千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金給付関連業務委託

千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金給付関連業務委託 ここから本文です。 千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金給付関連業務委託標記の案件情報について、掲載しています。 案件概要案件名千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金給付関連業務委託履行場所別途、仕様書に定める条件で受注者が確保した場所履行期間契約締結日～令和７年７月２４日使用する名簿委託業種・種目ー入札参加申請期間（募集期間） 令和７年３月３１日～令和７年４月４日開札日令和７年４月２５日入札契約方式希望型指名競争入札案件概要・コールセンター業務・事務処理業務※詳細は、下記の委託仕様書をご確認ください。 入札担当課・係等保健福祉局高齢障害部介護保険事業課電話：043-245-5062案件詳細案件の詳細情報を掲載しています。 ・「委託発注表」（PDF：93KB） ・「仕様書」（PDF：318KB） ・「保健福祉局希望型指名競争入札のページ」 様式第１号委託発注表(希望型指名競争入札)所管課(事業所)名 ： 保健福祉局高齢障害部介護保険事業課業 種委 託 名委 託 場 所－千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金給付関連業務委託別途、仕様書に定める条件で受注者が確保した場所委 託 概 要委 託 期 間市内の高齢・障害事業所等からの物価高騰対策支援金の申請を郵送で受付し、申請書等の審査、入力作業、発送等や問合せに対応する。 契約締結日から令和７年７月２４日資 格 要 件１ 令和６年・７年度千葉市委託入札参加資格者名簿の該当業種(情報処理)に登載されている市内業者もしくは準市内業者であること。 ２ 令和２年度から令和６年度までに行政の同種業務(支援金又は給付金等支給事務処理委託業務)を履行した実績を有すること。 ３ プライバシーマークなど個人情報の保護に関する認証の取得がなされていること。 ４ 保健福祉局業務委託希望型指名競争入札実施要綱第３条第１項各号のいずれにも該当しないこと。 １ 受付期間 令和７年３月３１日(月)～令和７年４月４日(金)午前９時～午後５時(土曜・日曜を除く)２ 受付場所 千葉市中央区千葉港１－１ 千葉市役所９階問い合わせ先 保健福祉局高齢障害部介護保険事業課 電話０４３－２４５－５０６２３ 申請書類 (１)希望型指名競争入札参加申請書(要綱様式第２号)(２)同業種の履行実績を証明する書類(契約書の写し、概要等の実績がわかるもの)(３)プライバシーマークなど個人情報の保護に関する認証の取得がわかる書類(登録証の写し等)４ その他 「希望型指名競争入札制度の手引き」を事前に確認すること。 千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金給付関連業務委託仕様書令和７年３月千葉市保健福祉局高齢障害部介護保険事業課障害福祉サービス課千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金事務委託 仕様書Ⅰ はじめに１ 事業の目的原油価格・物価高騰に直面している市内の高齢・障害事業所等に対し、光熱費・食材費・燃料費の高騰に対する支援を行うことにより、支援を必要とする方々の社会生活を維持することに不可欠な各種サービスを安定的に継続することを支援する。 (１) 対象事業所約２，１００か所 (想定)(２) 支援金額対象事業所等 給付額入所系施設 １施設当たり ２５０，０００円通所系事業所① １事業所当たり １００，０００円通所系事業所② 【定員１９人以上の場合】１事業所当たり ３１０，０００円【定員１８人以下の場合】１事業所当たり １８０，０００円訪問系事業所① １事業所当たり １００，０００円訪問系事業所② １事業所当たり １１０，０００円訪問入浴介護事業所 １事業所当たり １５０，０００円※通所系と訪問系はサービス種別により給付額が異なる。 (３) 申請方法・対象事業所を運営する申請者宛に、本市(受託者)から申請内容等を印字した申請書、通知文、誓約書・同意書及び返信封筒(切手貼付)等を郵送するとともに本市からメールでも案内を行う。 ・申請者は申請内容について、変更がない場合は申請書に、振込口座を記載し、代表者印を押印または代表者が署名し、添付書類とともに返送。 変更がある場合は、申請書の修正または新たに申請書を作成したものを添付書類を返送。 (４) 受付期間令和７年５月２６日(月)から６月１３日(金)※申請状況により受付期間を延長し、最終締切を７月１０日(木)とする。 ２ 本書の目的本事業は、膨大な事務量が想定され市職員だけでは円滑な事務の遂行が不可能である。 そこで、事務の一部を業務委託するに当たり、業務内容及び業務範囲を明確にすることを目的とする。 ３ 業務委託の仕様について各業務の仕様等を次ページ以降で記述するが、本書に記載のない事項や、効率的な事務処理に資する提案事項があった場合には、発注者と受注者協議の上で、変更できるものとする。 なお、本書は、千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金事業について、発注者と受注者が次表のように分担することを念頭においている。 受注者の業務 ・発注者の業務以外のすべてのこと。 発注者の業務 ・支給対象事業者の最終決定及び支援金の支払いに関すること。 ・契約事務に関すること。 ・各事業者への制度周知に関すること。 ・受注者で対応困難な問い合わせへの対応。 ・指定金融機関との調整に関すること。 ４ 委託料の支払方法本業務における委託料については、事業終了後「業務完了報告書」の提出及び完了検査終了後、一括払いとする。 ５ 業務の再委託について(１)業務の全部又は主たる部分を一括して第三者に再委託してはならない。 (２)業務の一部を第三者に再委託しようとするときは、事前に市の承認を得なければならない。 (３)業務の一部を第三者に再委託した場合、当該再委託先に対し、本仕様書に定める受注者の義務と同等の義務を負わせるとともに、再委託先の行為及びその結果に対する全ての責任を負うものとする。 ６ その他業務の遂行に当たっては、次の事項に留意すること。 (１)「千葉市グリーン購入推進指針」を遵守すること。 (２)ユニバーサルデザインを、可能な限り心がけること。 (３)受注者は、本業務の実施に際しては、千葉市情報セキュリティポリシーに定める基準を満たす情報セキュリティに関する規定を整備し、遵守すること。 なお、千葉市情報セキュリティポリシーのうち、「千葉市情報セキュリティ対策基準」については、非公開資料であるため、契約締結後に必要に応じて提示する。 (４)情報セキュリティに関する事件、事故等が発生した場合には、市が住民に対し適切な説明責任を果たすため、当該事項の内容を必要に応じて、ホームページ等により公表する。 ７ 用語の定義(１)支援金千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金(２)事務局名称は千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金事務局とし、受注者が用意する申請書審査等の事務処理業務の実施及びコールセンター業務等を実施する場所Ⅱ 委託業務の概要本委託においては、次の各業務を行うとともに、業務の円滑な遂行のため全体の調整を図ること。 １ コールセンター業務「千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金コールセンター」を設置し、支援金の申請・給付に関する問い合わせ、申請書の記載内容に関する問い合わせ及び未申請事業所への案内等に対応する。 ２ 事務処理業務「千葉市高齢・障害事業所等物価高騰対策支援金事務局」を設置し、以下の業務を行うこと。 申請書等の審査、申請書審査進捗状況の入力、不足書類等の催促、郵送された申請書等データの取込み、申請書情報の入力、給付可否決定通知書の発送等を行う。 ３ 対象事業所へ申請書等発送業務事業所を運営する申請者宛に申請書等と返信封筒(切手貼付)等を郵送する。 市から受注者に印字した申請書を提供する。 ４ 全体管理業務委託業務が広範囲に及ぶことから、各業務間の連携を図り、作業の進捗を管理し、必要に応じた措置を講じ、委託業務全般を管理する。 ５ 必要人工(想定)業務内容 期間 必要人工統括責任者 契約締結日～ ７月２４日 １人程度コールセンター業務 ５月１９日～ ７月１０日 １人程度事務処理業務 ５月１９日～ ７月２４日 ２人程度※統括責任者は、業務全体を把握し管理できる者であり、全ての業務に携わること。 コールセンター業務と事務処理業務は上記期間に事前の研修等必要日数を考慮すること。 コールセンター業務担当者は、コールセンター開設期間前後は、対象事業所への発送業務及び事務処理業務を担う。 