紙媒体の行政文書の電子媒体化役務（その２）

紙媒体の行政文書の電子媒体化役務（その２） 支担官第４００号令和６年８月１９日支出負担行為担当官防衛省大臣官房会計課会計管理官 福田 裕之( 公 印 省 略 )公 告下記により入札を実施するので、入札心得及び契約条項等を了承の上、参加されたい。 記１．入札に付する事項調達番号 件 名 内容 履行場所 履行期間情-I-044 紙媒体の行政文書の電子媒体化役務(その２) 仕様書のとおり 仕様書のとおり自：令和６年１０月４日至：令和７年３月３１日２．入札方式 一般競争入札(電子調達システム(政府電子調達(ＧＥＰＳ))対象案件)３．入札日時 令和６年１０月４日(金)１０：３０４．入札場所 防衛省市ヶ谷庁舎Ｅ２棟３階入札室５．参加資格 (１)予算決算及び会計令第７０条の規定に該当しない者であること。 なお、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は、同条中、特別の理由がある場合に該当する。 (２)予算決算及び会計令第７１条の規定に該当しない者であること。 (３)令和04・05・06年度防衛省競争参加資格(全省庁統一資格)「役務の提供等」のC等級以上に格付けされ、関東・甲信越地域の競争参加資格を有するもの。 (４)防衛省から「装備品等及び役務の調達に係る指名停止等の要領」に基づく指名停止の措置を受けている期間中の者でないこと。 (５)前号により、現に指名停止を受けている者と資本関係又は人的関係のある者であって、当該者と同種の物品の売買又は製造若しくは役務請負について防衛省と契約を行おうとする者でないこと。 (６)適合条件を満たすことを証明する書類を期日までに提出し承認を得た者であること。 (別紙参照)６．入札方法 落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１０％に相当する額を加算した額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。 )をもって落札価格とするので、入札者は、消費税等に係る課税事業者であるか免税業者であるかを問わず、見積もった契約金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。 ７．入札保証金及び契約保証金 免 除８．入札の無効 ５の参加資格のない者のした入札または入札に関する条件に反した入札は無効とする。 ９．契約書作成の要否 要10．適用する契約条項 役務等契約条項、談合等の不正行為に関する特約条項、暴力団排除に関する特約条項、特定秘密の保護に関する特約条項、秘密の保全に関する特約条項、秘密等の保全又は保護の確保に関する違約金条項、装備品等及び役務の調達における情報セキュリティの確保に関する特約条項、情報システムの調達に係るサプライチェーン・リスク対応に関する特約条項11．そ の 他(１)細部入札要領については別途配布する「一般競争入札の案内について」(以下、入札案内)のとおり。 (２)入札案内受領の際、資格審査結果通知書(全省庁統一資格)の写しを提示すること。 (３)原則、現に指名停止を受けている者の下請負については認めないものとする。 ただし、真にやむを得ない事由を防衛省が認めた場合には、この限りではない。 (４)この一般競争に参加を希望するものは、適合条件を満たすことを証明する書類を令和６年９月６日(金)１２：００までに提出しなければならない。 (５)入札に関する条件 仕様書3.3 a)～e)に定める本業務の実施体制並びに仕様書9 a)～c) に定める契約の履行体制に関する資料を提出し、適合すると認められること(提出期限：令和６年９月６日(金)１２：００。 必要に応じ追加資料の提出を求めることがある。 )。 (６)本案件は、府省共通の「電子調達システム」(https://www.p-portal.go.jp)を利用した応札及び入開札手続により実施するものとする。 ただし、電子調達システムによりがたい者は、「紙」による入札書等の提出も可とするが、郵便入札については、令和６年１０月２日(水)までに、下記担当者必着分を有効とする。 (７)落札者が、１０に掲げる契約条項のほか、中小企業信用保険法第２条第１項に規定する中小企業者である場合は、「債権譲渡制限特約の部分的解除のための特約条項」を別途適用する。 (８)入札案内の交付場所、契約条項を示す場所及び問合せ先〒162-8801 東京都新宿区市谷本村町５－１ (庁舎Ａ棟10階)※顔写真付の身分証明書を持参すること。 受付時間 ９：３０～１８：１５(１２：００～１３：００までの間を除く)また、入札案内のメール配布を希望する者は、以下のとおりメールを送信すること。 メールアドレス：naikyoku_chotatsu_mailmagazine@ext.mod.go.jpメール件名 ：「件名：○○○」 入札案内送信依頼添付ファイル ：資格審査結果通知書(全省庁統一資格)の写し防衛省大臣官房会計課契約係 黒田 電話 03-3268-3111 内線20822- 1 -仕 様 書件名紙媒体の行政文書の電子媒体化役務(その２)仕様書番号作成年月日 令和６年８月６日大臣官房文書課公文書監理室1 総則1.1 適用範囲この仕様書は、紙媒体の行政文書の電子媒体化(以下「本役務」という。 )について適用する。 1.2 引用文書等この仕様書に引用する次の文書は、この仕様書に規定する範囲内において、仕様書の一部を成すものであり、入札書又は見積書の提出時における最新版を適用するものとする。 なお、引用文書の定める事項がこの仕様書の内容と異なる場合は、この仕様書の内容を優先する。 a) 引用文書1) 「公文書等の管理に関する法律」(平成２１年法律第６６号)2) 「日米相互防衛援助協定等に伴う秘密保護法」(昭和２９年法律第１６６号)3) 「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」(平成１１年法律第４２号)4) 「特定秘密の保護に関する法律」(平成２５年法律第１０８号)5) 「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」(平成３１年３月２５日内閣総理大臣決定)6) 「スキャナ等を利用して紙媒体の行政文書を電子媒体に変換する場合の扱いについて」(令和４年２月１０日内閣府大臣官房公文書管理課長)7) 「装備品等及び役務の調達における情報セキュリティの確保について(通達)」(防装庁(事)第１３７号。 令和４年３月３１日)8) 「秘密保全に関する訓令」(平成１９年防衛省訓令第３６号)9) 「防衛装備庁における秘密保全に関する訓令」(平成２７年防衛装備庁訓令第２６号)10) 「防衛省行政文書管理規則」(平成２３年防衛省訓令第１５号)11) 「防衛装備庁行政文書管理規則」(平成２７年防衛装備庁訓令第５号)12) 「環境物品等の調達の推進に関する基本方針」(令和５年１２月２２日変更閣議決定)13) 「ＩＴ利用装備品等及びＩＴ利用装備品等関連役務の調達におけるサプライチェーン・リスクへの対応について(通知)」(装管調第８０７号。 令和３年１月２１日)14) 「取扱い上の注意を要する文書等及び注意電子計算機情報の取扱いについて(通達)」(防防調第４６０８号。 １９．４．２７)b) 関連文書1) 「防衛省行政文書管理細則(通達)」(防官文第６１４７号。 令和４年３月３０日)- 2 -2) 「防衛装備庁行政文書管理細則について(通達)」(装官総第１１７６０号。 令和５年６月２９日)3) 「行政文書の管理に関するガイドライン」(令和６年２月９日内閣総理大臣決定)4) 「行政文書の管理に関するガイドラインの細目等を定める公文書管理課長通知」(令和４年２月１０日内閣府大臣官房公文書管理課長)5) 「防衛省の情報保証に関する訓令」(平成１９年防衛省訓令第１６０号)6) 「防衛装備庁の情報保証に関する訓令」(平成２７年防衛装備庁訓令第１２号)7) 「防衛省本省の情報公開に関する訓令」(平成１３年防衛庁訓令第３９号)8) 「防衛装備庁の情報公開に関する訓令」(平成２７年防衛装備庁訓令第３０号)9) 「国等による環境物品等の調達の推進等に関する法律」(平成１２年法律第１００号)1.3 用語の定義この仕様書で用いる主な用語の定義は、次による。 ○ 行政文書 「防衛省行政文書管理規則」及び「防衛装備庁行政文書管理規則」に定める行政文書をいう。 ただし、本役務においては、「日米相互防衛援助協定等に伴う秘密保護法」、「特定秘密の保護に関する法律」、「秘密保全に関する訓令」及び「防衛装備庁における秘密保全に関する訓令」に基づき取り扱う行政文書を除くものとする。 ○ 紙媒体の行政文書ファイル等 行政文書ファイル管理簿に登録されている行政文書ファイル等のうち、媒体種別が「紙」又は「電子及び紙」となっているものを指す(行政文書ファイル等は、相互に密接な関連を有する行政文書がまとめられている一の集合物及び単独で管理することが適当であると認める行政文書を指している。 )。 ただし、本役務においては、「日米相互防衛援助協定等に伴う秘密保護法」、「特定秘密の保護に関する法律」、「秘密保全に関する訓令」及び「防衛装備庁における秘密保全に関する訓令」に基づき取り扱う行政文書を含む行政文書ファイル等を除くものとする。 ○ 電子媒体化 本役務においては、「スキャナ等を利用して紙媒体の行政文書を電子媒体に変換する場合の扱いについて」に基づき、紙媒体の行政文書を電子媒体に変換することを指す。 2 本役務に関する要求2.1 本役務の背景及び目的行政文書は、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること、また、文書管理業務及び情報公開業務は、防衛省内の多くの職員が実施するものであることに鑑み、文書管理業務及び情報公開業務には正確性と効率性を追求する必要がある。 しかし、防衛省で保有している行政文書の多くは紙媒体を正本・原本としているため、紙媒体の行政文書の管理に係る業務は職員の手作業によらざるを得ず、行政文書の所在把握や管理状況のチェックへの支障、管理業務に係る作業の漏れ・誤りや作業の負担等の問題がある。 このため、平成３１年３月に示された「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」等の政府の方針も踏まえながら、防衛省における行政文書の電子的管理の- 3 -実現に向けた各種の取組・検討を行っている。 令和３年度に、内閣府が紙媒体の行政文書を電子媒体に変換することで、変換後の電子媒体の行政文書を正本として管理できることを各行政機関に通知したことを受けて、防衛省では、内閣府が示した手順に従い、これまでに作成し、又は取得した紙媒体の行政文書ファイル等のうち、可能な限り速やかに電子媒体に変換し、電子媒体を正本として管理する方針である。 しかしながら、これまでに作成し、又は取得した紙媒体の行政文書については、その量が膨大であるとともに、一部は紙質の劣化などが起きていることから、各文書管理者で電子媒体化を実施することは行政文書の毀損や作業漏れを招く可能性があるとともに、職員に多大な作業負担を与えることになる。 近年、官民問わず紙文書の電子化のニーズが高まっているところ、専門的なサービスを提供する民間企業等が増加しており、紙文書の電子化の技術が向上していると承知している。 これを踏まえれば、防衛省で保有する紙媒体の行政文書ファイル等についても、民間企業等のサービスを活用して適切かつ効率的に電子媒体に変換できると考えられることから、令和４年度から、民間企業等のサービスを活用して、電子媒体化を進めることとした。 2.2 本役務の内容本役務では、防衛省で保有している紙媒体の行政文書について、電子媒体化を実施する。 具体的な内容を以下のとおり示す。 ① 電子媒体化に関する作業は、契約相手方(下請負者を含む。 )(以下「契約相手方」という。 )の事業所等(以下「事業所等」という。 )で行うものとする。 その際、情報セキュリティの観点から、本役務の実施のための専用区画を設け、同区画で作業を行うものとする。 なお、専用区画及び③に示す保管場所(以下「専用区画等」という。 )への入退室管理を厳格に実施すること。 専用区画等内での作業の様子がカメラ等で記録されていること並びに専用区画等に私物のパソコン等やスマートフォン、外部記憶媒体を持込むこと及び専用区画等でのこれらの機器の使用を禁止していることが予めルールとして定められているものとする。 ② 事業所等は、官側から受領した電子媒体化を行う紙媒体の行政文書ファイル等(以下「対象ファイル等」という。 )を安全に保管場所に移動することを確保するために、専用のトラックヤード又はこれに準じる設備を有しているものとする。 また、受領した対象ファイル等は、事務所等に設けられた施錠付きの部屋又は施錠付きキャビネット等に保管するものとする。 ③ 以下に示す対象ファイル等に含まれる行政文書を電子媒体化するものとする(実際に電子媒体化の対象となる行政文書の冊数や枚数、頁数などは、契約後に確定することとする。 )。 なお、納品後の不具合対応で追加の移送が必要となった場合は、別途対応するものとする。 搬出時の対象ファイル等の梱包と搬入時のキャビネットへの格納は、契約相手方にて対応するものとする。 ⑥ 電子媒体化に当たっては、紙媒体の行政文書と同程度の見読性が維持されるような解像度(３００ｄｐｉ以上)を確保し、フルカラーで読取りを行うものとする。 その際、紙媒体の行政文書の内容が漏れなく電子媒体に変換された行政文書に確実に反映されていることを確認するものとする(ページの脱漏、実質的に文字の滲みやコントラスト不備による解読困難である状態などが発生した場合は、「公文書等の管理に関する法律」との関係で紛失、誤廃棄となることに留意する。 )。 なお、文書に貼り付けられている付箋(付箋に文字等が記載されているものに限る。 付箋により文字列、画像等が隠れる場合は、光学文字認識(ＯＣＲ)処理による検索性を阻害しない箇所の余白(行政文書の四辺(上下左右)の内側にある文字や図表などが配置されていない部分)又は白紙ページに移動する。 その際に接着剤付き補修テープ(セロハン粘着テープ、メンディングテープ等)を使用しないこと。 スキャンする際に付箋の固定が必要であれば、紙を傷めずに張り直しのできる弱粘着タイプののりを付箋の短辺のサイズに限り使用する。 インデックスタブは、添付されたまま電子媒体化を行うものとし、カラーインデックス及びインデックスタブのある仕切り紙を除き、白紙ページは原則として取り除くものとする。 将来に渡って保存、利用される可能性があることを考慮し、電子媒体化を行うこと。 電子媒体に変換された行政文書ファイル等に対し、ＯＣＲ処理を行うものとする。 ＯＣＲ処理時の文書イメージの解像度は、識字率を考慮して５００ｄｐｉ以上とし、処理が完了- 5 -したデータはファイルサイズが大きくならないように圧縮するものとする(ただし、３００ｄｐｉ以上の解像度は確保するものとする。 )。 電子媒体に変換され、ＯＣＲ処理を行った行政文書ファイル等(以下「納品データ」という。 )は、外付けＨＤＤ、ＤＶＤ等の記録メディアに格納の上、紙媒体の行政文書ファイル等とともに官側に移送し、官側の受領確認を得るものとする。 その際、納品データについてはウイルスチェックを行った上で防衛省市ヶ谷地区に移送するとともに、官側の受領確認後から本役務の終了までの間に、契約相手方において保有するデータ(電子媒体化の対象となる紙媒体の行政文書ファイル等に関するもので、電子媒体化を円滑に行うために収集、作成したものも含む。 )を削除するものとする。 また、ウイルスチェックを行った際の記録(ウイルス対策ソフト名、パターンファイルのバージョン、実施日等)を提出するものとする。 ⑦ 紙媒体の行政文書ファイル等は電子媒体化の作業前の状態に戻した上で、返却するものとする。 ただし、文書の順番が元のとおりであれば、付箋(付箋に文字等が記載されているものを除く。 )やクリップ、ホチキス留めは外した状態でも構わないものとする。 官側に納入された納品データの内容に不備等が確認された場合は、官側から再度作業を依頼することとなる(この場合は3.1に示す役務期間終了日までに確実に納入することとする。 )。 納品データのファイル形式はＰＤＦ／Ａ形式とし、⑤の電子媒体化により作成されたデータを記録メディアに格納する際のファイル名及びフォルダ階層について、事前に官側と調整を行い、承認を得るものとする。 その際、ファイルの生成単位として、パイプ式ファイル等１冊あたり１ファイルで納品するものとする。 ただし、１ファイルの容量の上限を２００ＭＢ未満とし、２００ＭＢ以上となる場合は、分割を行うこと。 