で、価格その他の事項が機構にとって最も有利な申込みをした者を契約の相手方とするものとする。 (再度の入札又は見積り)第９条 開札又は見積りの結果、落札者がないときは、直ちに、又は別に日時を定めて再度の入札又は見積りを行うものとする。 ２ 前項の再度の入札又は見積りは、原則として１回を限度とする。 (同価の入札者が２人以上ある場合の落札者の決定)第10条 落札となるべき同価の入札をした者が２人以上あるときは、直ちに、当該入札者にくじを引かせて落札者を決定する。 この場合において、当該入札者のうちくじを引かない者があるときは、これに代わって入札事務に関係のない職員にくじを引かせて落札者を決定するものとする。 (入札参加者等の制限)第11条 次の各号のいずれかに該当する者は、その事実のあった後２年間競争入札又は見積りに参加することができない。 これを代理人、支配人その他の使用人として使用する者についてもまた同様とする。 一 契約の履行に当たり故意に履行を粗雑にし、又は材料、品質、数量に関して不正の行為があった者二 公正な競争の執行を妨げた者又は公正な価格を害し、若しくは不正な利益を得るために連合した者三 落札者が契約を結ぶこと又は契約を履行することを妨げた者四 監督又は検査の実施に当たり職員の職務の執行を妨げた者五 正当な理由がなくて契約を履行しなかった者六 前各号のいずれかに該当する事実があった後２年を経過しない者を、契約の履行に当たり、代理人、支配人その他の使用人として使用した者(契約内容説明)第12条 理由なく契約内容の説明に出席しない者は入札又は見積りの希望がないものと認め、入札又は見積りに参加することができない。 (契約書等の提出)第13条 落札者は、落札決定の日から７日以内に契約書又は請書を提出しなければならない。 ただし、予め発注者の書面による承諾を得たときは、この限りでない。 ２ 落札者が前項の期間内に契約書を提出しないときは落札はその効力を失う。 ３ 契約書の作成を要しない場合においては、落札者は、落札決定後すみやかに請書その他これに準ずる書面を発注者に提出しなければならない。 ただし、発注者がその必12要がないと認めて指示したときは、この限りでない。 (異議の申立)第14条 入札参加者等は、入札又は見積り後この心得書、仕様書、契約書案及び契約内容説明等についての不明を理由として異議を申立てることはできない。 以 上13４ 入札書及び封筒(様式)入 札 書金 円也(５年総額・税抜)ただし、(件名)令和 6 年度 九州支社業務用自動車の借入入札及び見積心得書(物品購入等)を承諾の上、入札します。 年 月 日住 所商号又は名称代理人氏名 印 ※１独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 殿※１ 本件責任者(会社名・部署名・氏名)：担 当 者(会社名・部署名・氏名)：※２ 連絡先(電話番号)１ ：連絡先(電話番号)２ ：※１ 本件責任者及び担当者の記載がある場合は、押印は不要です。 押印する場合は、本件責任者及び担当者の記載は不要です。 ※２ 連絡先は、事業所等の「代表番号」「代表番号+内線」「直通番号」等を記載。 個人事業主などで、複数回線の電話番号がない場合は、1回線の記載も可。 14記載例入 札 書金 円也(５年総額・税抜)ただし、(件名)令和 6 年度 九州支社業務用自動車の借入入札及び見積心得書(物品購入等)を承諾の上、入札します。 年 月 日住 所商号又は名称代理人氏名 印 ※１独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 殿※１ 本件責任者(会社名・部署名・氏名)：担 当 者(会社名・部署名・氏名)：※２ 連絡先(電話番号)１ ：連絡先(電話番号)２ ：※１ 本件責任者及び担当者の記載がある場合は、押印は不要です。 押印する場合は、本件責任者及び担当者の記載は不要です。 ※２ 連絡先は、事業所等の「代表番号」「代表番号+内線」「直通番号」等を記載。 個人事業主などで、複数回線の電話番号がない場合は、1回線の記載も可。 押印する場合は実印又は使用印押印する場合は空欄15住所封氏名※ 押印を省略する場合は封筒に「(押印省略)」と朱書きすること独立行政法人都市再生機構九州支社支社長間瀬昭一殿６年度九州支社業務用自動車の借入印省16５ 年間委任状(様式)※代理人の名を以て入札を行う場合年 間 委 任 状独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 殿(委任者)住所商号又は名称氏名 印(受任者)住所商号又は名称氏名 印私は上記の者を代理人として定め、次の独立行政法人都市再生機構九州支社の発注する、〔建設工事、建設コンサルタント等業務、物品役務〕に関し、下記の通り権限を委任します。 １ 委任事項(1) 入札及び見積に関する件(2) 契約の締結及び履行に関する件(3) 契約代金の請求及び受領に関する件(4) 復代理人の選任に関する件(5) 契約保証に関する件(6) 共同企業体に関する件(7) その他契約に関する一切の件２ 委任期間令和 年 月 日 から 令和７年３月 31 日 まで代理人(受任者)使用印鑑注１ 委任期間は競争参加資格の有効期間を限度とし、提出すること。 