特定健診対象者に係る診療情報提供事業通知書出力及び封入封緘業務委託（単価契約）

特定健診対象者に係る診療情報提供事業通知書出力及び封入封緘業務委託（単価契約） 川越市一般競争入札公告 川越市公告契約第４０６号地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号。 以下「施行令」という。 )第１６７条の６の規定に基づき、次のとおり一般競争入札を公告する。 令和６年９月２６日川越市長 川 合 善 明１ 入札対象委託⑴ 委託名特定健診対象者に係る診療情報提供事業通知書出力及び封入封緘業務委託(単価契約)⑵ 委託場所日本郵便川越支店ほか⑶ 委託の大要特定健診対象者に係る診療情報提供事業通知書の出力、引き抜き及び封入封緘業務を委託するもの。 ⑷ 委託期間契約締結日から令和６年１２月２７日まで⑸ 担当課川越市保健医療部国民健康保険課２ 入札日時及び場所⑴ 日時令和６年１０月１１日(金) 午後２時００分⑵ 場所川越市役所 ３Ａ会議室(本庁舎３階)３ 支払条件完了払いとする。 ４ 入札参加資格特に記述のある場合を除き、本入札の公告日から入札日までの期間において、引き続き次の要件をすべて満たすこと。 ⑴ 川越市競争入札参加者の資格等に関する規程(平成６年告示第３５１号)に基づく令和５・６年度川越市競争入札参加資格者名簿(以下「資格者名簿」という。 )の維持管理業務のうち印刷に登載されている者であること。 ⑵ 次の要件のいずれかを満たし、資格者名簿に登載されている者であること。 ア 川越市内に本店を有する者イ 川越市内に支店または営業所を有し、かつ契約締結の権限を委任された代理人の届出をしている者ウ 埼玉県内に本店を有する者のうち４⑵ア及び４⑵イに該当しない者エ 埼玉県内に支店又は営業所を有する者のうち４⑵ア及び４⑵イに該当しない者で、かつ、契約締結の権限を委任された代理人の届出をしている者⑶ 施行令第１６７条の４の規定に該当しない者であること。 ⑷ 川越市契約規則(昭和４９年規則第２１号)第２条の規定に該当しているものであること。 ⑸ 川越市建設工事等の契約に係る入札参加停止等の措置要綱に基づく入札参加停止措置を受けていない者であること。 ⑹ 川越市建設工事等暴力団排除措置要綱に基づく入札参加除外措置を受けていない者であること。 ⑺ 会社更生法(平成１４年法律第１５４号)に基づく更生手続開始の申立てがなされている者でないこと。 ただし、手続き開始決定を受けている者を除く。 ⑻ 民事再生法(平成１１年法律第２２５号)に基づく再生手続開始の申立てがなされている者でないこと。 ただし、手続き開始決定を受けている者を除く。 ⑼ 本入札に参加する他の入札参加(希望)者との間に、次に示す関係がないこと。 ア 資本関係次のいずれかに該当する２者の場合。 ただし、子会社(会社法(平成１７年法律第８６号)第２条第３号の規定による子会社をいう。 以下同じ。 )又は子会社の一方が会社更生法第２条第７項に規定する更生会社又は民事再生法第２条第４号に規定する再生手続が存続中の会社(以下「更生会社等」という。 )である場合を除く。 (ア) 親会社(会社法第２条第４号の規定による親会社をいう。 以下同じ。 )と子会社の関係にある場合。 (イ) 親会社を同じくする子会社同士の関係にある場合。 イ 人的関係次のいずれかに該当する２者の場合。 ただし、(ア)については、会社の一方が更生会社等である場合を除く。 (ア) 一方の会社の取締役が、他方の会社の取締役を兼ねている場合。 (イ) 一方の会社の取締役が、他方の会社の会社更生法第６７条第１項又は民事再生法第６４条第２項の規定により選任された管財人を兼ねている場合。 ウ 組合関係次に該当する２者の場合。 中小企業等協同組合法(昭和２４年法律第１８１号)第３条に規定する中小企業等協同組合(以下「組合」という。 )と当該組合の組合員の関係にある場合。 エ その他入札の適正さが阻害されると認められる場合。 ア、イ及びウと同視し得る特定関係があると認められる場合。 ５ 契約条項等この公告に定めるもののほか、本入札及び契約に関する手続については、施行令、川越市契約規則、川越市競争入札等参加者心得等の定めるところとする。 法令等については、川越市総務部契約課(本庁舎３階)又は川越市ホームページ等で閲覧することができる。 ６ 開札即時開札７ 最低制限価格最低制限価格を設ける。 ８ 入札保証金免除９ 契約保証金免除１０ 委託完成保証人市長が必要と認めた場合は、受注者と同等の資力、能力、信用のある一業者。 １１ 一括再委託禁止１２ 仕様書仕様書は、川越市ホームページに掲載する。 掲載期間令和６年９月２６日(木)から令和６年１０月１１日(金)まで１３ 入札参加申込４の入札参加資格を満たす者で本入札に参加を希望する者は、次により一般競争入札参加申込書等を提出すること。 ⑴ 提出書類ア 一般競争入札参加申込書(川越市指定様式)イ 市税の納付に係る誓約書兼同意書(川越市指定様式。 本市より市税として課されている税がなくても提出すること。 なお、本書が提出できない場合は、本市市税の納税証明等申請書兼証明書(川越市指定様式で本入札の公告日以降に本市が証明したもの。 (写し可))を提出すること。 )ウ 資本関係・人的関係調書(川越市指定様式)⑵ 提出先川越市元町１丁目３番地１ 川越市総務部契約課(本庁舎３階)⑶ 提出方法持参⑷ 受付日令和６年９月２６日(木)から令和６年１０月３日(木)まで(土曜日及び日曜日を除く。 )⑸ 受付時間午前８時３０分から午後５時１５分まで(正午から午後１時までを除く。 )１４ その他の事項⑴ 入札回数は、同一の入札につき３回を限度とする。 ⑵ 川越市契約規則第１２条に該当する入札は、無効とする。 ⑶ 入札書に記載する金額は、消費税及び地方消費税の課税業者及び免税業者を問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を記載すること。 ⑷ 入札書は、川越市指定様式を使用すること。 ⑸ 入札参加者の代理人は、入札時に代理人の印鑑を持参するとともに、委託名ごとに委任状を提出のこと。 ⑹ 入札に際して、談合等公正な入札の執行を妨げる行為に関する情報が寄せられた場合は、川越市談合情報対応要領による所定の手続等を入札参加資格として付加することがあること。 １５ 特記事項詳細は仕様書によるものとする。 １６ 異議の申立て入札に参加した者は、入札後は施行令、川越市契約規則、川越市競争入札等参加者心得、仕様書、現場等についての不明を理由として異議を申し立てることができない。 １７ 問い合わせ先⑴ 公告の内容川越市総務部契約課(本庁舎３階)⑵ 委託の内容川越市保健医療部国民健康保険課 特定健診対象者に係る診療情報提供事業通知書出力及び封入封緘業務委託(単価契約)仕様書本業務委託仕様書は、本市特定健診対象者に係る診療情報提供事業通知書の出力・封入封緘を行うにあたり、必要な事項を定めるものである。 １ 概要令和６年１１月時点で特定健診を未受診であり、かつ、生活習慣病等により通院治療中の者に対し特定健診に相当する診療情報の提供への同意を依頼するための通知文を発送するにあたり、市所定の箇所に宛名別の情報を表示させた通知文および定型文面をそれぞれ出力し、封入・封緘するものである。 ２ 契約期間契約締結日から令和６年１２月２７日(金)(納品日は令和６年１２月３日(火)を目処に契約後に調整する。 )３ 納入場所①日本郵便川越支店(川越市三久保町１３－１)②日本郵便川越西支店(川越市小室２２－１)４ 納品物①発送物のサンプルデータ②日本郵便川越支店：川越郵便局差出分③日本郵便川越西支店：川越西郵便局差出分④納品物の箱ごとの通数内訳表(郵便局提出用)⑤余剰分の封筒５ 予定件数印刷及び封入封緘作業 約８，０００件引抜作業 約１００件６ 業務概要(１)契約締結後、日程および処理の詳細について打ち合わせを実施する。 (２)印刷業務内容は以下のとおりとする。 ①印刷仕様＜通知文＞・仕上りサイズ Ａ４ 両面刷り・用紙 印刷用紙(受注者が用意すること)・刷色 モノクロ・印字 宛名印字有り市の指定箇所に対象者別の印字あり＜定型文＞・仕上りサイズ Ａ４ 両面刷り・用紙 印刷用紙(受注者が用意すること)・刷色 モノクロ②宛名データは受注者より電子データ(Excelファイル)にて提供する。 提供方法は原則めるあど便(大容量ファイル転送用メール)にて行う。 ③発注者所定の外字が正しく印字されること。 ④宛名の箇所にカスタマーバーコードを印字すること。 ⑤印字後のイメージファイルについて、ＰＤＦデータ等で発注者に提出し、検認を受けること。 ⑥業務遂行上知り得た情報について、発注者の承諾を得ずに、他に漏らしてはならない。 また業務以外の目的に利用してはならない。 (３)封入・封緘業務内容は以下のとおりとする。 ①(２)で印刷した通知文について、印字された宛名面が封筒の窓枠部分に表示されるように、Z折りを行う。 また、定型文もZ折りを行う。 ②封筒の仕様は次のとおりで、契約締結日以降の発注者指定日に、川越市役所国民健康保険課において受領するものとする。 ・規格 220mm×110mm・窓枠 95mm×55mm・グラシン紙(窓位置 左25mm・上30mm)・のり 水のり(べろ30mm・長辺側)・紙質 古紙配合・点字 有③①を②に封入・封緘する。 ④市が用意する引き抜きリストに該当する者の特定健康診査受診券を引き抜き、引き抜いた特定健康診査受診券は納品日に市へ納品すること。 引き抜きリストの受け渡し予定日は入札後に協議し、エクセルファイルで作成のうえ市から受注者又は受注者指定の業者に受け渡しを行う。 ⑤④の引抜後、発注者指定日に納入場所へ納品する。 納品の際には、箱ごとに通数・連番の内訳を示した表を併せて提出すること。 ⑥封筒の余剰分については、発注者に納品すること。 ７ 支払方法完了払い８ 再委託について本業務の一部を第三者に再委託する場合は、再委託する業務内容、再委託先の名称、再委託が必要な理由を明記の上、事前に書面にて提出し、発注者の了承を得る必要がある。 ９ 提出書類等受注者は、業務着手前及び各作業終了時に以下の書類を提出しなければならない。 (1)委託業務実施計画書(2)委託業務実施報告書(3)委託先における個人情報の取扱状況チェックリスト(4)その他発注者が指定するもの１０ その他(1)入札書の金額については、別紙「特定健診対象者に係る診療情報提供事業通知書出力、引き抜き及び封入封緘業務委託(単価契約)単価内訳書兼入札額計算書」の合計金額を記入すること。 消費税・地方消費税を含まず記入すること。 (2) 落札業者は、内訳として印刷及び封入封緘の１件あたりの単価と、引き抜き作業の１件あたりの単価を記入した別紙４「特定健診対象者に係る診療情報提供事業通知書出力、引き抜き及び封入封緘業務委託(単価契約)単価内訳書兼入札額計算書」を提出すること。 (3) 本委託業務にあたり、個人情報の管理体制、取扱状況等について、別紙５「委託先における個人情報の取扱状況チェックリスト」を提出すること。 (4) その他、仕様書に定めない事項については、その都度発注者と協議をすること別記「個人情報取扱特記事項」(基本事項)１ この契約により、川越市(以下「発注者」という。 )から業務の委託を受けた者(以下「受注者」という。 )は、この契約による業務を履行するに当たり、個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号)第２条第１項に規定する個人情報をいう。 以下同じ。 )を取り扱う際には、個人情報の保護の重要性を認識し、個人の権利利益を侵害することのないようにしなければならない。 (秘密保持)２ 受注者は、この契約による業務に係る個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当に使用してはならない。 この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。 (従事者の明確化)３ 受注者は、この契約による業務に係る個人情報の取扱いに従事する者を明確にし、発注者から求めがあったときは、発注者に報告しなければならない。 (従事者への監督及び教育)４ 受注者は、この契約による業務に係る個人情報の取扱いに従事する者に対し、在職中及び退職後においても、この契約による業務に係る個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当に使用してはならないことその他個人情報の保護に関する必要な事項について、監督及び教育を行わなければならない。 (委託目的以外の使用等の禁止)５ 受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、この契約による業務に係る個人情報を当該業務の目的以外に利用し、又は第三者に提供してはならない。 (安全管理措置)６ 受注者は、この契約による業務に係る個人情報の漏えい、改ざん、滅失その他の事故を防止するため、個人情報の厳重な保管、搬送その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 (持ち出しの禁止)７ 受注者は、この契約による業務を処理するために必要な範囲を超えて、受注者がこの契約による業務に係る個人情報を取り扱っている事業所その他のあらかじめ特定した場所から個人情報を持ち出してはならない。 (複写及び複製の禁止)８ 受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、この契約による業務に係る個人情報を複写し、又は複製してはならない。 (再委託の条件)９ 受注者は、個人情報の取扱いを伴う業務を第三者(受注者の子会社(会社法(平成１７年法律第８６号)第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。 )である場合も含む。 )に委託(以下「再委託」という。 )しようとする場合には、あらかじめ発注者の書面による承諾を得なければならない。 この場合において、受注者は、再委託の相手方にこの個人情報取扱特記事項(以下「特記事項」という。 )に規定する義務と同様の義務を遵守させるとともに、発注者に対し、再委託の相手方による当該義務の履行について責任を負うものとする。 (個人情報の返還又は処分)10 受注者は、この契約が終了し、又は解除されたときは、この契約による業務に係る個人情報を、速やかに発注者に返還し、又は漏えいを来さない方法で確実に処分しなければならない。 (報告及び実地調査)11 発注者は、この契約の遵守状況を確認するために必要な範囲内において、この契約による業務に係る個人情報の取扱いについて、受注者に報告させ、又は実地に調査をすることができる。 (事故発生時の報告義務)12 受注者は、この特記事項に違反する事態が生じ、又は生じるおそれがあることを知ったときは、速やかに、発注者に報告し、その指示に従わなければならない。 この契約が終了し、又は解除された後においても､同様とする｡(その他)13 受注者は、前各項に掲げるもののほか、個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。 別紙１ データファイル仕様書帳票印刷に用いるデータファイル形式の留意点は次のとおりである。 １ ＣＳＶ形式(１)提供データファイルア CSVファイル(川越郵便局差出分)イ CSVファイル(川越西郵便局差出分)ウ 外字ファイル(EUDC.tteファイル 約2,800字)(２)ファイル仕様CSVファイルについては、別紙２「ファイルレイアウト」に記載の仕様にて、２ファイル(川越郵便局差出分、川越西郵便局差出分)を提供するものとし、文字コードは「UTF-8(BOMつき)(但し、サロゲート文字は含まない)」のファイル形式にて提供する。 (３)注意事項ア 市にて用意する通知文の所定の位置に正しく出力すること。 イ 出力にあたって、送付先住所についてはカスタマーバーコードを出力すること。 また、各項目について枠内に文字が収まらない場合は、適宜文字サイズを調整し、全文出力表示すること。 ウ 出力位置については、別紙２「ファイルレイアウト」の項目番号に従い、別紙３「帳票レイアウト」の同番号に指示する位置とする。 別紙２ ファイルレイアウト項目番号※帳票レイアウト上の番号との関連付け項目名 属性最大桁数データサンプル 備考出力箇所① 連番 数字 5 1(または、00001) 0埋めはしてもしなくても可出力箇所② 郵便番号 半角 8 350-8601出力箇所③ 住所 全半角 80 川越市健康町一丁目一番地出力箇所④ 方書 全半角 40 (健康ハイツ１０１号室)出力箇所⑤ 漢字氏名 全半角 70 健康 一郎出力箇所⑥ 住所(カスタマバーコード) 半角 20 35086011-1出力箇所⑦ カナ氏名 半角 70 ｹﾝｺｳ ｲﾁﾛｳ出力箇所⑧ 性別 全半角 1 男出力箇所⑨ 生年月日 全半角 11 昭和30年 1月10日出力箇所⑩ 保険証番号 半角 7 1234567出力箇所⑪ 受診券整理番号 半角 11 24100000000未使用 宛名番号 ※いずれの項目も、枠内に収まらない場合は適宜、文字サイズの調整を行い、全文を出力表示すること。 川越市 別紙３ 帳票レイアウト出力箇所①〒出力箇所②出力箇所③出力箇所④出力箇所⑤ 様出力箇所⑥ 私は自身の特定健康診査に相当する診療情報について、川越市国民健康保険課へ報告されることに同意します。 特定健診とは、高血圧・脂質異常・糖尿病等の生活習慣病を見つけ、生活習慣の改善、病気の予防を目的とする健診です。 川越市では、特定健診を受診せず、通院先で特定健診相当の検査(血液検査、尿検査等)を実施されている方に、かかりつけの医療機関へこの同意書の提出をお願いしています。 同意書が提出されると、医療機関より川越市にあなたの検査情報が提出され、特定健診を受診したものとみなし、川越市の特定健診受診率が向上します。 