また、ファイル名とファイルサイズの一覧を作成するものとする。 ⑧ 電子媒体化の実施において、紙媒体の行政文書ファイル等の破損防止として、自動紙送りのローラーの機構を有する機器を利用しない等の対策がなされているものとする。 また、品質検査の工程が設けられているものとする(適切かつ効率的に作業が実施できるようシステムで品質を担保する仕組みであることが望ましい。 )。 ⑨ 電子媒体化に係る作業について、対象ファイル等がいつ電子媒体化されたのか等、記録を残すものとする。 納品データに不備があった場合、不備の内容やいつどのように対応したのかについても記録を残すこと。 記録の様式や方法については、官側と調整を行い、承認を得るものとする。 ⑩ 本役務の作業に関する実施要領及び手順書等を契約後速やかに作成し、官側の承認を得るものとする。 2.3 本役務の実施要領2.3.1 実施計画書の作成契約相手方は、本役務の実施に先立ち、契約後速やかに、次の事項を記載した実施計画書を作成し、官側の承認を得るものとする。 ① 役務の実施内容及び細部項目- 6 -② 役務の日程③ 役務の実施要領なお、実施計画書に変更等が生じた場合には、遅滞なく大臣官房文書課支出負担行為担当官補助者(以下「支出負担行為担当官等」という。 )の承認を得るものとする。 2.3.2 本役務の実施実施計画書に基づき、2.2を実施し、その結果について、5の表２の期限までに、納入品を提出するものとする。 2.3.3 進捗状況の定期的な報告等本役務の実施に当たり、2.2 の進捗状況及び生起する課題を管理することとし、その内容について、官側に対して２週間毎に報告(以下「定期報告」という。 )を行うこと。 また、定期報告その他2.2を実施するために必要な打合せを実施した場合は、速やかに打合せ記録を作成し、官側の承認を得る。 2.3.4 その他a) 本役務では、対象ファイル等の移送及び電子媒体化が行われるところ、対象ファイル等の完全性(ファイル等に含まれる文書の枚数等)の保証について、官側及び契約相手方それぞれが責任を有する範囲を以下のとおり定める。 ○ 官側が責任を有する範囲対象ファイル等搬出入場所において、運送役務を行う業者に対象ファイル等を引き渡すまで及び2.2を終え、対象ファイル等搬出入場所に移送された対象ファイル等の受領確認が完了した後○ 契約相手方が責任を有する範囲対象ファイル等搬出入場所において、官側から運送役務を行う業者に対象ファイル等を引き渡した時点から2.2を終え、対象ファイル等搬出入場所に移送された対象ファイル等の受領確認が完了するまでの間b) 契約相手方が責任を有する範囲において、対象ファイル等の完全性及び機密性が損なわれた場合(紛失、誤廃棄、欠損、情報漏洩等)又は損なわれたと疑われる場合は、契約相手方は速やかに官側に報告し、官側の指示を仰ぐ。 なお、事柄の内容によっては、防衛省において対外公表を行う場合があることに留意する。 c) 対象ファイル等は「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」に基づく開示請求や国会議員からの資料要求等の対象となる可能性があるため、作業中に官側から求めがあった場合は、速やかに官側が指定する行政文書ファイル等の電子媒体化を行い、納品データと共に事業所等から搬出を行った対象ファイル等搬出入場所に移送するものとする。 なお、官側からの求めがあってから３営業日以内に対象ファイル等搬出入場所に移送が完了することを想定しているが、細部については、事前に官側と協議の上決定するものとする。 3 本役務に関する要件等3.1 本役務期間契約締結日から令和７(２０２５)年３月３１日(月)までの期間とする。 - 7 -3.2 本役務実施場所対象ファイル等搬出入場所及び契約相手方が官側と調整し、官側が承認した場所とする。 3.3 本役務の実施に係る体制及び要件a) 契約の履行に必要な業務に従事する者、かつ、履行中に知り得た情報の保全を確実に行うことができる者(以下「業務従事者」という。 )を確保するとともに、履行に際して、業務実施責任者を定めること。 