また、記載内容に変更が生じた場合、再度の提出をすること。 注２ 郵送の場合は書留郵便等の配達記録が残るものに限る。 注３ 年間委任を届け出る機構の本支社、事務所ごとに作成し、提出すること。 注４ 委任状には、委任者の印鑑証明書(原本・発行日から３か月以内)を添付すること。 ただし、既に使用印鑑届を提出している場合は必要ない。 17記載例年 間 委 任 状独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 殿(委任者)住所商号又は名称氏名 印(受任者)住所商号又は名称氏名 印私は上記の者を代理人として定め、次の独立行政法人都市再生機構九州支社の発注する、〔建設工事、建設コンサルタント等業務、物品役務〕に関し、下記の通り権限を委任します。 １ 委任事項(1) 入札及び見積に関する件(2) 契約の締結及び履行に関する件(3) 契約代金の請求及び受領に関する件(4) 復代理人の選任に関する件(5) 契約保証に関する件(6) 共同企業体に関する件(7) その他契約に関する一切の件２ 委任期間令和 年 月 日 から 令和７年３月 31 日 まで代理人(受任者)使用印鑑注１ 委任期間は競争参加資格の有効期間を限度とし、提出すること。 また、記載内容に変更が生じた場合、再度の提出をすること。 注２ 郵送の場合は書留郵便等の配達記録が残るものに限る。 注３ 年間委任を届け出る機構の本支社、事務所ごとに作成し、提出すること。 注４ 委任状には、委任者の印鑑証明書(原本・発行日から３か月以内)を添付すること。 ただし、既に使用印鑑届を提出している場合は必要ない。 実印(既に使用印鑑届を提出している場合は使用印)代理人(受任者)使用印委任状を提出したい種別に○を付ける18入札に係る提出書類について【入札前】１ 代表者及び代表者から委任を受けた代理人が入札に参加される場合は、実印の印影照合を行うため、①使用印鑑届(実印を使用印とする場合も含む)及び②印鑑証明書原本(原本発行日から３か月以内)を必ず提出してください。 (一度提出していただければ、競争参加資格の認定期間中(令和３・４年度)は有効です。 (最長２年間))。 また、記載内容に変更が生じた場合、再度提出してください。 ２ 代表者以外の方が年間を通じて代表者と同等の権限を行使する場合、①年間委任状及び②印鑑証明書原本(原本発行日から３か月以内)を必ず提出してください。 (一度提出していただければ、競争参加資格の認定期間中(令和３・４年度)は有効です。 (最長２年間))。 また、記載内容に変更が生じた場合、再度提出してください。 【入札時】１ 入札参加者の本人確認を行うため、下記の書類を提出してください。 一 代表者本人が入札される場合：名刺など本人を確認できる書類を提出してください。 二 代理人の方が入札される場合：委任状(年間委任状を提出した復代理人を含む)及び名刺など本人を確認できる書類を提出してください。 名刺をお持ちでない方が入札される場合には、公的機関が発行した身分証明証(健康保険被保険者証、自動車運転免許証、監理技術者資格者証など)で氏名等による本人確認を行い、写しを取らせていただきます。 名刺又は公的機関が発行した身分証明証で本人確認ができない場合は、入札への参加は認められませんので、あらかじめご承知おきください。 なお、取得した名刺等は個人情報に留意し、上記目的以外には使用せず、厳重に取り扱います。 以 上19６ 使用印鑑届(様式)使 用 印 鑑 届使用印 実印上記の印鑑について、入札見積、契約の締結並びに代金の請求及び受領に関して使用する印鑑としてお届けします。 年 月 日住 所商号又は名称代 表 者 印独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 殿注１ 競争参加資格の有効期間を限度とし、提出すること。 また、記載内容に変更が生じた場合、再度の提出をすること。 なお、使用人の使用印を変更する場合もその旨届け出ること。 ２ 本届には、印鑑証明書(原本・発行開始日から３か月以内)を添付すること。 なお、委任状又は年間委任状と併せて本届を提出する場合には、印鑑証明書の提出は１部で足りる。 ３ 使用印を届け出る機構の本支社、事務所等ごとに作成し、提出すること。 20記載例使 用 印 鑑 届使用印 実印上記の印鑑について、入札見積、契約の締結並びに代金の請求及び受領に関して使用する印鑑としてお届けします。 年 月 日住 所 ○○○○○○○○○商号又は名称 ○○○○株式会社代 表 者 代表取締役 ○○ ○○印独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 殿注１ 競争参加資格の有効期間を限度とし、提出すること。 また、記載内容に変更が生じた場合、再度の提出をすること。 なお、使用人の使用印を変更する場合もその旨届け出ること。 ２ 本届には、印鑑証明書(原本・発行開始日から３か月以内)を添付すること。 なお、委任状又は年間委任状と併せて本届を提出する場合には、印鑑証明書の提出は１部で足りる。 ３ 使用印を届け出る機構の本支社、事務所等ごとに作成し、提出すること。 提出日実印21７ 提出書類一覧表(様式)令和6年度 九州支社業務用自動車の借入提出書類一覧表法人等名称下表は、本調達の参加表明に際し、必要となる書類一覧です。 競争参加資格申請書提出前に、こちらの一覧表で提出書類をご確認ください。 No 書類名部 数備考機構使用欄1 競争参加資格確認申請書 1部８ 競争参加資格確認申請書(様式)の様式を使用すること2 性能等証明書 1部９ 性能等証明書(様式)を使用すること※カタログ等を添付すること3アフターサービス・メンテナンス体制の整備に関する証明書1部対応可能な営業所又は工場が、福岡県福岡市内に所在することを証明すること10 アフターサービス・メンテナンス体制について(様式)の様式を参考に作成すること4参加表明業者が通常のリース契約に用いる所定の契約書の写し1部5 提出書類一覧表 1部法人名称を記載の上、本書を提出すること※なお、返信用封筒として、表に申請者の住所・氏名を記載し、簡易書留料金分の切手を貼った長3号封筒を、上記の書類と併せて提出していただきますようお願いいたします。 注意事項① 入札説明書に様式が添付してある書類は、該当様式を使用すること。 添付の様式をPC等で改めて作成する場合は、様式に記載の字句等について省略・変更しないこと。 ② 機構使用欄には何も記載しないこと。 ③ 入札書、年間委任状(※代理人の名を以て入札を行う場合)及び使用印鑑届は入札書提出期限までに別途提出すること。 22８ 競争参加資格確認申請書(様式)競争参加資格確認申請書令和 年 月 日独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 殿住 所商号又は名称代表者氏名担当者氏名所属･電話番号令和６年７月 18 日付で掲示のありました、令和 6 年度 九州支社業務用自動車の借入に係る競争参加資格について確認されたく、下記の書類を添えて申請します。 なお、独立行政法人都市再生機構会計実施細則第 331 条及び第 332 号の規定に該当する者でないこと及び添付書類の内容については事実と相違ないことを誓約します。 記１ 令和５・６年度の登録状況(申請日時点)：該当箇所の□にチェック□登録済又は申請中(更新)(登録番号を記載： )□申請中(新規)２ 性能等証明書(様式)３ アフターサービス・メンテナンス体制について(様式)注)なお、返信用封筒として、表に申請者の住所・氏名を記載し、簡易書留料金分の切手を貼った長 3 号封筒を申請書と併せて提出してください。 23９ 性能等証明書(様式)令和 年 月 日性 能 等 証 明 書独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 殿住 所会 社 名代表者氏名本入札において提案する物品が、仕様書に記載する要求要件を全て満たし、当該物品の性能等について下記のとおり相違ないことを証明します。 提案する自動車の性能等※機 構審 査 欄１ 車名２ 型式３ 車輌重量(kg)４ 乗車定員(人)５ 総排気量(cc)６燃費値(kg/Ｌ)※WLTC モードによる値※主要諸元、装備等が記載されている書類(カタログ等)を添付すること。 2410 アフターサービス・メンテナンス体制について(様式)アフターサービス・メンテナンス体制について令和 年 月 日独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 殿会 社 名住 所代表者氏名「令和 6 年度 九州支社業務用自動車の借入」の入札に関して、下記のとおりアフターサービス・メンテナンス体制について証明いたします。 記１ 当該物品賃貸に係るアフターサービス・メンテナンス体制２ 実施内容(点検・整備等)以 上(注意事項)１ 点検・修理・メンテナンスを行うことが可能な営業所・整備工場等が福岡県福岡市内に存在することを記載すること。 ２ 別紙に記載することも可。 2511 仕様書仕 様 書１ 件 名令和 6 年度 九州支社業務用自動車の借入２ 数 量１台３ 仕様等(１)車 両・ 車両規格 普通自動車(電動車等又は次世代自動車であること)・ ボディタイプ ミニバン・ 外装色 黒、白、グレー又はシルバー系統・ 総排気量 1,900cc 以上・ 乗車定員 ７人～８人・ 室内寸法(室内長×室内幅×室内高)2,915mm 以上×1,560 mm 以上×1,255 mm 以上・ 初度登録年 令和３年以降・ 走行距離 ３万キロ以内・ 事故歴及び修復歴がないこと・ 新車、中古車を問わない、但し中古車の場合、車の査定を行う第三者機関による査定を受けており、車両検査証明書における総合評価がＳ又は６に相当する車であること。 ・ 使用燃料 レギュラーガソリン(内燃機関を有する車両の場合)・ 燃費基準 2030 年度燃費基準達成車 又は 2020 年度燃費基準達成車・ 排ガス基準 平成 30 年度排ガス基準認定車又は平成 17 年度排ガス基準認定車※ 「国等による環境物品等の調達の推進等に関する法律(グリーン購入法)」(平成12 年法律第百号)第６条に基づく「環境物品等の調達の推進に関する基本方針(令和５年 12 月)」において、定められている判断の基準に適合していること。 