京都市自治記念式典における表彰状等の配送委託

京都市自治記念式典における表彰状等の配送委託 bgcolor="#FFFFFF" leftmargin="0" topmargin="0" marginwidth="0" marginheight="0"> 市長部局 入札公告 以下のとおり入札を行いますので公告します。 公告日：2024.08.23 年度 令和6年度 (2024) 入札番号 437673 入札方式 参加希望型指名競争入札 契約方式 総価契約 案件名称 京都市自治記念式典における表彰状等の配送委託 履行期限 契約の日の翌日から令和 6年12月31日まで 履行場所 仕様書のとおり 予定価格（税抜き） 1,272,728円 入札期間開始日時 2024.08.28 09:00から 入札期間締切日時 2024.08.30 17:00まで 開札日 2024.09.02 開札時間 09:00以降 種目 運搬 内容 運搬 要求課 総合企画局 市長公室 秘書担当 入札参加資格 京都市契約事務規則第22条第2項に規定する指名競争入札有資格者名簿（物品） に登載されている者 入札参加資格(企業規模等) 市内中小企業 入札参加資格(履行実績) なし その他 明細書 仕様書 入札保証金は免除します。 仕様書等に定める内容を適正に履行することができ、かつ、最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者とします。 入札後に辞退はできません。 落札者となった者が、契約を締結しないときは、契約辞退に該当するため、3か月の競争入札参加停止を行い、さらに当該入札金額の100分の5に相当する額を違約金として徴収します。 本件入札に参加しようとする者（個人、法人の代表者又は個人若しくは法人の代表者の委任を受けた者（以下「代表者等」という。 ） ） が、本件入札に参加しようとする他の代表者等と同一人であるときは、そのうち１者のみが本件入札に参加できるものとします。 本件入札において、代表者等と同一人である者の双方が入札したことが判明したときは、当該代表者等及び同一人である者のした入札は、京都市契約事務規則第6条の2第14号に基づきそれぞれ無効とするとともに、競争入札参加停止を行います。 本件入札により落札者を決定した場合において、契約を締結するまでの間に、落札者となった代表者等が、本件入札において入札した他の代表者等と同一人であったことが判明したときは、契約を締結せず、それぞれについて競争入札参加停止を行います。 落札決定日は、2024年09月02日とします。 インターネットを利用して入札データを送信した入札参加者に対しては、落札結果を電子入札システムで確認するよう、電子メールを送信しますので、各自で確認してください。 落札者が入札端末機を使用して入札データを送信していた場合には、2024年09月02日(月)午前10時以降に契約担当課担当者から落札者に電話連絡します。 落札者以外の入札参加者には、落札決定日の翌日から5日（日数の計算に当たっては、休日を除く。 ） 以内に請求があった場合に限り、落札結果を口頭により通知します。 なお、落札結果は、原則として落札決定日の翌日午後1時から、契約担当課ウェブページ又は契約担当課室内での入札執行結果表の閲覧により、確認できるようにします。 落札者とならなかった者は、落札決定日の翌日から5日（日数の計算に当たっては、休日を除く。 ） 以内に、その理由について説明を求めることができます。 回答は、口頭又は書面（請求が書面によるもので書面による通知を請求したものである場合に限る。 ） により行います。 本件入札において落札し、契約の相手方となった者（以下「契約者」という。 ） は、本件入札において互いに競争相手であった落札者以外の者（以下「非落札者」という。 ） から契約の履行に必要な物件（落札者の商標を付して製作された物件を除く。 以下同じ。 ） 又は役務を調達してはいけません。 また、非落札者は、契約者に対して、契約の履行に必要な物件又は役務を契約者に供給してはいけません。 ただし、それぞれについて契約者が、非落札者以外の者を経由して非落札者から契約の履行に必要な物件又は役務を調達したとき及び特許権その他の排他的権利に係る物件の調達その他のやむを得ない事由により、非落札者から契約の履行に必要な物件又は役務の一部を調達する必要があるため、あらかじめ文書による本市の承諾を得た場合を除きます。 