事務処理業務担当者は、申請受付前は、対象事業所への発送業務を担う。 Ⅲ 個別業務について１ コールセンター業務(１)目的支援金の申請・給付に関する問い合わせ、申請書や確認書の記載内容に関する問い合わせ及び未申請事業所への案内等に対応する。 (２)基本事項ア 期間令和７年５月２６日(月)～令和７年７月１０日(木)イ 対応媒体電話及びＥメールウ 設置時間９時００分から１７時００分まで(土日祝日を除く)Ｅメールは、土日祝日に関わらず２４時間受信可能とすること。 エ 設置場所日本国内で事務処理業務と同じ場所であること。 なお、千葉市の事業者がなるべく安い通話料で電話できる場所であることが望ましい。 オ 対応言語日本語とする。 カ 回線数人員数に対し、必要な数を準備すること。 キ 費用負担設置・運用に係る費用はすべて受注者が負担する。 (３)問い合わせ対応事項ア 制度内容イ 申請書記入方法及び必要な添付書類と添付方法ウ 申請書審査進捗状況エ その他、支援金に関する事項なお、対応しない具体的な事項及びその取扱いについては、随時協議し、決定すること。 (４)申請書等送付依頼への対応申請書等の送付依頼を受け付けた時には、市ホームページを案内すること。 (５)問い合わせ対応の記録と報告問い合わせ内容を記録し、日々報告すること。 また、その内容の統計資料を作成すること。 (６)エスカレーション対応コールセンターへの問い合わせについては、原則、コールセンター(事務局)において対応を終結させること。 不明点は市に確認した後に回答すること。 (７)未申請事業者への案内データベースに事業所の記載があるが、申請書の提出がない事業者に本支援金の申請について電話で案内すること(６月中旬以降)。 案内する事業者については市と協議すること。 (８)書類審査補助状況により事務処理業務にあたる。 ２ 事務処理業務(１)目的申請書及び添付資料の審査、申請書等審査進捗状況の管理、不足書類等の催促、郵送された申請書等データの取込み、振込口座等情報の入力、決定通知書の発送等を行う。 (２)基本事項ア 期間令和７年５月２６日から令和７年７月２４日までイ 設置場所日本国内でコールセンター業務と同じ場所であること。 また、申請書等の審査・保管に必要な安全が確保できること。 ウ 対応人数対象者数から想定される類似の業務を参考に遅滞なく事務処理を進められる人数を確保すること。 エ 費用負担事務処理業務に係るすべての費用は、受注者が負担する。 (３)申請書類(想定)申請書、誓約書・同意書、委任状(必要な場合のみ)、振込先口座が確認できる書類(通帳等の写し)※上記以外に書類を求める場合もあり。 (４)業務内容申請者から提出された申請書の受付、審査及び発送等関連した各種業務を行う。 また、別の手順、方法等の方がより効率的に業務を行える場合は、発注者の承認の上で、当該方法によることができるものとする。 ア 申請書等の受理・データ入力申請者から提出された申請書等を受理し、申請書等は全てスキャニングを行うこと。 イ 申請書等の登録発注者指定様式の支援金管理データベース(以下「データベース)という」)に受付登録を行う。 なお、対象事業所が特定できないものは、他の申請書等と区別して管理し、発注者と協議のうえ、対応すること。 ウ 審査１回目申請内容が適切に申請書等に記入され、添付書類がすべて揃っていることを確認する。 記入漏れや添付書類の不足等の不備があった場合は、全て整うまで申請者と電話連絡等により調整すること。 なお、調整の経緯は詳細な進捗状況が分かるように記録すること。 エ 審査２回目審査１回目が終了後、速やかにイとは別の担当者が、イと同様に、申請書等を審査すること。 オ 申請書等情報入力審査で確定したものについては、エの担当者が申請書に記載されている口座情報等をデータベースに入力する。 確認書で申請があったものはあらかじめ市から提供するデータを入力する。 カ 申請書等情報入力内容の確認エとは別の担当者が、エにおいて入力した内容に誤りがないか確認すること。 データベースへの入力に当たっては、その後の事務処理に多大な影響を及ぼすことから、入力ミスが生じないよう複数回確認する等必要な措置を講じること。 キ 給付可否決定通知書の印字・印刷発注者指定の様式を使用し、必要な印字を行った上で給付可否決定通知書(以下決定通知書という。 )を作成すること。 ＜印字する項目＞・郵便番号・申請者所在地・名称・代表者職氏名・市長氏名「神谷 俊一」・市長印印影(発注者より受注者へ、別途提供する)・事業所名・給付決定額・給付しない理由(給付しない場合のみ)なお、印字できない文字がある場合は、手書きで対応すること。 