詳細につきましては同封のチラシ「診療情報提供事業Ｑ＆Ａ」をご覧ください。 なお、この同意書を提出し、医療機関より必要なデータの提供があった方には、後日、粗品を郵送いたします。 (※既に特定健診受診済の場合は行き違いですのでご容赦ください。 )川越市国民健康保険診療情報提供事業 通知兼同意書通院中で特定健診を受けていない方へ【情報提供に関する同意書】みなさまから提供される情報は、川越市個人情報保護条例に基づいて、適正に管理し、皆様の健康維持・増進のために利用しますので、ご同意いただきますようお願いします。 なお、裏面は医療機関の記入欄になりますので、ご記入なさらないでください。 また、裏面の全ての項目にかかりつけの医療機関による記載が無い場合(身体計測欄含め)、本事業の対象外となります。 その場合は、ぜひ特定健診をご受診ください。 (令和５年１月末まで)住所：医療機関への提出期限：令和７年２月２８日＜かかりつけ医様へ＞患者様より本同意書の提出がありましたら、裏面必須事項をもれなく御記入の上、原本を下記担当まで御提出くださいますよう、お願い申し上げます。 詳細は『令和４年度特定健康診査に係る診療情報提供事業実施概要』をご覧いただくか、下記担当までお問い合わせください。 川越市では特定健診の受診率向上に取り組んでいます！医療機関からの診療情報の提供にご協力ください。 お問い合わせ先：川越市国民健康保険課 管理保健担当 TEL:049-224-6147川越市マスコットキャラクター埼玉県けんこう大使 ときも氏名：同意される方は御署名のうえ、かかりつけの医療機関に御提出ください。 川越市 部署・御担当者名 電話番号※習慣的な喫煙とは条件1：最近1か月間吸っている条件2：生涯で6か月以上吸っている、又は合計100本以上吸っているを両方満たす者□1.あり□2.以前吸っていたが最近1か月間は吸っていない□3.なし□－ □± □＋ □2＋ □3＋ □4+医 師 の 判 断□1.異常認めず □2.要観察 □3.要指導 □4.治療中 □5.要医療拡張期 mmHg□1.あり □2.なし 4.習慣的な喫煙随時中性脂肪(食後10h未満)mg/dlnon-HDLｺﾚｽﾃﾛｰﾙ●検査結果②血糖空腹時血糖(食後10h以上)mg/dlHbA1c(NGSP)ＢＭＩ： ※ＢＭＩは計算不要 医師の氏名(押印可)□－ □± □＋ □2＋ □3＋ □4+U/l％●随時血糖(食後3.5h以上10h未満)mg/dl尿蛋白mg/dl糖HDLｺﾚｽﾃﾛｰﾙ mg/dl肝機能GOT(AST) U/lGPT(ALT) U/lγ-GT(γ-GTP)LDLｺﾚｽﾃﾛｰﾙ mg/dl脂質空腹時中性脂肪(食後10h以上)mg/dl体 重 kg●腹 囲 cm検査結果①(医療機関様にて把握されていない部分は患者様からの聞き取りで可)身体計測身 長 cm血圧収縮期 mmHg●受診者住所 出力箇所③質問票(医療機関様にて把握されていない部分は患者様からの聞き取りで可)1.服薬(血圧) □1.あり □2.なし2.服薬(血糖) □1.あり □2.なし3.服薬(脂質)生年月日(和暦) 出力箇所⑨被保険者証記号・番号出力箇所⑩受診券番号出力箇所⑪月 日 年出力箇所⑧検査日(和暦)※当年度4月以降令和性別必要に応じて本紙の写しを医療機関様にて保管してください。 日医療機関住所(押印可)(〒- )基本情報(保険証記載内容との一致確認、提出日・検査日の記入をお願いします。 )患者様からの提出日(和暦) 令和医療機関名(押印可)年貴医療機関連絡先受診者氏名(ｶﾀｶﾅ)出力箇所⑦月 ※費用を要して追加検査を実施する場合は、必ず患者様の了承を得てください。 特定健康診査に係る診療情報提供用紙 【医療機関にて記入】※データ記入後、原本を 川越市国民健康保険課 に御提出ください。 [提出先住所 ： 〒350-8601 川越市元町１－３－１ ](実施期間：１2月～２月末、患者様から提出された翌月第２金曜日までに御提出ください。 ) 診療情報提供事業とは、通院等を理由に特定健診を見合わせた方が、かかりつけ医療機関(内科等)での特定健診に相当する検査を実施している場合に、検査データ(当該年度)を提供いただくことで特定健診を受診したことになるものです。 ●全ての項目に記載がない場合は、対象となりませんので、御注意ください。 ●不足の検査項目がある場合(例えば身長・体重・腹囲など)には、提出いただく必要はありませんので、本紙は返却し てください。 その際は、特定健診の受診(１月末まで)を勧めていただきますよう、ご協力お願いいたします。 