b) 本役務を実施する上で、役務の進捗状況等についての確認、照会に極短期間で対応するために必要な自社又はこれに準ずるビジネスネットワークを現に保有又は確保できること。 c) 本役務の履行に際し、官からの質問、検査及び資料の提示等の指示に応じなければならない。 修正及び改善要求があった場合には、別途協議の場を設けて対応を決定する。 d) 業務従事者が、前記a)に掲げるもののほか、履行に必要若しくは有用な、又は背景となる経歴、知見、資格、語学(母語及び外国語能力)、文化的背景(国籍等)、業績等を有すること。 e) 業務従事者のうち少なくとも１名は本役務に専従することとし、その他の者については、他の手持ち業務等との関係において、本役務の履行に必要な業務所要に対応できる態勢にあること。 3.4 業務従事者の交代契約相手方は、官が技術レベル、資質、態度等が業務の円滑な実施に支障があると認めた業務従事者について、他の業務従事者への交代を行うこと。 3.5 サプライチェーン・リスクへの対応本役務の実施にあたり、契約相手方は、対象ファイル等及び5に示す納入品について、情報の漏えい若しくは破壊又は障害等のリスク(未発見の意図せざる脆弱性を除く。 )が潜在すると知り、又は知り得べきソースコード、プログラム、電子部品、機器等の埋込み又は組込みその他官の意図せざる変更を行わず、かつ、そのために必要な相応の管理を行うものとする。 4 提出書類契約相手方は、表１に示す提出書類を提出し、官側の承認を得るものとする。 - 8 -表１：提出書類書類の名称 部数 提出期限 備考実施計画書 1契約後速やかに並びに必要の都度電子媒体作業に関する実施要領及び手順書等1 契約後速やかに 電子媒体第三者従事届 1 必要の都度 紙媒体打合せ資料 1 随時電子媒体打合せ議事録 1 打合せ終了後速やかに5 納入品納入品は、表２のとおりとする。 なお、納入に先立ち官側の承認を得るものとする。 表２：納入品納入品 納入期限 備考作業記録令和７(２０２５)年３月３１日(月)まで電子媒体納品データ令和７(２０２５)年１月３１日(金)まで(※１)(※１)納入後に不備等が確認された場合は、令和７(２０２５)年２月２８日(金)までに再度納入するものとする。 官側が指定した方法で納品(※２)(※２)記録メディア毎にウイルスチェックを実施した記録も併せて提出するものとする。 6 納入場所〒１６２－８８０１ 東京都新宿区市谷本村町５－１防衛省大臣官房文書課公文書監理室7 検査本仕様書に基づき、支出負担行為担当官補助者が実施するものとする。 8 情報の保全契約を履行する一環として収集、整理、作成等した情報の取扱いについて、下記のとおりとする。 a) 契約相手方は、契約を履行する一環として収集、整理、作成等した全ての情報を、「装備品等及び役務の調達における情報セキュリティの確保について(通達)」の２(1)における保護すべき情報として、同通達別紙「装備品等及び役務の調達における情報セキュリティ- 9 -の確保に関する特約条項」及び添付資料「調達における情報セキュリティ基準(以下、「情報セキュリティ基準)という。 」に基づき、適切に管理すること。 また、保護すべき情報に該当しない非公知の情報は、これらに準じて適切に管理すること。 なお、細部については表３のとおりとする。 表３：保護情報保護すべき情報 保護すべき情報の詳細企業で取り扱う際の留意事項備 考「取扱い上の注意を要する文書等及び注意電子計算機情報の取扱いについて」の第１章第１第２項第１号又は第２号に該当する取扱い上の注意を要する文書電子媒体化の対象となる紙媒体の行政文書ファイル及び単独で管理している行政文書(以下「行政文書ファイル等」という。 )に含まれる「部内限り」、「注意」又は「対外厳秘」と明記されている情報行政文書ファイルの一部に保護すべき情報が含まれる場合は、行政文書ファイル全体を保護の対象とする。 納品データ(紙媒体の行政文書ファイル等を電子媒体に変換したもの)も紙媒体の行政文書ファイル等と同様に管理するものとする。 b) 業務関係書類の作成等を行うパソコンについては、情報の流出について万全を期すために、ファイル交換ソフトをインストールしていないものを使用するとともに、ウイルス対策ソフトをインストールした上で、ウイルス定義ファイルを常に最新のものとすること。 