ク 発注者へ審査結果の送付２回目の審査が終了した申請案件について、審査結果リスト、申請書類一式(電子データ及び紙ベース)及び決定通知書(電子データ及び紙ベース)を審査終了日ごとに取りまとめ、審査結果提出期限までに発注者へ提出すること。 なお、受注者より報告を受けた発注者は、審査結果を確認し、修正や再審査、調査、添付書類の再提出が必要なものについては、それを命じることができる。 これは発注者が自ら行うことを妨げない。 審査終了日 市への審査結果提出期限１ ５月２６日～５月３０日 ６月 ３日２ ６月 ２日～６月 ６日 ６月１０日３ ６月 ９日～６月１３日 ６月１７日４ ６月１６日～６月１８日 ６月２０日５ ６月１９日～６月２３日 ６月２５日６ ６月２４日～６月２６日 ６月３０日７ ６月２７日～７月 １日 ７月 ３日８ ７月 ２日～７月 ４日 ７月 ８日９ ７月 ７日～７月 ９日 ７月１１日10 ７月１０日～７月１４日 ７月１６日11 ７月１５日～７月１７日 ７月１８日12 ７月１８日～７月２３日 ７月２４日※申請数や審査状況等により、発注者と受注者と協議の上、日程を変更する場合もある。 ケ 封入・封緘・発送業務発注者から受注者に対し、発注者の審査終了した申請の決定通知書について、発注者が指定する通知日及び振込予定日を印字し、窓空き封筒に決定通知書を１枚ずつ封入し、封緘し郵送すること(受注者負担)。 窓空き封筒は受注者が用意し、形式について発注者の許可を得ること。 また発送日は発注者の指定した日とすること。 (発注者の依頼後２日以内)コ 判定が困難な申請者への対応判定が困難な申請案件については、発注者へ報告し指示を仰ぐこと。 サ 不備連絡時に応答の無い者への対応書類不備等への対応を求めるため、申請者への複数回(５回程度)の電話連絡を行っても応答の無い申請者に対しては、発注者へ報告し指示を仰ぐこと。 なお、内容に関わらず、申請者との調整の経緯は記録すること。 シ 申請書原本の管理申請書原本は、受注者において汚損、破損、紛失等が無いよう適切に保管し、指定日に発注者へ引き渡すものとする。 なお、審査時等において申請書と添付書類が分離しないよう十分に留意するとともに、発注者への引き渡し後において、後から容易に個別の申請者が検索できるように管理すること。 支給対象者の要件を満たしていない者の申請書等についても同様に取扱うこと。 (５)その他付随業務支援金事業を円滑に進めるために必要な業務を、発注者と協議のうえで実施する。 ３ 対象事業所へ発送業務(１)目的市が要件を満たしていると想定できる事業所等について、申請手続きの軽減のため、申請者宛に申請書等と返信用封筒(切手貼付)等を送付する。 (２)基本事項ア 期間令和７年５月１９日～２１日イ 設置場所日本国内でコールセンター業務及び事務処理業務と同じ場所であること。 また、申請書等の発送業務に必要な安全が確保できること。 ウ 対応人数対象者数から想定される類似の業務を参考に遅滞なく発送処理を進められる人数を確保すること。 エ 費用負担発送業務に係るすべての費用(返送用封筒の切手含む)は、受注者が負担する。 なお、発送に使用する封筒(返送用封筒含む)は発注者が用意したものを使用する。 (３)業務内容発注者は受注者に対し、必要事項を記載した申請書、通知文、窓空き封筒及び返送用封筒を提供する。 (窓空き封筒、返送用封筒ともに：235×120)受注者は以下の内容を行う。 ・申請書の記載内容に不備がないか確認する。 ・返送用封筒に宛先を記載し切手を貼る。 ・窓空き封筒に申請書、誓約書・同意書、通知文及び返送用封筒等を１枚ずつ封入し、封緘し郵送する(受注者負担)。 ４ 全体管理業務(１)目的委託業務が広範囲におよぶことから、各業務間の連携を図り、作業の進捗を管理し、必要に応じた措置を講じるため、委託業務全般を管理する。 (２)計画の作成受注者は、契約締結後、速やかに各業務に必要となる作業や期間、人員数等を計算し、以下の内容の計画書を作成し、発注者に提出することとする。 ただし、発注者が当該計画書の修正を必要と認めたときは、受注者は正当な理由がない限り、これに応じなければならない。 また、計画書を改定した時は速やかに発注者に提出することとする。 ア 業務計画書(研修計画、月間計画)イ 委託業務の標準化を目的とした情報共有等にかかる計画書ウ その他発注者が必要と認めた文書等(３)事務マニュアル等の作成および改訂市が作成する手引きをもとに、業務遂行にあたり必要となる対応方法や作業手順などを従業者が把握できるように事務マニュアル等を作成する。 