本件入札に係る公告、仕様書等に変更があった場合又は本件入札に関して補足事項がある場合は、入札期間初日の前日までに京都市入札情報館の参加希望型指名競争入札公告のページに、変更や補足等のお知らせを掲載することがあります。 入札前には、必ずお知らせの有無を確認すること。 （お知らせの確認漏れ等を理由に、入札の変更や撤回等は認められません。 ） 本公告及び仕様書に定めのない事項については、京都市契約事務規則その他本市が定める条例、規則、要綱等のほか関係法令によるものとします。 京都市電子入札システム利用可能時間等 インターネットを利用した入札参加者 9:00〜17:00 （ただし休日を除く。 ） なお、使用するＩＣカードの名義は、本市に提出済み「使用印鑑届」の代表者氏名（受任者を届け出ている場合には、当該受任者の氏名） と同一人であり、かつ、落札決定の日時までの間において有効であるものに限ります。 契約担当課内設置入札端末機使用者 9:00〜12:00及び13:00〜17:00 （ただし休日を除く。 ） なお、端末機利用者が入札端末機利用者カードの発行を受けていないときは、入札期間終了の１時間前までに入札端末機利用者カードの発行を申請し、同カードの発行を受けていなければなりません。 入札金額は、消費税及び地方消費税（以下「消費税等」という。 ） に係る課税業者であるか免税業者であるかを問わず、見積もった契約希望金額の110分の100に相当する金額を入力してください。 契約金額は、入札金額に100分の110を乗じた金額とします。 消費税法等の改正等によって消費税等の率に変動が生じた場合は、特段の変更手続を行うことなく、消費税等相当額を加減したものを契約金額とします。 ただし、国が定める経過措置等が適用され、消費税等相当額に変動が生じない場合には、当該経過措置等の取扱いに従うものとします。 仕様書等で同等品可能としたもの以外は同等品での応札はできません。 予定価格８千万円以上の物品等調達の受注者は、ＳＤＧｓをはじめとする持続可能な社会を構築する取組の重要性を理解し、取組に努める旨を宣言する文書（「京都市入札情報館」に掲載した様式） 又は「きょうとＳＤＧｓネットワーク」を構成する制度（https://www.city.kyoto.lg.jp/sogo/page/0000295638.html） で認証、認定、表彰等を受けたことを証する認定書等の写しを京都府・市町村共同電子申請システムに添付し、又は契約課への持参により、契約締結後２か月以内に提出すること。 （京都府・市町村共同電子申請システムの送信フォームのＵＲＬ） https://www.shinsei.elg-front.jp/kyoto2/uketsuke/form.do?id=1643853278957 質問は、契約担当課担当にお願いします。 ※休日とは、京都市の休日を定める条例第1条第1項に規定する本市の休日をいいます。 仕 様 書総合企画局市長公室秘書担当(担当 野村、敷本 電話 222-3066)件 名 京都市自治記念式典における表彰状等の配送委託業務１３契 約期間 契約締結日の翌日 ～ 令和６年１２月３１日契 約条件１ 業務内容⑴ 概要京都市自治記念式典の表彰者に対する表彰状等を配送する。 ⑵ 送付件数約１，０４０件(契約後変更の可能性あり。 最大１，０９４件程度)※うち、京都市外が約６５件ある。 (詳細は別紙のとおり)⑶ 送付物以下の本市が用意する送付物を配送する。 ただし、送付先によって送付物が異なる。 (詳細は別紙のとおり)ア かがみ文イ 賞状筒(表彰状入り)ウ パンフレットエ 封筒(角２) ※ア～ウの封入用オ 木製しおり⑷ 送付物の梱包送付物は以下のサイズの段ボール等に入れて配送すること。 これらは配送業者で用意し、別途日程調整(１０月中旬予定)のうえ、本市が指定する場所(京都市内)に搬入すること。 【送付物を梱包する段ボール等は以下のサイズを目安とする】縦４２cm×横２２cm×高さ１０cm※同サイズを梱包可能な宅配袋でも可とする。 ※「信書」であることがわかるものであること(シール貼付も可)⑸ 梱包作業宛名シールの貼付、送付物の梱包作業は本市にて行う。 ２ 業務の流れ⑴ 準備物品の搬入(１０月中旬頃予定)配送業者が段ボール等を作業場所(京都市内)に搬入する。 ⑵ 梱包作業本市にて宛名シールの貼付及び送付物の梱包作業を実施する。 ⑶ 送付物の引渡し梱包後の送付物を作業場所(京都市内)で、本市が指定する日時に５回程度に分けて引渡す。 ⑷ 送付部の配送各送付先に対して送付物の配送を行う。 令和６年１１月末までに配送すること。 ３ 配達方法・宛名シールに記載された配送先に原則、手渡しする。 ・不在の場合は不在票を投函のうえ持ち帰り、後日再配達すること。 また、配達先の指示がない限り、指定された投函場所以外に投函、放置しないこと。 ・荷受人が転居されている場合、住所不明等で再配達できなかった場合は、市長公室秘書担当へ返却し、担当者に確認後、再度配達すること。 ４ 不明分等の処理荷受人が現住していると確認できない場合、受取り拒否等配達先から返却の指示があった場合、転居や宛名シールの住所・氏名の不備等により配達が完了できない場合は、返却理由を添付し、後日市長公室秘書担当へ返却する。 その後、担当者の指示に従い、再配達すること。 ５ 配達時間原則として午前９時から午後６時までとし、早朝・夜間の配達は行わない。 ６ 配送業者の条件・貨物自動車運送事業法による貨物軽自動車運送事業者、一般貨物自動車運送事業者又は貨物利用運送事業法による貨物利用運送事業者であること。 ・民間事業者による信書の送達に関する法律による特定信書便事業の許可を受けていること。 ７ 個人情報の取扱いについて・業務の履行に際し、知り得た情報については別紙２「個人情報取扱事務の委託契約に係る共通仕様書」に記載のとおり適切に管理すること。 ・業務の履行前に別紙３「個人情報の取扱いに係る安全管理措置状況申出書」を提出すること。 ８ その他・配送業者の責めに帰すべき理由により、京都市又は第三者に損害を与えた時は、その損害について賠償すること。 ・履行期間中及び履行期間終了後相当の期間内に、配送漏れ等の瑕疵が発覚した場合は、配送業者の負担により速やかに再配送といった必要な措置を講ずること。 ・履行完了後は、本市に履行完了報告書を提出し確認を受けること。 その他、仕様書に記載のない事項については、本市と配送業者の協議にて決定する。 (別紙１)【送付先の住所分布】送付先の住所(京都市外は地方) 数量京都市内 約９７５件京都府内(京都市内除く) 約 １４件京都府以外の近畿地方 約 １９件東北地方 約 ０件関東地方 約 ２８件中部地方 約 １件中国・四国地方 約 ２件九州地方 約 １件※概算数を記載しており、実際は誤差が生じる。 【送付種別毎の封入物】NO 送付種別配送数(※1)重量(※2)送付物(※3)賞状筒 パンフ木製しおり(1) 出席者 約４５０ 約１４０ｇ 〇(2) 欠席者 約４９０ 約３４０ｇ 〇 〇(3) 出席篤志者 約７０ 約１４５ｇ 〇 〇(4) 欠席篤志者 約７０ 約３４５ｇ 〇 〇 〇※１ 配送数は式典(10/15)以降に正確な数字となるため、概算数を記載。 ※２ 重量は段ボール等分を除いたもの。 また、以下記載の「各送付物の重量」を基にしているため、実際の重量は誤差が生じる。 ※３ 送付物に加えてかがみ文、封筒も同封する。 【各送付物の重量】・かがみ文、ちらし ５ｇ(角２封筒含む)・賞状筒 １３５ｇ・パンフ ２００ｇ(Ａ４サイズの冊子作成中。 ページ数による変動あり)・木製しおり ５ｇ※各送付物の重量は概算のもの。 実際の重量は記載の数値から誤差が生じる。 (別紙２)個人情報取扱事務の委託契約に係る共通仕様書(個人情報の取扱いに関する安全管理措置状況申出書の提出)第１条 受注者(複数の事業者で構成する連合体が委託業務を履行する場合にあっては、当該連合体の全ての構成員をいう。 以下「受注者」という。 )は、委託業務を開始する前に、京都市(以下「発注者」という。 )が定める「個人情報の取扱いに係る安全管理措置状況申出書」を提出し、発注者による個人情報の取扱いに関する安全管理措置状況の確認を受けなければならない。 (秘密の保持)第２条 受注者は、委託業務の処理をするうえで知り得た個人情報及び秘密をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。 また、委託業務が完了した後又はこの契約が解除された後においても、同様とする。 (個人情報総括管理者)第３条 受注者は、個人情報の漏えい、滅失、毀損等(以下「漏えい等」という。 )の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じるとともに、個人情報を適正に管理させるために、個人情報総括管理者及び個人情報管理責任者を置かなければならない。 (従業者の監督)第４条 受注者は、従業者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、従業者に対し、委託業務の処理をするうえで知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用しないよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。 この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。 (個人情報の適正な管理)第５条 受注者は、委託業務に係る個人情報の漏えい等の防止その他個人情報の適正な管理のため、次の各号に掲げる措置のほか必要な措置を講じなければならない。 ⑴ 個人情報を取り扱う委託業務を行う区域を設定し、その区域内に限って個人情報を取り扱うこと。 ⑵ 個人情報を取り扱う機器、個人情報が記録された電子媒体、個人情報が記載された書類等に関し、金庫、施錠が可能な保管庫、セキュリティワイヤー等での施錠又は入退室管理の可能な保管室等による保管すること。 ⑶ 個人情報が記録された電子媒体、個人情報が記載された書類等を外部に運搬するとき、電子データに対し暗号化処理を施した上で記録する等、適切な安全管理措置を講じること。 ⑷ 個人情報の保護、情報セキュリティに対する意識の向上、その他この契約による事務の適切な実施に必要な教育及び研修を、委託業務の従事者全員に対して実施すること。 ⑸ 個人情報を取り扱う作業を行う電子計算機に、セキュリティ対策のソフトウェアを導入し、そのソフトウェアを常に最新の状態に保つこと。 (再委託の制限)第６条 受注者は、委託業務の履行を第三者に再委託し、又は請け負わせてはならない。 ただし、あらかじめ書面により発注者の承諾を得た場合は、この限りでない。 ２ 受注者は、発注者の承諾を得て委託業務を再委託し、又は請け負わせたときは、その者の商号又は名称その他必要な事項を発注者に通知しなければならない。 ３ 第１項の場合、受注者は、再委託の相手方にこの契約に基づく一切の義務を遵守させるとともに、受注者と再委託の相手方との契約内容にかかわらず、発注者に対して再委託の相手方による個人情報の取扱いに関する責任を負うものとする。 (個人情報の目的外利用の禁止)第７条 受注者は、委託業務の処理において取り扱う個人情報を委託業務における利用の目的を超えて利用してはならない。 (個人情報の第三者提供の禁止)第８条 受注者は、委託業務の処理において取り扱う個人情報を第三者に提供してはならない。 ただし、第６条第１項のただし書に基づき、委託業務の履行を第三者に再委託し、又は請け負わせるときは、この限りでない。 (個人情報の不正な複製等の禁止)第９条 受注者は、委託業務の処理において取り扱う個人情報を当該処理の用以外の用に供する目的で複写又は複製をしてはならない。 (遵守状況の報告)第１０条 発注者は、必要があると認めるときは、この契約が求める個人情報の取扱いに係る遵守状況の報告を受注者に求めること及び当該取扱いについて受注者に適切な措置をとるよう指示することができる。 ２ 受注者は、前項の報告の求め又は指示があった場合は、速やかに応じなければならない。 (立入調査等)第１１条 発注者は、受注者及び再委託先が委託業務を行うに当たり取り扱っている個人情報の状況について、随時、受注者(委託業務の一部を再委託している場合は、当該再委託先を含む。 以下この条において同じ。 )の事業所に立ち入り、帳簿、書類その他の物件を検査し、又は説明若しくは資料の提出を求めることができる。 ２ 発注者は、この共通仕様書に係る受注者の個人情報の取扱いが不適当と認めるときは、必要な指示を行うものとする。 ３ 受注者は、前２項の検査等を拒むことができないものとする。 (提供した資料の返還)第１２条 受注者は、委託業務を処理するために委託者から貸与され、又は受注者が収集し、複製し、若しくは作成した個人情報が記録された資料等を、委託業務の遂行上使用しないこととなったとき又はこの契約が終了したとき若しくは解除されたときは、発注者の指示に従い、直ちに委託者に返還し、若しくは引き渡し、若しくは消去し、又はその他の方法により処理するものとする。 (事故の発生の報告義務)第１３条 受注者は、委託業務の処理において取り扱う個人情報の漏えい等の事故が発生したときは、直ちに発注者に報告し、発注者の指示に従わなければならない。 この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。 (契約の解除及び損害の賠償)第１４条 発注者は、次のいずれかに該当するときは、この契約を解除し、又は受注者に対して損害賠償の請求をすることができる。 ⑴ 委託業務を処理するために受注者が取り扱う個人情報について、受注者の責に帰すべき事由による個人情報の漏えい等があったとき。 ⑵ 前号に掲げる場合のほか、この共通仕様書に違反し、委託業務の目的を達成することができないと認められるとき。 ２ 前項第１号の個人情報の漏えい等に伴う損害賠償その他の一切の責任は、個人情報の漏えい等が、受注者が再委託等をし、当該再委託等先において発生した場合であっても、受注者が負うものとする。 1／5(別紙３)個人情報の取扱いに係る安全管理措置状況申出書(提出日) 年 月 日(申出者)個人情報保護法に基づく安全管理措置について、下記のとおり申し出ます。 記《個人情報の取扱い状況及び確認事項》１ 個人情報の取扱いに関する基本方針、規程及び取扱手順の策定 必須貴社の策定した個人情報の取扱いに関する基本方針、規程及び取扱手順等を御記入ください。 併せて、当該規程を御提出ください。 ２ 組織的安全管理措置(1) 個人情報の取扱いに関する総括管理者及び管理責任者の設置 必須個人情報の取扱いに関する総括管理者及び管理責任者を記載した書類を御提出ください。 上記１により提出した基本方針等に記載がある場合は提出不要です。 なお、付箋等で該当箇所を御教示願います。 (2) 事件・事故における報告連絡体制 必須事件・事故における貴社の報告連絡体制が以下の項目の内容に合致しているか、のチェックで示してください。 □ 漏えい等事案の発生時に備え、従業員から責任ある立場の者に対する報告連絡体制等を決め、従業員に周知している。 ３ 人的安全管理措置 必須貴社の従業員教育が以下の項目の内容に合致しているか、 のチェックで示してください。 □ 個人情報の適正な取扱いに関し、朝礼の際に定期的な注意喚起を行う、定期的な研修を行うといった、従業員への啓発を実施している。 2／5４ 物理的安全管理措置(1) 管理区域の設定及び安全管理措置の実施 必須設定している管理区域について御記入ください。 □欄は管理区域に当該装置を設置している場合、 のチェックで示してください。 【管理区域の例】・サーバ等の重要な情報システムを管理する区域 ・個人情報を保管する区域・その他個人情報を取り扱う事務を実施する区域・管理区域の名称(1)管理区域に設置している装置□ 施錠装置 □ 警報装置 □ 監視装置 □ その他( )持込可能な電子媒体及び機器・管理区域の名称(2)管理区域に設置している装置□ 施錠装置 □ 警報装置 □ 監視装置 □ その他( )持込可能な電子媒体及び機器・管理区域の名称(3)管理区域に設置している装置□ 施錠装置 □ 警報装置 □ 監視装置 □ その他( )持込可能な電子媒体及び機器(2) 機器の盗難を防止するための措置の実施 必須貴社の措置が以下の項目の内容に合致しているか、 のチェックで示してください。 □ 個人情報を取り扱う機器、個人情報が記録された電子媒体又は個人情報が記載された書類等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管している。 □ 個人情報を取り扱う機器及び個人情報が記録された電子媒体にパスワードを設定している。 3／5(3) 搬送時の漏えい等を防止するための措置の実施 必須貴社の措置が以下の項目の内容に合致しているか、 のチェックで示してください。 □ 個人情報を搬送する場合は、管理責任者が個人情報の所在、搬送方法を把握している。 □ 個人情報が記録された電子媒体を持ち運ぶ場合、盗難、置き忘れ等に対応する措置として、暗号化又はパスワードを設定している。 □ 個人情報が記録された書類等を持ち運ぶ場合、盗難、置き忘れ等に対応する措置として、施錠した鞄に入れている。 (4) 個人情報を破棄するための措置の実施 必須貴社の措置が以下の項目の内容に合致しているか、 のチェックで示してください。 □ 個人情報を破棄する場合は、個人情報が記録された電子媒体の物理的破壊、個人情報が記録された書類の裁断等、復元不可能な方法で破棄している。 □ 個人情報の破棄に当たっては、管理責任者が破棄の対象となる個人情報、破棄の方法を事前に確認し、事後に復元不可能な方法で破棄されたことを確認している。 ５ 技術的安全管理措置 必須パソコン等の機器を使用して個人情報を取り扱う際に、貴社のセキュリティが各項目の内容に合致しているか、 のチェックで示してください。 □ 個人情報を取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業員を明確化している。 □ 個人情報を取り扱う情報システムを使用する従業員が正当なアクセス権を有する者であることを、識別したうえで、ユーザーアカウントの認証している。 □ 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェアを導入する等、外部からの不正アクセスを防止する措置を講じている。 □ メール等により個人情報を含むファイルを送信する場合、当該ファイルにパスワードを設定している。 4／5６ 外的環境の把握(1) 外国で設置されているサーバ等の利用 必須外国に設置されているサーバの利用や外国のクラウドサービスの利用を行っているか、 のチェックで示してください。 □ 外国で設置されているサーバ等の利用を行っていない。 □ 外国で設置されているサーバ等の利用を行っている。 (行っている場合)貴社の当該国についての法令理解が以下の内容に合致しているか、 のチェックで示してください。 □ 当該国の個人情報保護に関する制度等を把握した上で、個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じている。 当該国名(複数ある場合はすべて)(2) 外国での個人情報の取扱い 必須外国での個人情報の取扱い(個人情報の入力、編集、分析、出力等の処理)を行っているか、 のチェックで示してください。 □ 外国での個人情報の取扱いを行っていない。 □ 外国での個人情報の取扱いを行っている。 (行っている場合)当該国について、個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会が定めるものであるか、 のチェックで示してください。 □ 個人情報保護委員会が定めるものである。 □ 個人情報保護委員会が定めるものではない。 (行っている場合)貴社の当該国についての法令理解が以下の内容に合致しているか、 のチェックで示してください。 □ 当該国の個人情報保護に関する制度等を把握した上で、個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じている。 当該国名(複数ある場合はすべて)5／5７ 委託先の監督 必須個人情報を取り扱う事務の一部について、貴社から更に委託(再委託)を行う場合、貴社の監督が以下の項目の内容に合致しているか、 のチェックで示してください。 □ 委託先に対し、以下の例示のような形で、必要かつ適切な監督を行っている。 (例示)・ この申出書で定めている措置と同水準の措置が、委託先において確実に実施されるか確認している。 ・ 委託契約書に、個人情報を安全に管理するために必要な対応として両社同意した内容及び委託先での取り扱い状況を委託元が把握できる規定がある。 ・ 定期的に監査を行う等により、委託契約書に盛り込んだ内容が適切に実施されているかを調査し、必要に応じ委託内容を見直している。 ８ セキュリティ関連の認証 任意情報セキュリティマネジメントシステム(以下「ＩＳＭＳ」という。 )、プライバシーマーク等の認証等、貴社が取得しているセキュリティ関連の認証について御記入ください。 また、認証を受けたことが分かる書類の写しを御提出願います。 取得しているセキュリティ関連の認証(ＩＳＭＳ・プライバシーマーク等)名称認証年月日 最終更新年月日名称認証年月日 最終更新年月日名称認証年月日 最終更新年月日