医療機関に御記入いただく用紙です※どちらか１ヶ所脂質；中性脂肪が400mg/dl以上または食後採血の場合はLDLｺﾚｽﾃﾛｰﾙに代えてnon-HDLｺﾚｽﾃﾛｰﾙでもよい※いずれか１つで可※いずれか１つで可別紙４「特定健診対象者に係る診療情報提供事業通知書出力、引き抜き及び封入封緘業務委託(単価契約)単価内訳書兼入札額計算書」(単位：円)項 目単 位１件あたりの金額(税抜き)①予定件数② 小計(税抜き)① × ②出力及び封入封緘作業の１件あたりの単価件 ８，０００引き抜き作業の１件あたりの単価件 １００合計金額(税抜き)↑入札書に記入受注業務の名称：個人情報保護に関する第三者認証(プライバシーマーク、ISMS等)の取得の有無 有 無(有の場合)項番 項 目 個人情報取扱特記事項1 はい いいえ2 はい いいえ3 はい いいえ(はいにチェックした場合は、以下も記載してください)責任者氏名責任者連絡先個人情報を取り扱う従業員数4 はい いいえ5 はい いいえ6 はい いいえ7 はい いいえ 川越市国民健康保険適正服薬等推進業務委託 4従事者への監督及び教育 受注者は、この契約による業務に係る個人情報の取扱いに従事する者に対し、在職中及び退職後においても、この契約による業務に係る個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当に使用してははならないことその他個人情報の保護に関する必要な事項について、監督及び教育を行わなければならない。 個人情報の保護に関し、従事者に必要な教育(研修)等を実施していますか (「はい」にチェックした場合) ※研修計画(時期、対象者、カリキュラムなど)を記載してください 従事者に対し、この契約による業務に係る個人情報を、当該業務の目的以外に使用してはならないことを指導していますか委託目的以外の使用等の禁止 受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、この契約による業務に係る個人情報を当該業務の目的以外に利用し、又は第三者に提供してはならない。 5 2 秘密の保持 受注者は、この契約による業務に係る個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当に使用してはならない。 この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。 従事者に対し、直接又は間接的に知り得た業務に係る個人情報を第三者に漏らしてはならないこと及び契約終了後又は解除後も同様に漏らしてはならないことを指導していますか委託先における個人情報の取扱状況チェックリスト受注業者名：(担当責任者職・氏名)点検日(年月日)：チェック項目欄1 基本事項 受注者は、この契約による業務を履行するに当たり、個人情報を取り扱う際には、個人情報の保護の重要性を認識し、個人の権利利益を侵害することのないようにしなければならない。 個人情報保護の考え方や安全管理に係る基本方針(プライバシーポリシーなど)及び個人情報の取扱いに関する社内規程(取得、入力などの取扱段階ごとのルールなど)を整備していますか認証規格名：認証規格名：取得時期：取得時期：3 従事者の明確化 受注者は、この契約による業務に係る個人情報の取扱いに従事する者を明確にし、発注者から求めがあったときは、発注者に報告しなければならない。 個人情報の取扱いに関する責任者等を明確にした上で、安全管理上の問題への対応や監督、点検の実施等の措置が常時講じられる体制を敷いていますか 個人情報を取り扱うことを許可された従事者以外の者が当該個人情報に触れることができないようにしていますか (はいにチェックした場合) ●どのような対策を講じていますか (対策の例) ・情報媒体の施錠管理 ・情報媒体の使用記録簿等の作成 ・情報システムにおけるアクセス制限 ・情報システムにおけるセキュリティ対策・郵送は「書留」、社内便は「親展」扱いにする ･運搬物の際は、蓋付きコンテナを使用 など6 安全管理措置 受注者は、この契約による業務に係る個人情報の漏えい、改ざん、滅失その他の事故を防止するため、個人情報の厳重な保管、運搬その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 個人情報を取り扱う際に、個人情報の漏えい、改ざん、滅失等の事故を防止するため必要かつ適切な対策を講じていますか(川越市)項番 項 目 個人情報取扱特記事項 チェック項目欄8 はい いいえ はい いいえ9 はい いいえ10 はい いいえ 再委託しない11 はい いいえ 再委託しない12 はい いいえ 再委託しない13 はい いいえ はい いいえ(はいにチェックした場合、具体的な処分方法)14 はい いいえ(はいにチェックした場合は、以下も記載してください)責任者氏名責任者連絡先15 はい いいえ16 はい いいえ ※記載する項目については、別に資料を添付しても構いません。 