少なくとも以下の項目を含むマニュアル等を作成する。 ただし、マニュアル等は、作成時・改定時に、事前に発注者の承認を得るものとする。 ア 委託業務の目的、制度趣旨イ 個人情報の保護に関する考え方 、ルール、手順ウ 委託業務に係る実施体制およびその運営方法エ 一日、月間の委託業務の概要オ 申請書等受付等に関する業務手順カ 電話応対における業務手順、応対および回答キ 給付可否決定通知書の発送時の業務手順ク 非常時・緊急時の対応方法ケ その他、発注者が必要と認めた事項等(４)各種様式・報告書等の作成委託業務全般を踏まえて、発注者と受注者の協議のうえで、決定すること。 (５)研修委託業務の遂行にあたり、必要となる知識および能力を習得するため、本委託業務従事者に対し、以下の研修を行うこと。 なお、研修に使用するマニュアル等は、事前に発注者の承認を得ること。 ア 基礎研修イ 個人情報保護研修ウ ロールプレイングエ その他必要な研修上記各項以外に、委託業務の実施に必要な場合に研修を実施すること。 (６)実施体制の構築委託業務の遂行にあたり、業務を確実に遂行できる実施体制を構築すること。 なお、実施体制(案)を発注者に提出し、承認を得ること。 また、実施体制に変更がある場合には、事前に発注者の承認を得ること。 (７)業務の報告および検査受注者は、日報および月報により業務内容を記録し、日報は翌営業日に、月報は翌月５営業日までを目途に、発注者に提出すること。 (８)健康管理受注者は、本委託業務従事者の健康管理を徹底し、適切な業務継続対策を行うこと。 (９)事故等に係る委託者への報告等業務の遂行にあたり、不適切な事務処理や事故および遅延が生じた又は生じる見込みとなった場合、その他取扱いに疑義が生じた場合は、直ちに発注者へ報告し、協議すること。 また、前述の場合のほか、個人情報を保護することができなかったことに伴い生じた損害(第三者)および発注者と受注者が協議した結果、受注者に正当な理由がなく、また発注者の求める水準を満たすことができず、又は履行の遅滞が生じ、審査等に支障が生じた場合については、すべて受注者が責を負うこととする。 この際に、発注者は契約の一部不履行として契約金額の減額、契約の解除の措置をとるとともに、損害賠償を請求することがある。 (１０)危機管理およびリスクマネジメント業務の履行にあたっては火災・地震等の避難経路の確保など、安全な業務運営に配慮すること。 また、台風等の悪天候や交通の乱れ等により一部の要員が出勤できない場合等のリスクを考慮したうえで、適切に業務を遂行できるよう配慮すること。 (１１)著作権等ア 受注者は、委託業務に係るマニュアル類を除く成果物の全ての著作権(著作権法第２７条及び第２８条に定める権利を含む。 )を、第三者が従前から保有していた著作物の著作権及び汎用的な利用が可能なプログラムの著作権を除き、発注者に無償で譲渡するものとし、著作者人格権に基づく権利行使を行わないこととする。 また、受注者は成果物に係る全てについて、発注者の承諾を得ずに第三者に公表、貸与及び使用させてはならない。 イ 発注者は、当該成果物の内容を受注者の承諾なく自由に公表することができる。 ウ 受注者は、成果物が著作物に該当する場合において、発注者が当該成果物を利用目的実現のためにその内容を改変するときは、その改変に同意する。 エ 受注者は、発注者が承諾した場合に、当該成果物を使用・複製、または内容を公開することができる。 オ 本業務遂行に係る著作物利用権等に関する経費は、契約金額に含まれるものとする。 カ 受注者は、本件成果物が、第三者の著作権を侵害していないことを保証し、紛争が生じた場合は、受注者の責任と負担において解決するものとする。 (１２)納品成果物本市が想定する納品物は以下のとおり。 納品期限を含め、詳細は契約締結後に発注者と受注者にて協議の上決定するものとする。 ア 実施計画書、スケジュールイ マニュアル(導入研修、就業規則など)ウ 各業務マニュアル(基本業務フロー、トークスクリプト、シナリオなど)エ 各種様式(日次・月次)オ 課題管理表カ 申請書等原紙※納品成果物は、紙資料１部とCD-ROM等データ媒体１部で納めること。 (１３)その他業務の遂行にあたり、本仕様書に記載のない事項または疑義もしくは変更の必要が生じた場合は、発注者と受注者協議のうえで、受注者の負担においてこれを処理するものとする。 また、明記されていない事項にあっても、当然認められる事項については、発注者の指示に基づき処理すること。