https://www.env.go.jp/policy/hozen/green/g-law/net/kihonhoushin.html(２)必要とする装備(標準装備品の場合を含む)・ フロアマット(エントランスマット付)・ カーナビゲーションシステム・ ＥＴＣ車載器(セットアップ済)・ エアバック(助手席含む)・ 電動格納式ドアミラー・ パワーウィンドウ・ AM/FM ラジオ・ パワーステアリング26・ ドライブレコーダー・ デュアルセンサーブレーキサポート・ バックモニター・ コーナーセンサー・ VICS ビーコンユニット・ 地上デジタルＴＶ・ サイドバイザー(ＲＶワイドタイプ)４ 納車(１)納車日 令和６年 12 月２日(月)※ 納車が上記期日に間に合わない場合、同等車種の代車を受注者が用意すること。 (レンタカー可。 )(２)納車場所福岡県福岡市中央区長浜 2-2-4(３)納車費用納車にかかる費用は、落札者の負担とする。 ５ リース期間リース開始日から 60 か月間６ リース契約の種類メンテナンスリース契約、クローズドエンド契約７ 月間予定走行キロ数1,000 ㎞程度※当機構の使用実績に基づく参考値であり、走行距離を確約するものではない。 ８ メンテナンス等福岡県福岡市内にメンテナンス工場を配備すること。 ９ その他リース料に含むもの(１)登録時にかかるもの登録費用、取得税、リサイクル料(２)経常費用としてかかるもの環境性能割、重量税、自賠責保険料、車検、定期点検(６か月毎に一度)、法定点検、故障時修理(一般修理)、オイル交換、バッテリー交換、タイヤ交換(スタッドレスタイヤ(タイヤの保管、履き替え工賃を含む)を含む)、消耗品の交換、代車(同等クラス)の提供(車検、法定点検、故障時修理)及び指定納車場所までの納入にかかる費用。 以 上2712 特約条項(案)特約条項(案)独立行政法人都市再生機構を発注者、 を受注者として発注者受注者間に令和６年 月 日に締結した令和 6 年度 九州支社業務用自動車の借入(以下「本契約」という。 )に関して、次の通り特約条項を定める。 この特約条項は、本契約と一体のものとし、本契約の契約条項に抵触する場合は、この特約条項が優先するものとする。 第１条 本契約の連帯保証人に関するすべての規定は適用しないものとする。 第２条 本契約の契約期間が１か月に満たない場合及び本契約の期間が満了又は本契約が解除された場合における契約終了日が月の中途である場合の当該月のリース料は、１か月を30 日として日割計算して得た額とし、当該日割計算して得た額に 1 円未満の端数が生じたときは、これを切り捨てるものとする。 第３条 受注者は、当月分のリース料については、翌月 1 日以降発注者に対して支払請求書により請求するものとし、発注者は、当該請求書を受理した日から起算して 30 日以内にこれを受注者に振込により支払うものとする。 第４条 発注者がリース期間中メンテナンス・サービスを受けるに際し、継続車検整備、法定点検及び故障修理を行う場合、48 時間以上要すると判断された場合は、機構が車両を持ち込んだ翌日から代車を無償で貸与するものとする。 (但し、事故修理時は有償とする。 )第５条 自動車が返還されたときの走行距離が、仕様書に記載の月間走行距離数に経過リース期間月数を乗じた距離を超過した場合においても、発注者は超過走行料の支払い義務を負わないものとする。 第６条 発注者が本契約に基づく債務(リース料支払債務、損害金支払い債務等)の支払いを怠ったときは、受注者は発注者が支払うべき期日の翌日から完済の日に至るまで支払うべき金額に対し年(365 日当たり)2.5 パーセントの割合で計算した遅延損害金を発注者に請求できるものとする。 2 受注者は、自己の責に帰すべき事由によりこの契約による債務の履行を遅滞したときは、総額リース料の相当額に対し、遅延日数に応じ年(365 日当たり)３パーセントの割合で計算した履行遅滞金を発注者に支払うものとする。 3 前項の遅延日数には、天災その他やむを得ない理由によるものは算入しないものとする。 第７条 本契約に関し、受注者が、次に掲げる場合のいずれかに該当したときは、受注者は、発注者の請求に基づき、契約金額(本契約締結後、契約金額の変更があった場合には、変更後の契約金額)の10分の１に相当する額を違約金(損害賠償額の予定)として発注者の指定する期間内に支払わなければならない。 一 本契約に関し、受注者が私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律(昭和22年法律第54号。 以下「独占禁止法」という。 )第３条の規定に違反し、又は受注者が構成事業者である事業者団体が同法第８条第１項第１号の規定に違反したことにより、公正取引委員会が受注者に対し、同法第７条の２第１項(同法第８条の３において準用する場合を含む。 )の規定に基づく課徴金の納付命令(以下「納付命令」という。 )を行い、当該納付命令が確定したとき(確定した当該納付命令が同法第63条第２項の規定により取28り消された場合を含む。 )。 二 納付命令又は独占禁止法第７条若しくは第８条の２の規定に基づく排除措置命令(これらの命令が受注者又は受注者が構成事業者である事業者団体(以下「受注者等」という。 )に対して行われたときは、受注者等に対する命令で確定したものをいい、受注者等に対して行われていないときは、各名宛人に対する命令すべてが確定した場合における当該命令をいう。 次号において「納付命令又は排除措置命令」という。 )において、本契約に関し、同法第３条又は第８条第１項第１号の規定に違反する行為の実行としての事業活動があったとされたとき。 三 納付命令又は排除措置命令により、受注者等に独占禁止法第３条又は第８条第１項第１号の規定に違反する行為の実行としての事業活動があったとされた期間及び当該違反する行為の対象となった取引分野が示された場合において、本契約が、当該期間(これらの命令に係る事件について、公正取引委員会が受注者に対し納付命令を行い、これが確定したときは、当該納付命令における課徴金の基礎である当該違反する行為の実行期間を除く。 )に入札(見積書の提出を含む。 )が行われたものであり、かつ、当該取引分野に該当するものであるとき。 四 本契約に関し、受注者(法人にあっては、その役員又は使用人を含む。 )の刑法(明治40年法律第45号)第96条の３又は独占禁止法第89条第１項若しくは第95条第１項第１号に規定する刑が確定したとき。 第８条 受注者が前条の違約金を発注者の指定する期間内に支払わないときは、受注者は、当該期間を経過した日から支払いをする日までの日数に応じ、年３パーセントの割合で計算した額の遅延利息を発注者に支払わなければならない。 この特約条項締結の証として、本書 2 通を作成し、発注者及び受注者が記名押印の上、各自 1 通を保有する。 令和６年 月 日発注者 住 所 福岡県福岡市中央区長浜二丁目 2 番地 4 号氏 名 独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 印受注者 住 所氏 名印2913 個人情報等の保護に関する特約条項個人情報等の保護に関する特約条項発注者及び受注者が令和 年 月 日付けで締結した令和6年度 九州支社業務用自動車の借入の契約(以下「本契約」という。 )に関し、受注者が、本契約に基づく業務等(以下「業務等」という。 )を実施するに当たっての個人情報等の取扱いについては、本特約条項によるものとする。 (定義)第１条 本特約条項における個人情報等とは、発注者が提供及び受注者が収集する情報のうち、次に掲げるものをいう。 一 個人情報(独立行政法人の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号)第２条第２項に規定する個人情報をいう。 )二 本契約に基づく業務により知り得た個人情報三 発注者の経営情報四 その他、通常公表されていない情報(個人情報等の取扱い)第２条 受注者は、個人情報等の保護の重要性を認識し、業務等の実施に当たっては、個人及び発注者の権利利益を侵害することのないよう、個人情報等の取扱いを適正に行わなければならない。 (管理体制等の報告)第３条 受注者は、個人情報等について、取扱責任者及び担当者を定め、管理及び実施体制を書面(別紙様式１)により報告し、発注者の確認を受けなければならない。 また、報告内容に変更が生じたときも同様とする。 (秘密の保持)第４条 受注者は、個人情報等を第三者に漏らしてはならない。 また、本契約が終了し、又は解除された後も同様とする。 (適正な管理のための措置)第５条 受注者は、個人情報等について、漏えい、滅失及びき損の防止その他の適正な管理のための必要な措置を講じなければならない。 (収集の方法)第６条 受注者は、業務等を処理するために個人情報等を収集するときは、必要な範囲内で、適正かつ公正な手段により収集しなければならない。 (目的外利用等の禁止)第７条 受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、個人情報等を、本契約の目的外に利用し、又は第三者に提供してはならない。 (個人情報等の持出し等の禁止)第８条 受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、個人情報等を受注者の事業所から送付及び持ち出し等してはならない。 30(複写等の禁止)第９条 受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、個人情報等が記録された電磁的記録又は書類等を複写し、又は複製してはならない。 (再委託の制限等)第10条 受注者は、発注者の承諾があるときを除き、個人情報等を取扱う業務等について、他に委託(他に委託を受ける者が受注者の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。 )である場合も含む。 以下同じ。 )してはならない。 ２ 受注者は、前項の規定に基づき他に委託する場合には、その委託を受ける者に対して、本特約条項に規定する受注者の義務を負わせなければならない。 ３ 前２項の規定は、第１項の規定に基づき委託を受けた者が更に他に委託する場合、その委託を受けた者が更に他に委託する場合及びそれ以降も同様に適用する。 ※ 請け負わせる場合又は下請けさせる場合は、「委託し(する)」を「請負わせ(わせる)」又は「下請けさせ(させる)」に、「委託を受ける(受けた)者」を「請負わせる(わせた)者」又は「下請けさせる(させた)者」とする。 (返還等)第11条 受注者は、発注者から提供を受け、又は受注者自らが収集し、若しくは作成した個人情報等が記録された電磁的記録又は書類等について、不要となったときは速やかに、本契約終了後は直ちに発注者に返還し又は引渡さなければならない。 ２ 受注者は、個人情報等が記録された電磁的記録又は書類等について、発注者の指示又は承諾により消去又は廃棄する場合には、復元又は判読が不可能な方法により行わなければならない。 (事故等の報告)第12条 受注者は、本特約条項に違反する事態が生じた、又は生じるおそれのあるときは、直ちに発注者に報告し、発注者の指示に従わなければならない。 (管理状況の報告等)第13条 受注者は、個人情報等の管理の状況について、発注者が報告を求めたときは速やかに、本契約の契約期間が１年以上の場合においては契約の始期から６か月後の月末までに(以降は、直近の報告から１年後の月末までに)、書面(別紙様式２)により報告しなければならない。 ２ 発注者は、必要があると認めるときは、前項の報告その他個人情報等の管理の状況について調査(実地検査を含む。 以下同じ。 )することができ、受注者はそれに協力しなければならない。 ３ 受注者は、第１項の報告の確認又は前項の調査の結果、個人情報等の管理の状況について、発注者が不適切と認めたときは、直ちに是正しなければならない。 (取扱手順書)第14条 受注者は、本特約条項に定めるもののほか、別添「個人情報等に係る取扱手順書」に従い個人情報等を取扱わなければならない。 (契約解除及び損害賠償)第15条 発注者は、受注者が本特約条項に違反していると認めたときは、本契約の解除31及び損害賠償の請求をすることができる。 本特約条項締結の証として本書２通を作成し、発注者と受注者が記名押印の上、各自１通を保有する。 令和 年 月 日発注者 住所 福岡県福岡市中央区長浜二丁目2番地4氏名 独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 印受注者 住所氏名印32(別添)個人情報等に係る取扱手順書個人情報等については、取扱責任者による監督の下で、以下のとおり取り扱うものとする。 １ 個人情報等の秘密保持について個人情報等を第三者に漏らしてはならない。 ※業務終了後についても同じ２ 個人情報等の保管について個人情報等が記録されている書類等(紙媒体及び電磁的記録媒体をいう。 以下同じ。 )及びデータは、次のとおり保管する。 (1) 書類等受注者の事務所内のキャビネットなど決められた場所に施錠して保管する。 (2) データ① データを保存するＰＣ及び通信端末やＵＳＢメモリ、外付けハードディスクドライブ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ－Ｒ等の記録機能を有する機器・媒体、又はファイルについては、暗号化及びパスワードを設定する。 また、そのアクセス許可者は業務上必要最低限の者とする。 ② ①に記載するＰＣ及び機器・媒体については、受注者が支給及び管理するもののみとする。 ※私物の使用は一切不可とする。 ３ 個人情報等の送付及び持出し等について個人情報等は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、受注者の事務所から送付及び持ち出し等してはならない。 ただし、発注者の指示又は承諾により、個人情報等を送付及び持ち出しをする場合には、次のとおり取り扱うものとする。 (1) 送付及び持出しの記録等台帳等を整備し、記録・保管する。 (2) 送付及び持出し等の手順① 郵送や宅配便複数人で宛先住所等と封入文書等に相違がないことを確認し、送付する。 ② ファクシミリ原則として禁止する。 ただし、やむを得ずファクシミリ送信を行う場合は、次の手順を厳守する。 ・送信先への事前連絡・複数人で宛先番号の確認・送信先への着信確認※初めての送信先の場合は、本送信前に、試行送信を実施すること33③ 電子メール個人情報等は、メールの本文中に記載せず、添付ファイルによる送付とする。 添付ファイルには、暗号化及びパスワードを設定し、パスワードは別途通知する。 また、複数の送信先に同時に送信する場合には、他者のメールアドレスが表示されないように、「bcc」で送信する。 ④ 持出し運搬時は、外から見えないように封筒やバック等に入れて、常に携行する。 ４ 個人情報等の収集について業務等において必要のない個人情報等は取得しない。 また、業務上必要な個人情報等のうち、個人情報を取得する場合には、本人に利用目的を明示の上、業務を処理するために必要な範囲内で、適正かつ公正な手段により収集しなければならない。 ５ 個人情報等の利用及び第三者提供の禁止について個人情報等は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、業務等の目的外に利用し、又は第三者に提供してはならない。 ６ 個人情報等の複写又は複製の禁止について個人情報等は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、個人情報等が記録された電磁的記録及び書類等を複写し、又は複製してはならない。 ７ 個人情報等の返還等について① 業務等において不要となった個人情報等は、速やかに発注者に返還又は引渡しをする。 ② 発注者の指示又は承諾により、個人情報等を、消去又は廃棄する場合には、シュレッダー等を用いて物理的に裁断する等の方法により、復元又は判読が不可能な方法により消去又は廃棄する。 ８ 個人情報等が登録された通信端末の使用について発注者の指示又は承諾により、通信端末に個人情報等を登録し、使用する場合には、次のとおり取り扱うものとする。 (1) パスワード等を用いたセキュリティロック機能を設定する。 (2) 必要に応じて、盗み見に対する対策(のぞき見防止フィルタの使用等)、盗難・紛失に対する対策(通信端末の放置の禁止、ストラップの使用等)により、安全確保のために必要な措置を講ずることに努める。 (3) 電話帳への個人の氏名・電話番号・メールアドレス等の登録(住所及び個人を特定できる画像は登録しない。 )は、業務上必要なものに限定する。 (4) 個人情報等が含まれたメール(添付されたファイルを含む。 )及び画像は、業務上不要34となり次第、消去する。 ９ 事故等の報告個人情報等の漏えいが明らかになったとき、又はそのおそれが生じたときは、直ちに発注者に報告する。 10 その他留意事項独立行政法人は、「独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号)に基づき、個人情報を取り扱わなければならない。 この法律の第７条第２項において、『独立行政法人等から個人情報の取扱いの委託を受けた者が受託した業務を行う場合には、保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。 』と規定されており、業務受注者についても本法律の適用対象となる。 したがって、本法律に違反した場合には、第50条及び第51条に定める罰則規定により、懲役又は罰金刑に処される場合があるので、留意されたい。 11 特記事項※必要に応じ記載35令和 年 月 日株式会社＊＊＊＊＊代表取締役 ＊＊ ＊＊ 印個人情報等に係る管理及び実施体制契約件名：令和6年度 九州支社業務用自動車の借入１ 取扱責任者及び取扱者部 署氏 名 取扱う範囲等役 職取扱責任者○○部△△課課長取 扱 者○○部△△課＊＊＊地区に係る～～～係長○○部△△課＊＊＊地区に係る～～～主任○○部△△課＊＊＊地区に係る～～～２ 管理及び実施体制図(様式任意)別紙様式１36令和 年 月 日独立行政法人都市再生機構九州支社支社長 間瀬 昭一 殿株式会社＊＊＊＊＊代表取締役 ＊＊ ＊＊ 印個人情報等の管理状況次の契約における個人情報等の管理状況について、下記のとおり、報告いたします。 契約件名：令和6年度 九州支社業務用自動車の借入記１ 確 認 日 令和 年 月 日２ 確 認 者 取扱責任者 ○○ ○○３ 確認結果 別紙のとおり以 上別紙様式２37(別紙)管理状況の確認結果【管理する個人情報等】確 認 内 容確認結果備考１ 管理及び実施体制令和 年 月 日付けで提出した「個人情報等に係る管理及び実施体制」のとおり、管理及び実施している。 ２ 秘密の保持個人情報等を第三者に漏らしていない。 ３ 安全確保の措置個人情報等について、漏えい、滅失及びき損の防止その他の適正な管理のための必要な措置を講じている。 《個人情報等の保管状況》①個人情報等が記録された電磁的記録及び書類等は、受注者の事務所内のキャビネットなど決められた場所に施錠して保管している。 ②データを保存するＰＣ及び通信端末やＵＳＢメモリ、外付けハードディスクドライブ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ－Ｒ等の記録機能を有する機器・媒体、又はファイルについては、暗号化及びパスワードを設定している。 ③アクセス許可者は業務上必要最低限の者としている。 ④②に記載するＰＣ及び機器・媒体については、受注者が支給及び管理しており、私物の使用はしていない。 《個人情報等の送付及び持出し手順》①発注者の指示又は承諾があるときを除き、受注者の事務所から送付又は持出しをしていない。 ②送付及び持出しの記録を台帳等に記載し、保管している。 ③郵送や宅配便について、複数人で宛先住所等と封入文書等に相違がないことを確認し、送付している。 38確 認 内 容確認結果備考④ＦＡＸについては、原則として禁止しており、やむを得ずＦＡＸ送信する場合は、次の手順を厳守している。 ・初めての送信先の場合は、試行送信を実施・送信先への事前連絡・複数人で宛先番号の確認・送信先への着信確認⑤ｅメール等について、個人情報等は、メールの本文中に記載せず、添付ファイルによる送付としている。 ⑥添付ファイルには、暗号化及びパスワードを設定し、パスワードは別途通知している。 ⑦１回の送信において送信先が複数ある場合には、他者のメールアドレスが表示されないように、「bcc」で送信している。 ⑧持出しについて、運搬時は、外から見えないように封筒やバック等に入れて、常に携行している。 ４ 収集の制限個人情報等を収集するときは、業務を処理するために必要な範囲内で、適正かつ公正な手段により収集している。 《個人情報等の取得等手順》①業務上必要のない個人情報等は取得していない。 ②業務上必要な個人情報等のうち、個人情報を取得する場合には、本人に利用目的を明示している。 ５ 利用及び提供の禁止個人情報等を契約の目的外に利用し、又は第三者に提供していない。 ※発注者の指示又は承諾があるときを除く。 ６ 複写又は複製の禁止個人情報等が記録された電磁的記録及び書類等を複写し、又は複製していない。 ※発注者の指示又は承諾があるときを除く。 ７ 再委託の制限等個人情報等を取扱う業務について、他に委託(他に委託を受ける者が受注者の子会社である場合も含む。 )し、又は請け負わせていない。 ※発注者の承諾があるときを除く。 【再委託、再々委託等を行っている場合】再委託先、再々委託先等に対して、特約条項に規定する受注者の義務を負わせている。 ８ 返還等①業務上不要となった個人情報等は、速やかに発注者に返還又は引渡しをしている。 ②個人情報等を消去又は廃棄する場合には、シュレッダー等を用いて物理的に裁断する等の方法により、復元又は判読が不可能な方法により39確 認 内 容確認結果備考消去又は廃棄している。 ９ 通信端末の使用①パスワード等を用いたセキュリティロック機能を設定している。 ②必要に応じて、盗み見に対する対策(のぞき見防止フィルタの使用等)、盗難・紛失に対する対策(通信端末の放置の禁止、ストラップの使用等)により、安全確保のために必要な措置を講ずることに努めている。 ③電話帳への個人の氏名・電話番号・メールアドレス等の登録(住所及び個人を特定できる画像は登録しない。 )は、業務上必要なものに限定している。 ④個人情報等が含まれたメール(添付されたファイルを含む。 )及び画像は、業務上不要となり次第、消去している。 10 事故等の報告特約条項に違反する事態が生じ、又は生じるおそれのあることを知ったときは、直ちに発注者に報告し、指示に従っている。 11 取扱手順書の周知・徹底個人情報等の取扱者に対して、取扱手順書の周知・徹底を行っている。 12 その他報告事項(任意記載のほか、取扱手順書等特記事項があればその対応を記載する。 )※ 確認結果欄等への記載方法確認結果 記載事項適切に行っている ○一部行っていない △行っていない ×該当するものがない －＊「△」及び「×」については備考欄にその理由を記載する。 40別 添独立行政法人が行う契約に係る情報の公表について独立行政法人が行う契約については、「独立行政法人の事務・事業の見直しの基本方針」(平成 22 年 12 月 7 日閣議決定)において、独立行政法人と一定の関係を有する法人と契約をする場合には、当該法人への再就職の状況、当該法人との間の取引等の状況について情報を公開するなどの取組を進めるとされているところです。 これに基づき、以下のとおり、当機構との関係に係る情報を当機構のホームページで公表することとしますので、所要の情報の当方への提供及び情報の公表に同意の上で、応札若しくは応募又は契約の締結を行っていただくよう御理解と御協力をお願いいたします。 なお、案件への応札若しくは応募又は契約の締結をもって同意されたものとみなさせていただきますので、ご了知願います。 また、応札若しくは応募又は契約の締結を行ったにもかかわらず情報提供等の協力をしていただけない相手方については、その名称等を公表させていただくことがあり得ますので、ご了知願います。 (1) 公表の対象となる契約先次のいずれにも該当する契約先① 当機構との間の取引高が、総売上高又は事業収入の 3 分の 1 以上を占めていること② 当機構において役員を経験した者(役員経験者)が再就職していること又は課長相当職以上の職を経験した者(課長相当職以上経験者)が役員、顧問等として再就職していること(2) 公表する情報上記に該当する契約先について、契約ごとに、工事、業務又は物品購入等契約の名称及び数量、契約締結日、契約先の名称、契約金額等と併せ、次に掲げる情報を公表します。 ① 当機構の役員経験者及び課長相当職以上経験者(当機構 OB)の人数、職名及び当機構における最終職名② 当機構との間の取引高③ 総売上高又は事業収入に占める当機構との間の取引高の割合が、次の区分のいずれかに該当する旨3 分の 1 以上 2 分の 1 未満、2 分の 1 以上 3 分の 2 未満又は 3 分の 2 以上④ 1 者応札又は 1 者応募である場合はその旨(3) 当方に提供していただく情報① 契約締結日時点で在職している当機構ＯＢに係る情報(人数、現在の職名及び当機構における最終職名等)② 直近の事業年度における総売上高又は事業収入及び当機構との間の取引高(4) 公表日契約締結日の翌日から起算して 72 日以内以 上