12 その他 受注者は、前各項に掲げるもののほか、個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。 個人情報保護法第６６条に規定する行政機関等における保有個人情報に係る安全管理措置の義務が、委託を受けた者に対しても準用されることを認識していますか。 個人情報保護法第１７６条及び同法第１８０条に規定する罰則が、行政機関等から委託を受けた者に対しても適用されることを認識していますか。 10個人情報の返還又は処分 受注者は、この契約が終了し、又は解除されたときは、この契約による業務に係る個人情報を、速やかに発注者に返還し、又は漏えいを来さない方法で確実に処分しなければならない。 従事者に対し、この契約による業務に係る個人情報を業務完了後返還等する必要があることを指導していますか。 また、廃棄、消去等の処分をする際には、漏えい等のリスクが生じない確実な方法で処分を行っていますか。 11事故発生時の報告義務受注者は、この特記事項に違反する事態が生じ、又は生じるおそれがあることを知ったときは、速やかに、発注者に報告し、その指示に従わなければならない。 この契約が終了し、又は解除された後においても､同様とする｡ 個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生し、又は発生するおそれがあることを認識したときに対応する責任者を明確にしていますか。 また、市への連絡体制を確立していますか指導していますか。 確実な方法で処分を行っていますか。 9 再委託の条件 受注者は、個人情報の取扱いを伴う業務を第三者(受注者の子会社(会社法(平成１７年法律第８６号)第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。 )である場合も含む。 )に委託(以下「再委託」という。 )しようとする場合には、あらかじめ発注者の書面による承諾を得なければならない。 この場合において、受注者は、再委託の相手方にこの個人情報取扱特記事項(以下「特記事項」という。 )に規定する義務と同様の義務を遵守させるとともに、発注者に対し、再委託の相手方による当該義務の履行について責任を負うものとする。 受注事務を第三者に再委託しようとする場合、市へ事前に通知し、再委託契約締結前(再委託先における業務開始前)に市の承諾を得る必要があることを認識していますか 受注事務を第三者に再委託する場合、市において再委託先の個人情報の安全管理体制の整備状況を確認する必要があるため、再委託先から本チェックリストの提出を受けた上で市に提出しなければならないことを認識していますか 市の承諾を得て個人情報を取り扱う事務を第三者に委託した場合、再委託先の個人情報の取扱いについて個人情報取扱特記事項等により監督を行っていますか 従事者に対し、この契約による業務に係る個人情報を、勝手に複写又は複製してははならないことを指導していますか。 複写及び複製の禁止 受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、この契約による業務に係る個人情報を複写し、又は複製してはならない。 8 従事者に対し、この契約による業務に係る指定場所以外の場所へ個人情報を持ち出してははならないことを指導していますか。 また、そのための対策を講じていますか。 (はいにチェックした場合) ●どのような対策を講じていますか (対策の例) ・従事者以外の入室制限 ・情報媒体の使用記録簿等の作成 ・モバイル端末、可搬記録媒体等の持ち込みの制限 など持ち出しの禁止 7 受注者は、この契約による業務を処理するために必要な範囲を超えて、受注者がこの契約による業務に係る個人情報を取り扱っている事業所その他のあらかじめ特定した場所から個人情報を持ち出してはならない。 個人情報を持ち出してははならないことを指導していますか。 対策を講じていますか。 (川越市)