第三者を従事させる場合も同様とする。 また、契約相手方は、情報セキュリティ対策を情報セキュリティ基準に基づき、実施するものとする。 c) 契約相手方は、契約終了後、接受、作成、製作又は複製した保護すべき情報を復元できないように確実な方法により破棄し、その旨を記録した上で官側に報告するものとする。 9 体制の確保契約相手方は、保護すべき情報及び保護すべき情報に該当しない非公知の情報(以下「保護すべき情報等」という。 )の取扱いに当たり、次の履行体制を確保すること。 また、これを変更した場合には、遅滞なく官側に通知すること。 a) 保護すべき情報について、保護を要さないことについて官側の確認を受けるまでの間、契約を履行する一環として契約相手方が収集、整理、作成等した全ての情報が保護すべき情報として取り扱われることを保障する履行体制b) 保護すべき情報等について、官側の同意を得て指定した取扱者以外の者に取り扱わせないことを保障する履行体制c) 保護すべき情報等について、官側が書面により個別に許可した場合を除き、契約相手方に係る親会社、地域統括会社、ブランド・ライセンサー、フランチャイザー、コンサルタントその他の契約相手方に対して、指導、監督、業務支援、助言、監査等を行う者を含む一切の契約相手方以外の者に対して伝達又は漏えいされないことを保障する履行体制- 10 -10 その他の指示10.1 貸付品契約相手方は、本役務の実施に必要な官の保有する資料等について、官側と細部を協議の上、無償で貸し付け又は閲覧することができる。 10.2 官の支援契約相手方は、本役務の実施に当たり官の支援を必要とする場合には、官と調整の上、次の事項について無償で支援を受けることができる。 a) 現地調査を実施する際の諸調整b) 事務室、水、電気、端末及び内線電話の使用c) その他、官が必要と認めた事項10.3 所有権及び著作権a) 本役務によって作成した書面(電子媒体を含む。 )その他類似の派生物については、所有権及び著作権は、国に帰属するものとする。 ただし、契約相手方が本役務の以前から所有している著作権及び第三者の所有している著作権については、この限りではない。 b) 第三者が権利を有する著作物を使用する場合は、その著作権その他の権利を侵害しないことを確認すること。 10.4 本役務に従事する者の申請契約相手方は、本役務に従事する者について、業務関係者名簿を契約後速やかに作成し、支出負担行為担当官等に提出し、承認を得るものとする。 なお、本役務に従事する者の追加、変更等が生じた場合には、遅滞なく支出負担行為担当官等の承認を得るものとする。 10.5 第三者の従事契約相手方は、本役務の履行に当たり、第三者を従事させる場合には、あらかじめ当該第三者の事業者名等を届け出なければならない。 10.6 立入禁止場所等への立入り各機関等の長が定めた立入禁止場所に立ち入る場合は、各機関等の立入り手続に従い、実施するものとする。 10.7 国等による環境物品等の調達の推進等に関する法律の遵守調達物品等が「環境物品等の調達の推進に関する基本方針」の基準を満たすものであること。 ただし、基本方針の改定があった場合には、これに従うものとする。 - 11 -10.8 その他留意事項本役務の履行に当たっては、仕様書のほか、提案書に準拠すること。 10.9 疑義事項本仕様書に疑義が生じた場合は、速やかに支出負担行為担当官等と協議し、その指示に従うものとする。 - 12 -適合条件本役務では、以下の条件を満たすこと(ただし、本役務の一部を第三者に履行させる予定である場合は、当該第三者を含む履行体制全体として適合すればよいものとする。 )。 １ 応札者の要件a) 「スキャナ等を利用して紙媒体の行政文書を電子媒体に変換する場合の扱いについて」(府公第４６号(令和４年２月１０日)により廃止された「紙媒体を電子媒体に変換する場合の扱い、行政文書ファイルが紙媒体と電子媒体で混在する場合の管理の手順等について」を含む。 )を踏まえて、「公文書等の管理に関する法律」第２条第４項に規定する行政文書又は同第５項に規定する法人文書の電子化の役務(本役務と同等要件)を行った実績(現在受注し作業を行っている案件を含む。 )を有すること。 b) 契約相手方は品質保証体制について、ＩＳＯ９００１認証又はこれと同等の資格を取得していること。 また、情報セキュリティ管理体制についてＩＳＯ２７００１認証を取得していること。 c) 同種の業務において、情報漏洩事案を発生させていないこと。 ２ 役務要員の要件a) 業務実施責任者は、紙文書の電子化に関する業務において、プロジェクト管理の責任者としての実務経験を有すること。 また、下記のいずれかの資格を保有していること。 ・ プロジェクトマネージャ試験(独立行政法人情報処理推進機構(IPA))・ PMP(Project Management Professional、米国プロジェクトマネジメント協会)b) 情報システム、情報セキュリティ、文書管理及び紙文書の電子化等に関する専門知識を有すること。 業務従事者が全ての要素を満たさなければならないものではなく、各要素に専門知識を有する業務従事者を確保し、本役務の履行体制の全体として全ての要素を満たしていればよい。 業務従事者のうち少なくとも１名ずつ下記の①②の資格を保有していること。 業務従事者1名が①②の両方を保有している場合も可能とする。 ① 情報処理安全確保支援士(独立行政法人情報処理推進機構(IPA))又はこれと同等の能力が確認できる資格② 図書館司書資格、文書情報管理士(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)、準デジタルアーキビスト(特定非営利活動法人日本デジタルアーキビスト資格認定機構)又はこれと同等の能力が確認できる資格c) 2.2⑤を実施する業務従事者は、下記のいずれかの資格を保有していることが望ましい。 ・ 「情報処理の促進に関する法律」に基づく情報処理技術者試験のうち、ＩＴパスポート試験(独立行政法人情報処理推進機構(IPA))又はこれと同等の能力が確認できる資格・ 図書館司書資格、文書情報管理士(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)、デジタルアーカイブクリエータ(特定非営利活動法人日本デジタルアーキビスト資格認- 13 -定機構)又はこれと同等の能力が確認できる資格表 提出書類書類の名称 部数 提出期限 媒体 提出場所業務従事者名簿 １ 適合条件締切日まで 紙媒体防衛省大臣官房会計課応札者の要件に係る証明書類及び申告書1 適合条件締切日まで 紙媒体防衛省大臣官房会計課役務要員の要件に係る証明書類及び申告書1 適合条件締切日まで 紙媒体防衛省大臣官房会計課情報セキュリティ指定書発 簡 番 号調 達 要 求 番 号調 達 要 求 年 月 日作 成 部 課 大臣官房文書課公文書監理室作 成 年 月 令和６年８月６日品 名 紙媒体の行政文書の電子媒体化役務(その２)仕 様 書 番 号１ 保護すべき情報の管理契約相手方は、この契約の履行に当たり知り得た保護すべき情報の取扱いに当たっては、装備品等及び役務の調達における情報セキュリティの確保について(防装庁(事)第１３７号。 令和４年３月３１日)別添の装備品等及び役務の調達における情報セキュリティの確保に関する特約条項の規定に基づき、適切に管理するものとする。 ２ 保護すべき情報として指定された情報保護すべき情報保護すべき情報の詳細企業で取り扱う際の留意事項備 考取扱い上の注意を要する文書等及び注意電子計算機情報の取扱いについて(防防調第４６０８号。 １９．４．２７)第１章第１第２項第１号又は第２号に該当する取扱い上の注意を要する文書電子媒体化の対象となる紙媒体の行政文書ファイル及び単独で管理している行政文書(以下「行政文書ファイル等」という。 )に含まれる「部内限り」、「注意」又は「対外厳秘」と明記されている情報行政文書ファイルの一部に保護すべき情報が含まれる場合は、行政文書ファイル全体を保護の対象とする。 納品データ(紙媒体の行政文書ファイル等を電子媒体に変換したもの)も紙媒体の行政文書ファイル等と同様に管理するものとする。 ３ 特記事項本役務は、紙媒体の行政文書を電子媒体化することが目的であり、保護すべき情報を利用し、成果物の作成を行わないものとする。